Neue Bitkom-Studie: Enterprise Content Management im Mittelstand

Haben Sie schon einmal Ihre Mailkonten nach einer bestimmten Nachricht durchsucht, die Ihnen vor Jahren zugeschickt wurde? Dann wissen Sie genau, wie mühsam sich die Recherche in Bergen alter Korrespondenz gestaltet. In Ihren privaten Mails haben Sie vielleicht nach einiger Zeit entnervt aufgegeben und die benötigte Information anderweitig gesucht. Doch das ist nicht immer eine Option! Im Geschäftsumfeld muss deshalb nach §147 AO jede geschäftsrelevante Korrespondenz (und dazu zählt auch eine E-Mail!) bis zu zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Gerade für wachsende Unternehmen aus dem Mittelstand stellt dies eine Heraus­forderung dar.

Seit einigen Jahren nutzen deshalb immer mehr Mittelständler die Enterprise Content Management-Technologie: Statt geschäftliche Dokumente nur auf der lokalen Festplatte des Mitarbeiter-Computers abzulegen, werden sie auf einem zentralen Dokumentenserver gespeichert, versionssicher verwaltet, mit Metadaten ausgestattet und archiviert. Entscheidend beim Enterprise Content Management ist, dass alle berechtigten Mitarbeiter von allen Arbeitsplätzen aus (und immer öfter auch mobil) auf sämtliche relevanten Daten zugreifen und mit ihnen arbeiten können.

Der IT-Branchenverband bitkom, bei dem OPTIMAL SYSTEMS Mitglied ist, hat in seiner Studie “ECM im Mittelstand – Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office” den Einsatz von Enterprise Content Management-Lösungen in mittelständischen Unternehmen unter die Lupe genommen. Einige der hierbei gewonnenen Erkenntnisse sind dabei durchaus bemerkenswert – die Wichtigsten haben wir hier für Sie zusammengefasst.

Großunternehmen als ECM-Pioniere

Je größer die Firma, desto früher wird Software für Enterprise Content Management eingesetzt: Im Durchschnitt haben Großunternehmen bereits seit zehn Jahren eine entsprechende Softwarelösung im Einsatz, der Mittelstand dagegen setzt im Schnitt erst seit sechs Jahren auf ECM. Lediglich jedes dritte mittelständische Unternehmen hat überhaupt schon eine ECM-Lösung im Einsatz.

Von diesen setzt nur ein Drittel diese Lösung unternehmens­weit ein – beim überwiegenden Teil bleibt die ECM-Lösung auf einzelne Fachabteilungen wie zum Beispiel Controlling, Einkauf oder Personal beschränkt. Großunternehmen, die typischerweise mehrere Standorte haben und dezentraler strukturiert sind, liegen hier mit einer Quote von über 90 % unternehmens­weitem Einsatz deutlich vor den mittelständischen Unternehmen. Oft wird hier schon über die Ablösung der bestehenden ECM-Software nachgedacht, während viele Mittelständler gerade die Einführung einer unternehmens­weiten Lösung planen.

Der Mittelstand setzt auf Flexibilität

Fast jedes dritte mittelständische Unternehmen verwaltet das firmeninterne Wissen derzeit noch in einzelnen Office-Dokumenten. Viele Unternehmen haben sich hierbei eigene Ordnungssysteme zurechtgelegt, die mehr oder weniger gut ihren Dienst verrichten. Bei der Einführung eines ECM, das diese angesammelte Datenflut in geordnete Bahnen lenken soll, stehen Anpassbarkeit und Flexibilität verständlicherweise hoch im Kurs. Bemerkenswert ist, dass diese Faktoren bei Mittelständlern sogar wichtiger sind als die Einführungs- und Betriebskosten.

Die neue Software soll sich möglichst nahtlos in die gewohnten Arbeitsabläufe einfügen, um den Schulungsaufwand zu minimieren und eine aufwändige Umstrukturierung von großen Datenbeständen zu vermeiden. enaio® von OPTIMAL SYSTEMS glänzt durch vielfältige Erweiterbarkeit (unter anderem mit eigenen Schnittstellen und einer nahtlosen Office-Integration) und passt sich so flexibel den Anforderungen des Einsatzzweckes an.

Gerade im Mittelstand sind IT-Ressourcen knapp und deshalb wertvoll. Dies ist wohl der Hauptgrund dafür, dass fast die Hälfte (44 %) der Mittelständische Unternehmen momentan auf eine externe Lösung zur Speicherung ihrer CRM-Inhalte setzt, statt ein eigenes Rechenzentrum auf dem Betriebsgelände (“on-premise”) zu betreiben. Großunternehmen dagegen setzen zu 74 % auf einen eigenen Serverpark, von dem aus alle ECM-Standorte versorgt werden können.

enaio® von OPTIMAL SYSTEMS denkt das mobile Arbeiten selbstverständlich mit, ohne Kompromisse beim Datenschutz zu machen und stellt Clients zur Verfügung, mit denen sicheres und ortsunabhängiges Arbeiten mit verschiedenen Endgeräten und Browsern möglich wird.

Unterm Strich sieht die Studie des bitkom das Enterprise Content Management im mittelständischen Bereich als einen Sektor voller Wachstumsschancen. Jedes Vierte mittelständische Unternehmen plant, in naher Zukunft eine ECM-Lösung zu beschaffen. Auf über 1,2 Milliarden Euro wird das Marktvolumen geschätzt.

Da macht es uns natürlich sehr zuversichtlich, die ECM-Suite enaio® von OPTIMAL SYSTEMS auf den vordersten Rängen bei der Bekanntheit im Mittelstand zu sehen. Vielen mittelständischen Unternehmen haben wir bereits dabei geholfen, den Schritt in die digitale Zukunft erfolgreich zu gestalten.