Lösung: Sichere mobile Kommunikation bei der Polizei
enaio® bos-chat ist die Chat-Applikation für BOS, die bekannten Lösungen aus dem privaten Umfeld ähnelt. Wichtigstes Unterscheidungsmerkmal zu den herkömmlichen Lösungen ist die Architektur und die Sicherheit von enaio® bos-chat. Die Kommunikation läuft generell verschlüsselt ab (u. a. TLS, optional TextSecure), sodass Informationen stets vertraulich bleiben.
Zusätzlich wird die Sicherheit dadurch erhöht, dass der Server für den Chat in der Organisation selbst betrieben wird und die Daten damit vor fremden Zugriffen geschützt sind. Die Chat-Lösung ist daher speziell auf die Bedürfnisse von Behörden und Einrichtungen mit sicherheitsrelevanten Aufgaben ausgerichtet.
dank neuester Verschlüsselungstechnologien sowie Server in eigener IT-Umgebung
von Bildern und Videos sowie Aufruf relevanter Daten wie Karten und Einsatzplänen
dank GPS-Unterstützung, genaue Routenplanung und effektiver Alarmfunktion
enaio® bos-chat verknüpft sicheres Chatten mit GPS-basierter Kartenanzeige, dazu erhält der Anwender Informationen zum Zielobjekt und eine Übersicht der beteiligten Bediensteten.
Die Einsatzkräfte können am Einsatzort Chat-Nachrichten austauschen und Bilder oder Videos versenden. Möglich sind eine 1-zu-1-Kommunikation oder Nachrichten an die gesamte Einsatzgruppe. Für Notfälle steht ein Alarmknopf zur Verfügung, mit dem sich ein Alarm an die gesamte Einsatzgruppe aussenden lässt.
Die GPS-Anbindung ist ein weiteres hilfreiches Mittel für die Einsatzplanung. Es können die Standorte der Mitarbeiter und Fahrzeuge sowie anderer relevanter Objekte (Personen, Orte) jederzeit auf der Karte im Smartphone angezeigt und markiert werden. Weiterhin ist eine Routen- und Fahrzeitplanung möglich. Verschiedene Kartendienste können eingebunden werden, damit Behörden wahlweise auch auf eigenes Kartenmaterial zurückgreifen können.
Höhere Kommunikationssicherheit bei polizeilichen Einsätzen dank Verschlüsselung
Genauere Routenplanung und effektivere Einsatzplanung anhand von GPS-Unterstützung
Besserer Überlick über die Standorte der Einsatzkräfte
Höhere Sicherheit für die Einsatzkräfte dank Alarmfunktion
Einfachere Berichterstellung durch Chat-Protokolle
Schnelle Einsatzplanung über intuitive Oberfläche des ECM-Systems enaio®
Im Einsatzzentrum steht die ECM-Lösung enaio® zur Verfügung, mit der enaio® bos-chat gesteuert und administriert wird. enaio® dient als Leitstelle für die Einsätze und verwaltet die Kommunikation. Aufbauorganisationen wie BAO und AAO, deren Aufträge, Mitarbeiter und Einsatzorte werden dabei unterstützt. Die Chatverläufe werden protokolliert und die versandten Bilder und Videos gespeichert und indexiert. Darüber hinaus haben die Mitarbeiter im Einsatzzentrum einen umfassenden Zugriff auf alle weiteren Daten zum Einsatzauftrag.
Jederzeit können alle relevanten Daten zu einem Auftrag, wie z. B. Karten, Einsatzpläne, Steckbriefe, Bild- und Videodaten, aufgerufen oder angepasst werden. Im Einsatzzentrum werden alle Einsatzkräfte und Fahrzeuge auf der Karte angezeigt. Der Einsatz kann somit übersichtlich geplant werden. Administrative Einstellungen, z. B. die Nutzer-, Rollen- und Rechte- sowie die Chat-Verwaltung, erfolgen im Einsatzzentrum. Bundesländerübergreifende Einsätze können über Gastrollen verwaltet werden.
The introduction of an ECM system was intended to ensure the efficient production of patient-specific drugs and to reduce the time and effort required for documentation by means of electronic archiving.
Wolfgang Gleiniger, IT/Technology, Allergopharma GmbH & Co. KG
We succeeded in boosting the efficiency of our central business processes. At the same time, we were able to improve our ability to provide information to our customers as well as to our suppliers.
Peter Schöttl, Managing Director, Mayer Maschinenbaugesellschaft mbH
Technically, we got all we hoped for and more. Many solutions were even customized to meet our needs to the dot.
