Effizientes Personalmanagement mit ECM-Software

Modernes Design trifft auf HR-Management 2.0 bei der Gries Deco Company GmbH

Im stationären Handel ist das Personalmanagement eine der zentralen Herausforderungen bei der digitalen Transformation. Das Vertragswesen umfasst verschiedenste Verträge für festangestellte Fachkräfte, Auszubildende und zahlreiche Aushilfskräfte – und muss auch mit großen saisonalen Schwankungen fertig werden. Das macht sich auch bei der Gries Deco Company GmbH mit ihren 536 Filialen bemerkbar. Hier fallen allein im Vorweihnachtsgeschäft rund 3.000 zusätzliche Arbeitsverträge an. Um diesen Workload zu bewältigen, setzt das Unternehmen im Rahmen des Digitalisierungsprozesses auf die Enterprise Content Management (ECM)-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS.

Das 1948 gegründete Einzelhandelsunternehmen mit Sitz in Niedernberg zählt mit seinen Marken Depot und Rooms heute zu den großen Deko- und Einrichtungsspezialisten im deutschsprachigen Raum und beschäftigt rund 5.200 Mitarbeiter. Im Vorweihnachtsgeschäft können dann noch bis zu 3.000 Aushilfskräfte dazukommen. Das Personalmanagement zählt daher zu den wesentlichen Projekten bei der digitalen Transformation des Familienunternehmens. Die ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS erbringt dabei mittels digitaler Vertragsakte und speziellen Workflows für das Bewerbermanagement erhebliche Effizienzgewinne – zeitlich und finanziell.

HR-Management 2.0

Die Gries Deco Company GmbH, besser bekannt unter der Marke Depot, arbeitet bereits seit etwa zehn Jahren mit der ECM-Software enaio® von OPTIMAL SYSTEMS. Was 2010 mit der Archivierung der klassischen Personalakten begann, hat sich nach und nach über die Integration weiterer Bausteine wie Vertragszusätze oder Checklisten zu einem State-of-the-art-Vertragsmanagement entwickelt und die digitale Transformation bei Depot maßgeblich vorangetrieben. Wichtigste Voraussetzung: Das neue ECM-System musste sich nahtlos in die vorhandene IT-Struktur integrieren und über mehrere interne Schnittstellen beispielsweise mit dem Buchhaltungssystem oder dem E-Mail-Programm interagieren. Dazu bietet enaio® mit verschiedenen Templates, die je nach Kundenanforderungen individualisiert werden können, schnelle und intuitive Lösungen.

Special Needs: saisonale Schwankungen beim Personalbedarf

Bei Depot bestehen vor allem bei der Abwicklung von Arbeitsverträgen besondere Anforderungen. Die Interior-Spezialisten stellen in der Vorweihnachtszeit zahlreiche Aushilfen auf Stundenbasis ein. „Allein 2020 haben wir zwischen September und November circa 3.000 Mitarbeiter eingestellt“, berichtet Nicole Schmitt, Abteilungsleiterin Entgeltabrechnung bei der Gries Deco Company GmbH. Die Verträge werden zwar in den Filialen geschlossen, laufen aber alle in der Zentrale zusammen, wo sie von derzeit neun Mitarbeitern in der Entgeltabteilung bewältigt werden müssen. „Das wäre ohne unser digitales Vertragsmanagement mit enaio® gar nicht zu stemmen“, ergänzt Schmitt.

Effizienzgewinn mit der digitalen Vertragsakte

Die Einführung der digitalen Vertragsakte bei Gries Deco hat eine nachhaltige Prozessbeschleunigung und einen verbesserten Informationsfluss im Unternehmen etabliert. „Gerade im Weihnachtsgeschäft von Depot zeigt unser ECM alle seine Vorteile“, meint Jürgen Richter, Sales Manager bei OPTIMAL SYSTEMS. „Mit der digitalen Vertragsakte können Vertragsabschlüsse standortübergreifend, schnell, sicher und für alle Mitarbeiter jederzeit nachvollziehbar abgewickelt werden.“

Recruiting auf zwei Ebenen

Für das Vertragsmanagement wurden mit enaio® zwei unterschiedliche Prozesse bei Depot implementiert. „Die Einstellung der Mitarbeiter im Stundenlohnbereich erfolgt direkt in den Filialen“, erläutert Schmitt. Die Daten fließen dann über das Abrechnungssystem in enaio® ein, wo eine digitale Personalakte inklusive aller notwendigen Register erstellt wird. Dieser Akte werden später von der Zentrale auch sämtliche Vertragsunterlagen aus den Filialen zugeordnet.

Im Monatslohnbereich greift bei Depot ein anderer Prozess: „Hier haben wir ein vorgeschaltetes Bewerbersystem“, erklärt Nicole Schmitt. Bei einer Einstellung werden die Bewerberdaten automatisch an enaio® übertragen, mit allen wichtigen Unterlagen wie Zeugnissen und Lebenslauf. enaio® erstellt daraus eine Bewerberakte mit Registern. Im Anschluss verfasst das Team der Personalabteilung die Verträge mit allen zugehörigen Unterlagen.

Hilfreiche Tools: Checklisten und Workflows

Definierte Workflows und Checklisten erleichtern die ganze Handhabung der Arbeitsverträge – von der Einstellung und Vertragsunterzeichnung über Vertragsänderungen bis hin zur Kündigung. „Checklisten helfen zu beurteilen, ob alle relevanten Informationen da sind”, erläutert Richter von OPTIMAL SYSTEMS. Im Rahmen definierter Workflows kann jeder Mitarbeiter jederzeit den Status der Vertragsabwicklung einsehen und prüfen, ob alle notwendigen Unterlagen wie Ausweise, Bestätigungen der Krankenversicherungen oder die Anmeldung von Azubis bei der IHK vorhanden sind. „Auch aus dem Homeoffice, ein Vorteil, den wir schon vor der Pandemie intensiv genutzt haben“, so Schmitt. Darüber hinaus sind auch Vertreter im System hinterlegt. Verschiedene Workflows beziehen Empfänger und Stellvertreter ein, was Krankheitsvertretungen und Urlaubsübergaben erheblich erleichtert.

Depot profitiert mit der digitalen Vertragsakte so von wachsender Produktivität bei gleichzeitig verringertem Fehlerrisiko: Der Informationsfluss wird beschleunigt, Freigabeprozesse können automatisiert und durchgängig dokumentiert werden, die Archivierung aller Unterlagen erfolgt zuverlässig und revisionssicher.

Step by step: Digitalisierung nachhaltig implementieren

Für die erfolgreiche digitale Transformation ist der menschliche Faktor von größter Bedeutung. Schließlich arbeiten Menschen mit dem neuen System, es ist also wichtig, die Mitarbeiter von Anfang an mitzunehmen. „Wir haben kleine Schritte gemacht. Zuerst Unterlagen digitalisiert, dann nach und nach einzelne Prozesse eingeführt, um die Funktionen des neuen ECM kennenzulernen“, berichtet Nicole Schmitt. Das schafft Vertrauen in die Software. „Diese Lösung hat bei uns eingeschlagen wie eine Bombe. Alles ist abgeleitet vom normalen Arbeitsalltag. Es gibt Schränke, Ordner und Akten – das kennen unsere Mitarbeiter, und sie finden sich schnell zurecht. Aus heutiger Sicht ist das ECM nicht mehr wegzudenken“, fasst André Rüd, Leiter IT bei der Gries Deco Company GmbH, die Einführung der digitalen Vertragsakte zusammen.

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