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Optimal Systems unterstützt EDEKA Minden-Hannover bei Etablierung digitaler Workflows

Digitale Transparenz für die Bratwurst mit Hopfen-Note

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Die Einführung eines ECM-Systems kann Arbeitsprozesse deutlich beschleunigen
Quelle: Optimal Systems

Berlin, 15. Juli 2021 – Grünes Ketchup, Käse-Tee oder fettfreie Chips – nicht jedes der rund 1.800 neuen Produkte, die Jahr für Jahr in den Supermarktregalen landen, wird automatisch ein Kassenschlager. Um den Erfolg einer Neueinführung zu sichern, sind an der Entwicklung jeder Rezeptur deshalb viele Instanzen beteiligt, die das Projekt von der Idee bis zur Marktreife aus unterschiedlichen fachlichen Blickwinkeln begleiten. Damit bei so vielen „Köchen“ die Übersicht nicht verloren geht, hat die EDEKA Minden-Hannover einen Kunstgriff angewendet – und seine bewährte Enterprise Content Management (ECM) Software mit Unterstützung von Optimal Systems nun auch für die Steuerung und Dokumentation von Produktinnovationen nutzbar gemacht. Mit Erfolg: Rund 270 Neuentwicklungen konnten in diesem Jahr bereits darüber umgesetzt werden.

Seit über 120 Jahren prägt die EDEKA-Gruppe als genossenschaftlich organisierter Verbund selbstständiger Handelsunternehmer die deutsche Lebensmittelbranche, sowohl im Groß- als auch im Einzelhandel. Neben dem Vertrieb gehört unter anderem die Herstellung zahlreicher Produkte, darunter Fleischerzeugnisse, zu den Geschäftsfeldern. Die EDEKA Minden-Hannover stellt mit rund 76.800 Mitarbeitern und 1.469 Einzelhandelsstandorten die umsatzstärkste von bundesweit sieben EDEKA-Regionalgesellschaften.

Sensible Inhalte sicher managen

So wurde Zug um Zug die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung mithilfe der mächtigen enaio® Workflow-Engine ausgebaut, die dezentral in Fachabteilungen organisierte Beschaffungsprozesse und Freigaben abbildet, dokumentiert und Teile der Rechnungserfassung automatisiert. Außerdem wurde das Auslesen der Dokumenteninhalte durch Einbindung einer Optical Character Recognition (OCR) –Texterkennung – vereinfacht: Sie erfasst die in einem PDF oder Scan enthaltenen Daten und macht sie für die weitere Verarbeitung verfüg- und suchbar – das reduziert beispielsweise den Aufwand für Stammdatenpflege, die Suche nach Informationen oder die Zahlungsabwicklung.

Innovation genießt hier seit jeher einen hohen Stellenwert: So wurde bereits 2011 auf Vorstandsebene die Einführung einer ECM-Lösung initiiert, um die Digitalisierung voranzutreiben. In einem ersten Schritt ließ sich damit das aufwendige Management der Vorstandssitzungen drastisch vereinfachen: „Hier stehen sensible Themen wie Personal- oder Standortentscheidungen auf der Agenda; diese müssen zuverlässig im engsten Kreis der Betroffenen bleiben“, erläutert Anna Rehlmeyer, IT-Beraterin bei der EDEKA Minden-Hannover. Die Anfertigung individueller Tagesordnungen und Protokolle für alle Teilnehmer kostete daher für jede Sitzung mehrere Tage Vor- und Nacharbeit. „Die Einführung des enaio ECM unseres Digitalisierungsexperten Optimal Systems hat diese Arbeit unglaublich erleichtert und die Bearbeitungszeiten deutlich
minimiert.“

Als weitere Etappe auf dem Weg zum strategischen Dokumentenmanagement wurde mit enaio die digitale Kundenakte realisiert, in der abteilungsübergreifend alle pro Kunde relevanten Dokumente – vom Energiebericht bis zur E-Mail-Korrespondenz – gebündelt und damit intuitiv recherchier- und auffindbar werden. Ganz gleich, in welchem Format eine Information vorliegt oder mit welcher Software sie angelegt oder bearbeitet wurde: Dank einer beispiellosen Vielzahl an Schnittstellen zeigte sich die flexible ECM-Lösung von Optimal Systems bisher jeder Anwendung gewachsen, wie Christian Geier, Berater Dokumenten- und Prozessmanagement bei der EDEKA Minden-Hannover betont: „Wir möchten enaio perspektivisch in allen Bereichen anwenden, die mit Dokumenten arbeiten. Durch eine unternehmensübergreifende Abbildung unserer Geschäftsprozesse können wir unterschiedlichste Themen, die ähnliche Verfahren und Funktionen nutzen, erheblich effizienter managen.“