Andreas Hummel, Project Manager, Job Center MainArbeit, City of Offenbach
Täglich werden im Kassenbereich ca. 200 Anordnungen gescannt und bearbeitet. Die Mitarbeiter benötigen zur Bearbeitung zurzeit einen halben Arbeitstag. Mit dem alten Verfahren waren dafür 1,5 Tage notwendig.
Rolf Löchter, Projektleiter, Kreisverwaltung Aachen
Wir sind sehr zufrieden mit unserer neuen Lösung. Die Anpassung der Schnittstellen hat absolut reibungslos geklappt und die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS ist ausgezeichnet. Wir hatten nie ein Problem und auch unsere Anwender sind hochzufrieden. Das System läuft rund.
Gabriele Wöhlert, Projektleiterin, Landratsamt Tuttlingen
Uns überzeugte am meisten das Gesamtkonzept von OPTIMAL SYSTEMS mit der leistungsstarken und flexiblen Software-Suite enaio®
Wolfgang Greska, Projektleiter DMS, Stadt Erlangen
We previously worked with paper files. Making the switch to digital records and using digital workflows will enable us to make significant improvements to our work processes.
Elmar Kaiser, Head of IT Department, City of Freising
In dem Landkreis, wo wir das System schon länger benutzen, hatten wir doch einige Vorteil in Bezug auf Aktenführung. Man hat alles griffbereit und muss nicht mehr lange suchen.
Marko Rosin, Fachdienstleister Personal, Landkreis Ludwigslust-Parchim
Kostensenkung, eine deutliche Qualitätsverbesserung und die Steigerung der Effizienz sind Ergebnisse des klinikweiten Einsatzes von enaio®.
Wilhelm Brokfeld, Verwaltungsleiter, Klinik Münsterland der DRV Westfalen
Mit enaio® haben wir die Chance, unsere Prozesse weg vom Papier und hin zum papierarmen Uni-Klinikum zielsicher zu erreichen.
Dr. Tim Becker, Universitätsklinikum Schleswig-Holstein (UKSH)
Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS passte hervorragend in das Anforderungsprofil der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Heino Reinartz, IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen
Die digitale Akte führt sich fast von selbst und die Recherche erfolgt automatisch. Der Schulungsaufwand hierfür ist minimal.
Oliver Abel, Systembetreuer, Magistrat Seestadt Bremerhaven (Sozialamt)
Die Spezialisten von OPTIMAL SYSTEMS sind für uns kompetente Partner.
Wolfgang Gleiniger, IT-Bereichsleiter Applikationen, Allergopharma GmbH & Co. KG
Besonders gefällt uns das tägliche Handling und die anwenderfreundliche Benutzeroberfläche. Wir haben für einen guten Preis eine tolle Lösung bekommen.
Dr. Silke Scholz, Leiterin Debitorenmanagement Konzern, PHOENIX Pharmahandel GmbH & CO KG
enaio® hilft unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem es Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.
Wolfgang Gleiniger, EDV/Technik, Allergopharma GmbH & Co. KG
Wir konnten Arbeitszeit und Platz sparen. Es entfallen zum Beispiel zeit- und kostenaufwändige Aktentransporte und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen wird verbessert. Dokumente, die bisher in Papierform verteilt wurden, werden elektronisch abgelegt und sind so den berechtigten Nutzern an verschiedenen Standorten zeitgleich zugänglich.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Wir sind relativ schnell zu der Überzeugung gekommen, dass enaio® das geeignete System für uns ist. Die Prozesse haben sich deutlich vereinfacht, die Sachbearbeiter sind durchweg zufrieden.
Stephan Kück, IT-Leiter, Landkreis Osterholz
Die hohe Durchdringung der ECM-Lösung innerhalb unserer Geschäftsprozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fachbereiche möglich.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Was uns sehr gut gefallen hat, war, dass OPTIMAL SYSTEMS verstanden hat, was wir eigentlich umsetzen wollten. Wir haben dann eine einheitliche Basis geschaffen. Uns gefällt auch sehr gut, dass die Software sehr flexibel einsetzbar ist.
Sven Erik Sahrhage, Konzernprozessmanagement, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
enaio® is a very flexible, seamlessly integrated, and easy-to-use ECM software that can is perfect for mapping the record structures of churches and social institutions. OPTIMAL SYSTEMS also offers excellent specialist support.
Emre Ural, Head of Department, Control Systems Department, COMRAMO KID GmbH
We are very pleased to have gained an established service provider as a partner with COMRAMO. Customers benefit from the full range of services offered by the service provider, which ensures the smooth operation of our software in our own data center.
