Compliance braucht mehr als ein gutes Leitbild

Fünf Compliance Management-Funktionen digital und rechtssicher erfüllen

Kein wirtschaftlicher Akteur kommt mehr am Thema Compliance vorbei. Denn die „Einhaltung geltender Regeln“, mit der der Begriff Compliance oft übersetzt wird, wird von Jahr zu Jahr komplexer: Durchschnittlich 11.000 Regeln und Dokumentationspflichten müssen Unternehmen hierzulande im Blick haben. „Das Compliance Management muss fünf Funktionen erfüllen können, um den Betrieb vor Regelverstößen zu schützen – und diese möglichst schon vorbeugend auszuschließen“, weiß Björn Grabe, Chief Service Delivery Officer (CSDO) von OPTIMAL SYSTEMS, Spezialist für Enterprise Content Management (ECM) Lösungen.

Instrumente für das Compliance Management reichen vom Unternehmensleitbild, dessen Prinzipien in den Arbeitsverträgen der Mitarbeiter verankert sind, über Checklisten und Einzelanweisungen bis hin zu Schulungen und einem standardisierten Berichtswesen. Eine gelebte Compliance-Kultur soll dafür sorgen, dass Regularien bekannt sind und eingehalten werden. Laut einer Deloitte-Studie sahen 2011 noch „85% der Mittelstandsunternehmen hauptsächlich das (positive) Vorleben der Führungskräfte als Instrument des Compliance Managements“. Inzwischen hat sich die Erkenntnis durchgesetzt, dass ein gutes Beispiel als Mittel zur Durchsetzung rechtlicher Anforderungen nicht ausreicht: Die CBCI rechnete jüngst vor, dass durch Compliance-Verstöße jährlich Schäden in Höhe von rund 20 Mio. Euro entstehen.

Dokumenten-Management, das Compliance mitdenkt

„Wer Regelverstöße proaktiv identifizieren oder verhindern will, braucht technische Unterstützung“, betont Björn Grabe von OPTIMAL SYSTEMS. Eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung wie enaio® ist eine unbestechliche Instanz, die alle fünf Kernfunktionen des Compliance Managements abbilden kann und die Verantwortlichen in ihrer Arbeit massiv entlastet:

• Dokumentation: enaio® sorgt für eine effiziente und für alle Formate offene Erfassung, Versionierung, Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten.
• Prävention: Differenzierte Freigaberegeln, individuelle Zugriffsrechte und revisionssichere Archivierung setzen dem Missbrauch technische Hürden, legen automatisierte Regeln für Prozessschritte fest und ermöglichen die Nachverfolgung von Entscheidungswegen.
• Kommunikation: Checklisten, Anweisungen und Schulungsunterlagen sind über den Webclient von enaio® auch ortsunabhängig jederzeit verfügbar und können über Aufgabenmanagement und Regeln kontinuierlich in Erinnerung gerufen werden. Auch Schulungsvideos oder interne E-Mails lassen sich den Compliance-Ressourcen des Unternehmens zuordnen.
• Information: Die ECM-Lösung sorgt für intuitive, kurze Wege bei Suche und Zugriff auf Dokumente, Berichte und Kodizes in ihrer Historie wie auch in ihrer jeweils aktuellsten Fassung, ortsunabhängig und datenschutzkonform – und gewährleistet so die nötige Transparenz aller Geschäftsvorgänge.
• Korrektur: Obligatorische Freigaben und eine manipulationssichere Versionierung aller Dokumente schaffen klare Prozesse und Verantwortlichkeiten. Verstöße fallen schneller auf und können früher unterbunden oder korrigiert werden.

Abgesehen von Imageverlust und drastischen Bußgeldern riskieren Unternehmen durch nachlässige Handhabung der Compliance-Regeln Wettbewerbsvorteile: Viele lukrative Aufträge werden heute nur an Geschäftspartner vergeben, die ein effektives Compliance Management nachweisen können. „Wer Geschäftsabläufe umfassend, zeit- und ortsunabhängig, transparent bearbeiten und dokumentieren kann, erhöht nicht nur die Effizienz im Unternehmen. Er minimiert nachhaltig auch Risikofaktoren im Hinblick auf Compliance“, ist Björn Grabe überzeugt. Mit einer ECM-Lösung wie enaio® setzen Unternehmen somit auch ein klares Signal an ihre Geschäftspartner, wie Grabe unterstreicht: „Firmen zeigen damit: Wir sind verlässlich und verantwortungsbewusst.“

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