Verwechslung ausgeschlossen

Quantitative Ziele habe man sich bei der EDEKA Minden-Hannover im Hinblick auf die ECM-Lösung nicht gesetzt, sagt Geier. Aber vom zentralen Zugriff über die abgesicherte Speicherung bis hin zur schnellen Suche hätten sich durchgängig klare Effizienzsteigerungen ergeben: „Kollaboratives Arbeiten ist eine schöne Sache – wenn es funktioniert. Was helfen Maßnahmenpläne oder To-do-Listen, deren aktuellsten Stand niemand kennt, weil sie in fünf Versionen an verschiedenen Enden des Netzlaufwerks liegen? Bei uns gibt es jeweils nur eine aktuelle Datei, die bei jeder Änderung sauber versioniert wird – das macht das gemeinsame Arbeiten extrem einfach und dank klar gegliedertem Berechtigungssystem zudem in jeder Hinsicht sicher und transparent.“

Diese Vorteile auch für die Steuerung der Produktentwicklung nutzbar zu machen, die eine umfangreiche Dokumentation erfordert, war deshalb nicht nur das Ziel von Geier und Rehlmeyer. Auch Eva-Sophie Brockmann, beim EDEKA-eigenen Fleischbetrieb Bauerngut verantwortlich für die Produktentwicklung, hatte sich für den Einsatz von enaio stark gemacht: „Damit ließ sich eine effiziente und zeitgemäße Lösung schaffen, die alle Informationen und Dokumente eines Projekts bündelt, den aktuellsten Stand für alle Beteiligten abbildet und bei Bedarf auch Korrekturen in der laufenden Entwicklung erlaubt.“

Projekte werden „gläsern“

Nachdem die bisher genutzte Lösung aus dem Support lief und ersetzt werden musste, entwickelten Geier und Rehlmeyer mit etwas Consulting-Unterstützung die entsprechenden Workflows für die Unternehmenstochter: Von der Produktidee über Rezeptur, Verkostung, Laborbericht und Tests bis hin zu den einzelnen Freigaben läuft die Produktentwicklung seit Anfang 2020 durchgängig über enaio. „Die Kollegen bei Bauerngut sind erfinderisch und probieren gerne Neues aus“, erzählt Geier. Vom Flammenbrot Nuss-Nougat über den Insekten-Burger bis hin zur Bratwurst mit Hopfen-Note reicht das Spektrum der knapp 270 Innovationen, die in den letzten zwölf Monaten mithilfe von enaio gesteuert und vorangetrieben wurden. „Auch wenn nicht jedes Produkt den Weg in den Markt findet, ist der Einsatz von enaio für uns bereits eine echte Erfolgsstory: Wir können erstmals abteilungsübergreifend eine durchgängige Sicht auf alle Daten eröffnen, diese verknüpfen und verlässlich in ihrem Lebenszyklus abbilden. enaio ist das ganzheitliche Tool, das die Entwicklungsorganisation komplett durchdringt und den gesamten Prozess plastisch abbildet.“

Rund 100 Nutzer profitieren bereits von der transparenten, digitalen Steuerung der Produktentwicklung, insgesamt 1.000 Anwender arbeiten bei der EDEKA Minden-Hannover mit der ECM-Lösung von Optimal Systems. Dank intuitiver Bedienung und entsprechend geringem Schulungsaufwand werden es stetig mehr – auch weiteren Einsatzfeldern sind keine Grenzen gesetzt. „Es braucht lediglich Leute, die Lust haben auf das, was sie da tun“, resümiert Geier. So wie Brockmann: „Wir waren neugierig, wie das mit den Workflows funktioniert, und haben es einfach angepackt. Super, dass wir damit genau die Lösung realisieren konnten, die wir brauchten.“

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