Stephan Kramer, Senior Account Manager, OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hanover
OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfahrungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnittstellen.
Tom Albertin, Stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Die Software von OPTIMAL SYSTEMS hat sich in unserer Stadtverwaltung bewährt und genießt dank ihrer einfachen Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit eine hohe Akzeptanz.
Andreas Dirigl, Fachadministrator im Zentralen Verwaltungsservice, Stadt Regensburg
By combining an ECM solution with an archive solution, we now have a central and audit-proof archive that optimally protects the data and still keeps it available.
Martin Overath, Head of IT, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Senkung unserer Kosten, eine deutliche Qualitätsverbesserung und eine Steigerung der Effizienz sind unmittelbare und spürbare Konsequenzen, die sich aus dem klinikweiten Einsatz von enaio® reha von OPTIMAL SYSTEMS in der Klinik Münsterland ergeben. Wichtige Aspekte sind die erreichte bürokratische Entlastung des Personals und eine dadurch geförderte entspannte Arbeitsatmosphäre. Die Auswirkungen auf die Behandlung und Betreuung der Patienten sind mehr als positiv.
Wilhelm Brokfeld, Verwaltungsleiter, Klinik Münsterland der DRV Westfalen
Die ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS bestach durch Anwenderfreundlichkeit sowie ein abgerundetes innovatives Funktionsangebot.
Stefan Hoser, Projektleiter DV, Mediengruppe Pressedruck
Die Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS fiel aufgrund der freien Anpassbarkeit sowie der einfachen Bedienung in Verbindung mit einer Vielfalt an Funktionen.
Andreas Blank, Projektleiter, Develey Senf & Feinkost GmbH
The ECM suite from OPTIMAL SYSTEMS stood out due to its strong usability and a well-rounded, innovative range of functions.
Stefan Hoser, IT Project Manager, Mediengruppe Pressedruck
We opted for OPTIMAL SYSTEMS due to its free adaptability, simple operation, and the wealth of functions offered.
Andreas Blank, Project Manager, Develey Senf & Feinkost GmbH
Our long-term goal is to avoid media disruptions throughout the entire hospital. In addition to data from the HIS, receipts and invoices, e-mails, office and other documents will also find their secure place in the digital archive in the future.
Martin Overath, Head of IT, University Hospital Frankfurt/Main
enaio® helps to optimize company-wide processes by structuring, standardizing, and thus simplifying them.
Wolfgang Gleiniger, IT/Technology, Allergopharma GmbH & Co. KG
The high level of penetration of the ECM solution within our business processes enables seamless linking of our departments.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
We really liked that OPTIMAL SYSTEMS understood what type of solution we were looking to implement. That way, we created a standardized basis. We also really like that the software is very flexible to use.
Sven Erik Sahrhage, Group Process Management, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
By implementing the digital patient file with enaio®, we will be able to work almost entirely without paper. Without index cards, productivity is increased, the time-consuming sorting in and out of paper files is no longer necessary and space is saved. In addition, the benefits of the software clearly exceed the costs, so that we can count on a fast ROI. But the most important thing is that we can concentrate on our core task – the medical care of our patients.
Martin Schadhauser, Managing Director, Traunmed
The lack of space in the administrative archive […] was the decisive point to look for a suitable document management and archive system.
Dieter Hartmann, IT Manager, Herz- und Kreislaufzentrum Rotenburg a. d. Fulda
Lowering our costs, a significant improvement in quality and an increase in efficiency are direct and noticeable consequences resulting from the clinic-wide use of enaio® reha by OPTIMAL SYSTEMS in the Klinik Münsterland. Important aspects are the achieved bureaucratic relief of the staff and a relaxed working atmosphere. The effects on the treatment and care of the patients are more than positive.
Wilhelm Brokfeld, Head of Administration, Klinik Münsterland der DRV Westfalen
We have been using the OPTIMAL SYSTEMS system for archiving patient files since December 1994.
Dieter Hartmann , IT Manager, Herz- und Kreislaufzentrum Rotenburg a. d. Fulda
enaio® allows our employees to find, manage, and archive information more quickly and securely – whenever, wherever, and in whatever format required. Moreover, small adjustments can be made flexibly without the need for new installations or specialist knowledge.
Bernd Jäkle, Head of IT, Engeser GmbH
We chose OPTIMAL SYSTEMS because it integrates archiving, document management, and workflows into a single product.
Stefan Antholzer, Head of IT, Flottweg GmbH
We are very satisfied with the cooperation with OPTIMAL SYSTEMS. In the shortest possible time, the implementation was successfully completed.
Jochen Bröring, Head of Department, DRV-Westfalen, Salzetal Klinik
Thanks to its hardware independence, among other things, this solution was impressive and could be integrated into our existing infrastructure such as the storage network and storage virtualization.
Martin Overath, Head of IT, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
What impressed me most is how easy and intuitive administrative work is.
Stefan Hoser, IT Project Manager, Mediengruppe Pressedruck
We are very happy with our current collaboration. The two things that stand out in particular are the service and high level of flexibility.
René Meier, Project Manager, Swiss Federal Office of Communications (OFCOM)
Our employees appreciate working with enaio® because it provides real simplifications.
Andreas Hasenberg, Deputy Director, City of Witten
All documents are immediately at hand. Thanks to rapid access to the personnel record directly at the workstation, employees no longer shy away from checking again when in doubt about something.
Ms Faust, Department Head, MVV Energie AG
Employees were initially hesitant to perform administrative work without paper records. Just a few weeks after the solution was rolled out, however, we were already receiving positive feedback.
Jürgen Herbst, Deputy Director of the Social Services and Youth Welfare Office, Municipality of Constance
Cost reduction, a significant improvement in quality and increased efficiency are the results of the clinic-wide use of enaio®.
Wilhelm Brokfeld, Head of administration, Klinik Münsterland der DRV Westfalen
With enaio® we have the chance to achieve our processes away from paper and towards a low-paper university hospital.
Dr. Tim Becker, Universitätsklinikum Schleswig Holstein (UKSH)
Die Eingangsrechnungen werden automatisch bearbeitet, wobei alle Beteiligten, d. h. Poststelle, Rechnungsprüfer und die sachliche Richtigstellung, medienbruchfrei in den elektronischen Rechnungsprüfungsprozess eingebunden sind.
Roland Geiger, EDV-Leiter, MVV Energie AG
Our invoice processing times have been reduced by up to 80 percent, thanks to the incoming document workflow that integrated perfectly into our company workflows.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
In addition to the fast provision of information, documented access control is of great importance to us. Avoiding data and document redundancy also plays an important role as such features facilitate the administration of our IT systems. Furthermore, the ongoing scrutiny and redesign of existing processes results in further optimization. When implementing business processes using workflows, a lot can be gained from rethinking existing processes. Weaknesses are uncovered, processes are streamlined, and the optimized processes are speeded up by electronic workflows.
Ijad Isa, Head of IT, Schäfer-Bauten GmbH
Records no longer clutter my desk, and all documents are immediately at hand. Thanks to rapid access to the personnel record directly at the workstation, employees no longer shy away from checking again when in doubt about something. This was not always possible with the reference file, since often nobody quite knew where it was. Now everyone knows where to find each single record.
Ms Faust, Department Head, MVV Energie AG
We especially like the day-to-day handling and the user-friendly user interface. We got a great solution at a good price.
Dr. Silke Scholz, Head of Group Accounts Receivable Management, PHOENIX Pharmahandel GmbH & CO KG
The experts from OPTIMAL SYSTEMS are professional partners for us.
Wolfgang Gleiniger, Head of IT Applications, Allergopharma GmbH & Co. KG
We’ve been able to save time and space. The time and costs associated with transporting files and records are a thing of the past. Along with that, the departments are now able to collaborate more effectively. Documents which had been distributed as hard copies are now stored electronically, meaning that multiple authorized users at different locations can access them at once.
Martin Overath, IT Department Head, University Hospital Frankfurt/Main
As a company specialized in major projects in the field of plant engineering, transmittals are an important method of communication and documentation for us.
Wolfgang Fuhr, Head of IT and Organization, Gebr. Pfeiffer SE
Our employees can always see which documents have already been sent, which ones are still in circulation, which ones were shared at which time, and much more. That makes work significantly easier.
Wolfgang Fuhr, Head of IT and Organization, Gebr. Pfeiffer SE
enaio® is based on open software architecture, which opens up the potential to develop company-specific solutions with your own technical expertise. This benefit could definitely be emphasized more strongly in advertising to SMEs.
Johannes Baur, Commercial Director, HAHNE Holding GmbH
For real estate companies in particular, it’s very important for property documentation to be complete and kept up-to-date, since the value of the property and the quality of asset management often depend largely on these factors.
Anna Maria Losos, Project Manager, Alstria office REIT AG
Our goal was to professionalize relationships with investors using a CRM system and simultaneously create audit-proof, centralized storage.
Dr. Carlhans Uhle, Managing Director, Investitions- und Marketinggesellschaft Sachsen-Anhalt (IMG)
We particularly appreciate […] the versatile, scalable CRM solution with integrated TAPI support. It allows users to keep current data on the respective phone call on hand.
Otto Hamman, IT Director, University Hospital Frankfurt/Main
We were able to streamline our processes thanks to the centralized receipt of mail and invoices.
Johannes Baur, Commercial Manager, HAHNE Holding GmbH
With the automated processing of incoming invoices combined with an invoice verification workflow, we hope to optimize processes and improve processing quality.
Roy J. Noack, Head of IT, Immanuel Diakonie
Now, incoming mail is placed directly in the correct case record without any intermediate steps and is simultaneously displayed in the digital inbox of the responsible employee.
Stefanie Stein, Project Manager, Job Center MainArbeit, City of Offenbach
The accounting staff now knows at all times which invoices have reached the company and which of these still need to be processed. Thanks to centralized incoming mail and invoice handling, we were able to streamline our processes.
Johannes Baur, Commercial Director, HAHNE Holding GmbH
Our users readily accepted the contract record because it is easy to see which contracts are about to expire. They are stored in a central location rather than with the respective central or divisional manager, as was the case before.
Andreas Barmettler, Head of Controlling, Allgäuer Zeitungsverlag
Introducing this solution has made a huge difference. There is no other way of putting it! We can’t imagine doing without it.
Holger Rommel, Head of IT, Gries Deco Company GmbH (Depot)
Our employees can work more efficiently because information is available to them faster. We are now able to provide much higher-quality information much faster across the board.
Edwin Mielke, IT Manager, Carl Fuhr GmbH & Co. KG
The new system delivers significant upgrades in terms of security and quality and with respect to the structuring and optimization of processes. The bank, its employees, and its customers, all benefit from this.
Esther Rölli, Project Manager, Bank Leumi
We obtain information more quickly and have more time for the patients.
Dr. med. Martin Susewind, Specialist in Surgery, Klinik für Minimalinvasive Chirurgie (MIC)
From now on, in addition to PACS data, all other processes – SAP document processing, e-mail and office management, document archiving – are to be securely managed with the iCAS software. enaio® supports us with scalability, revision protection and simple integration to be a modern medical service provider with optimal IT.
Martin Overath, Head of IT, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
We save 25 meters of shelving space each year – we used to have to reserve it for paper records.
Rolf Löchter, DMS/ECM Rollout Project Director, Aachen District Administration
The availability of interfaces to the specialist procedures was one of the most important factors in our decision, since our goal is to implement centralized information management.
Tom Albertin, Deputy Director of the Municipal Public Office, Municipality of Jena
Our switch to enaio® was successful, thanks in no small part to the product’s powerful interfaces.
René Meier, Project Manager, Swiss Federal Office of Communications (OFCOM)
There are cabinets, folders, and records – our employees are familiar with those, and recognize them here. It’s easy for them to get their bearings – even though it’s all electronic now, everything’s the same as it was before.
Holger Rommel, Head of IT, Gries Deco Company – DEPOT
Our long-term goal is to avoid media disruptions throughout the entire hospital. In addition to the data from the HIS, documents and invoices, e-mails, Office files, and other documents need to be stored reliably in the digital archive.
Martin Overath, It Department Head, University Hospital Frankfurt/Main
Today, enaio® manages approx. 330,000 business dossiers with over 1,000,000 business transactions. These include 4,200,000 documents, receipts, and e-mails.
Bruno Frutiger, Swiss Federal Office of Communications (OFCOM)
It is very easy to provide an electronic signature. The detailed rights system […] ensures that clerks can only submit the declarations of consent assigned to them. The sender is authenticated based on the connection to the trust server.
Heiko Dehne, Project Manager and Treasurer, Municipality of Göttingen
Thanks to the combination of an ECM solution with an archive solution, we now have a centralized, audit-proof archive that optimally protects that data, yet keeps it available.
Martin Overath, IT Department Head, University Hospital Frankfurt/Main
The interfaces are carefully implemented in specialist processes, allowing our archive to run completely in the background. This means our clerical staff have no direct interaction with the archive, outside the scan and display window. We were able to significantly reduce the amount of time we spend on time-consuming tasks like searching, distributing, forwarding, creating, and copying paper-based documents.
Tom Albertin, Deputy Director of the Municipal Public Office, The Municipality of Jena
We really liked that OPTIMAL SYSTEMS understood what type of solution we were looking to implement. That way, we created a standardized basis. We also really like that the software is very flexible to use.
Sven Erik Sahrhage, Group Process Management, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
Our positive experience working with the system vastly exceeded our expectations. This is particularly due to the fact that all documents are digitized and that they are available across the board at every mobile and desktop workstation.
Heino Reinartz, Head of IT, Aachen District Administration
We chose OPTIMAL SYSTEMS because it integrates archiving, document management, and workflows into a single product.
Stefan Antholzer, Head of IT, Flottweg GmbH
Thanks to the combination of an ECM solution with an archiving solution, we now have a centralized, audit-proof archive that optimally protects data, yet keeps it available.
Martin Overath, IT Department Head, University Hospital Frankfurt/Main
The potential for improvement just by streamlining and digitally networking our mailing channels, along with the gains in efficiency achieved through process optimization, are substantial. That’s why we made the decision to go with the ECM system.
Klaus Ruckriegel, Head of Finance & Accounting at Central Services, Martha Maria e.V.
We benefit […] from having information on a particular machine available quickly as well as from rapid response times in the event of complaints or questions.
Heidi Simunovic, Head of Service/Inside Sales, Mayer Maschinenbaugesellschaft mbH
We have […] found the ideal partner for a standardized and holistic solution approach to accurate data capture and processing.
Volker Sundermeier, Managing Director Administration, Häcker Küchen GmbH & Co. KG
What immediately impressed us about enaio® were the existing options for searching documents and displaying them in the right context.
Ralph Ewringmann, Head of Controlling, Schäfer-Bauten GmbH
We chose OPTIMAL SYSTEMS because it integrates document management, archiving, and workflows into a single product.
Stefan Antholzer, Head of IT, Flottweg GmbH
We use the DMS to prevent the same document from being stored in different formats and at different locations in the system or even printed out several times and passed on as a hardcopy.
Peter Kühne, Managing Director, Lecos GmbH
In the past, we lugged around invoice receipts throughout the company. Moreover, the physical separation of our locations and construction sites meant that we had to spend a great deal of time comparing information over the phone and via fax. Now, we carry out automated, centralized invoice receipt capture directly in the inbox. We no longer have to spend vast amounts of time on comparisons, invoice processing is carried out quickly and efficiently, and above all, we can do it on a daily basis.
Stefanie Schäfer, CEO, Schäfer-Bauten GmbH
For example, we scan the inboxes in the tax department and distribute them electronically so that we could eliminate microfilming for tax assessments. Meanwhile, we determined that avoiding the use of paper poses a great challenge and involves making significant changes to the work process. However, the solution is easy to use, and can be flexibly adapted to our respective needs.
Andreas Hasenberg, Deputy Director, Office for Data Processing and Communication Technology, Witten, Germany
We are very satisfied. We were able to complete the project at our five locations […]. We enjoy a high level of user acceptance, and our projected process speeds have been exceeded.
Ingo Maschauer, Project Manager, Bayernhafen GmbH & Co. KG
We benefit from the centralized information base – everyone knows that they can quickly access information, and where they can find this information. This improves collaboration between employees.
Sven Erik Sahrhage, formerly part of Group Process Management, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
We recently introduced the solution, and many of our employees already appreciate the new level of transparency and accelerated work processes.
Wolfgang Fuhr, Head of IT and Organization, Gebr. Pfeiffer SE
Our invoice processing times have been reduced by up to 80 percent, thanks to the incoming document workflow that integrated perfectly into our company workflows.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Früher wurden die Rechnungsbelege im Haus umhergetragen. Ferner war durch die räumliche Trennung unserer Standorte sowie der Baustellen der Zeitaufwand für den Informationsabgleich via Telefon und Fax erheblich. Heute führen wir automatisiert eine zentrale Belegerfassung direkt beim Posteingang durch. Der zeitraubende Abgleich entfällt, die Rechnungsbearbeitung geschieht schnell effizient und ist vor allem tagesaktuell.
Stefanie Schäfer, Geschäftsführerin, Schäfer-Bauten GmbH
Wir scannen beispielsweise die Posteingänge in der Steuerabteilung und verteilen sie elektronisch, sodass wir die Mikroverfilmung für Steuerbescheide abschaffen konnten. Dabei stellten wir fest, dass der Verzicht auf Papier eine große Herausforderung ist, die eine deutliche Veränderung der Arbeitsprozesse mit sich bringt. Aber die Lösung ist einfach zu bedienen und kann flexibel auf die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.
Andreas Hasenberg, Stellvertretender Leiter, Amt für Datenbearbeitung und Kommunikationstechnik, Stadt Witten
Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archivlösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisionssicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Die gut implementierten Schnittstellen in Fachverfahren halten unser Archiv komplett im Hintergrund, so dass unsere Sachbearbeiter außer mit dem Scan- oder Anzeigefenster keine Berührung mehr damit haben. Zeitraubende Tätigkeiten, wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von papierbasierten Dokumenten, konnten wir dank enaio® extrem verkürzen.
Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Erst mit enaio® haben wir ein System gefunden, dass neben den gewünschten Funktionen auch genau die Flexibilität ausweist, die zur Abbildung unserer Prozesse notwendig ist.
Tobias Mengler, Supply Chain Management / IT-Koordinator, Meffert AG
Die Auskunftsfähigkeit gegenüber Kunden ist durch die rasche Recherchierbarkeit und bessere Auffindbarkeit hoch. Dabei steht die Verifizierbarkeit der Vorgänge und Dokumente im Fokus.
Edi Buff, Projektleiter, Straßenverkehrsamt des Kantons Thurgau
Herausstellen muss ich den Bereich Administration – sehr komfortabel und logisch entwickelt.
Stefan Hoser, Projektleite DV, Mediengruppe Pressedruck
Wir sind mit der laufenden Zusammenarbeit sehr zufrieden, insbesondere die hohe Flexibilität und der Service sind in diesem Zusammenhang positiv hervorzuheben.
René Meier, Projektverantwortlicher, Schweizer Bundesamt für Kommunikation (BAKOM)
Unsere Mitarbeiter schätzen das Arbeiten mit enaio®, weil es reale Erleichterungen verschafft.
Andreas Hasenberg, stellvertretender Leiter, Stadt Witten
Alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen.
Frau Faust, Abteilungsleiterin, MVV Energie AG
Zunächst gab es bei den Mitarbeitern Vorbehalte gegen eine Sachbearbeitung ohne Papierakten. Aber bereits wenige Wochen nach der Einführung erhielten wir positive Rückmeldungen.
Jürgen Herbst, stellvertretender Leiter des Sozial- und Jugendamts, Stadt Konstanz
Wichtige Aspekte sind die erreichte bürokratische Entlastung des Personals und eine dadurch geförderte entspannte Arbeitsatmosphäre.
Wilhelm Brokfeld, Verwaltungsleiter, Klinik Münsterland der DRV Westfalen
Die dank der offenen Softwarearchitektur möglichen Entwicklungspotentiale von enaio® – das heißt unternehmensspezifische Lösungen mit den eigenem technischen Know-how realisieren – könnten unter mittelständischen Unternehmen ruhig stärker beworben werden.
Johannes Baur, Kaufmännischer Leiter, HAHNE Holding GmbH
Besonders in einem Immobilienunternehmen ist die Vollständigkeit und Aktualität der Objektdokumentation von großer Bedeutung, denn der Wert des Objekts und die Qualität des Asset Managements hängen maßgeblich von diesen Faktoren ab.
Anna Maria Losos, Projektleiterin, Alstria office REIT AG
Mit der Entscheidung für die Digitalisierung der Akten und der Arbeitsprozesse haben wir beschlossen, weitgehend auf die papiergebundene Aktenführung zu verzichten.
Axel Scholz, Stellvertretender Leiter des Fachbereichs, Kreis Nordfriesland
Als wir die rund 30.000 Akten vom Landkreis Diepholz übernehmen mussten, waren wir froh, die Software von OPTIMAL SYSTEMS zu haben. Ohne das ECM wäre die Bewältigung der Papierberge nicht möglich gewesen.
Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr
Unser Ziel war es, die Beziehungen zu Investoren mit einem CRM-System zu professionalisieren und gleichzeitig eine revisionssichere und zentrale Ablage zu schaffen.
Dr. Carlhans Uhle, Geschäftsführer, Investitions- und Marketinggesellschaft Sachsen-Anhalt (IMG)
Ausschlaggebend […] war die vielseitige und skalierbare CRM-Lösung mit integrierter TAPI-Unterstützung. Sie ermöglicht es dem Anwender, die aktuellen Daten zu dem jeweiligen Telefonat parat zu haben.
Otto Hamman, IT-Leiter, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Ausschlaggebend für unsere Entscheidung zu Gunsten des Berliner ECM-Spezialisten waren die hohe Benutzerfreundlichkeit des Systems sowie das schlüssige, modular aufgebaute Gesamtkonzept. Die intensive und professionelle Vertriebsbetreuung gepaart mit hoher Wirtschaftlichkeit unterstützen dabei die Entscheidung zusätzlich.
Alexander Ochs, Prokurist, Die Bayernhafen GmbH &Co. KG
Das Scannen von sechs Tonnen Papier reduzierte das Gewicht der Bauakten auf zwei oder drei Kilogramm (für die Festplatte).
Michael Gonser, Leiter des Ortsbauamtes, Bauamt der Gemeinde Langenargen
Die Vertragsakte wird sehr gut angenommen, weil einfach nachvollzogen werden kann, welche Verträge auslaufen. Sie liegen zentral an einem Ort und nicht wie bisher beim jeweiligen Zentral- oder Bereichsleiter.
Andreas Barmettler, Leiter Controlling, Allgäuer Zeitungsverlag
Die Lösung hat bei uns eingeschlagen wie eine Bombe. Das muss man jetzt mal so sagen! Wir können sie uns gar nicht mehr wegdenken.
Holger Rommel, Leiter IT, Gries Deco Company GmbH (Depot)
Unsere Mitarbeiter können effizienter arbeiten, da Informationen schneller zur Verfügung stehen. Unsere Auskunftsschnelligkeit und -qualität hat sich in allen Bereichen signifikant verbessert.
Edwin Mielke, IT-Manager, Carl Fuhr GmbH & Co. KG
Das neue System bringt deutliche Verbesserungen in Bezug auf Strukturierung und Optimierung der Prozesse, Sicherheit und Qualität. Die Bank profitiert von diesem Fortschritt ebenso wie unsere Mitarbeiter und Kunden.
Esther Rölli, Projektleiterin, Bank Leumi
Mit dem System lassen sich Tätigkeiten wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von Dokumenten extrem abkürzen – wofür in Verwaltungen sonst 20 Prozent der Arbeitszeit investiert würden.
Tom Albertin, Sachbearbeiter IT-Projekte, Stadtverwaltung Jena
Ziel der Softwareeinführung ist Verwaltungsabläufe schlanker zu gestalten, die Transparenz zu erhöhen und den Bürgerservice durch erhöhte Auskunftsfähigkeit der Mitarbeiter zu verbessern – kurz: mehr E-Goverment in der Verwaltung zu ermöglichen.
Günter Graskamp, Fachbereichsleiter, Südwestfalen-IT
So landet bei uns die Eingangspost ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt.
Stefanie Stein, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach
Die Buchhaltung weiß jetzt zu jeder Zeit, welche Rechnungen im Unternehmen sind und wo noch was zu bearbeiten ist. Durch den zentralen Post- und Rechnungseingang konnten wir die Prozesse schön verschlanken.
Johannes Baur, Kaufmännischer Leiter, HAHNE Holding GmbH
Ein Knopfdruck, und dem Rechtsanwalt kann seine gewünschte Akteneinsicht zugeschickt werden, ohne dass wir erst mühsam kopieren gehen müssen.
Sabine Heise, EDV-Abteilung, Magistrat Seestadt Bremerhaven
Am Telefon kann ich in Sekunden zu jedem Schriftstück Stellung nehmen …
Sabine Heise, EDV-Abteilung, Magistrat Seestadt Bremerhaven
Technisch haben wir das Maximum bekommen. Viele Lösungen wurden auch perfekt auf unsere Bedürfnisse angepasst.
Stefanie Stein, Andreas Hummel, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach
Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten für Aktenschränke, Papier, zusätzlichen Raumbedarf etc. eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt.
Karl- Josef Cranen, Leiter des Jobcenters, Jobcenter Kreis Düren
Neben der schnellen Informationsbereitstellung ist die dokumentierte Regelung des Zugriffs von hoher Bedeutung. Ebenso spielt die Vermeidung von Daten- und Dokumentenredundanz eine wichtige Rolle, erleichtert dies doch die Verwaltung unserer IT-Systeme. Ferner führt die erneute Hinterfragung und Neugestaltung bestehender Prozesse zu einer weiteren Optimierung. Ein wesentlicher Mehrwert beim Umsetzen von Geschäftsvorgängen mit Workflows ist das erneute Durchdenken der bereits bestehende Prozesse. Schwächen werden erkannt, Prozesse gestrafft und die optimierten Vorgänge durch elektronische Workflows beschleunigt.
Ijad Isa, Leiter IT, Schäfer-Bauten GmbH
Es gibt keine herumliegenden Akten mehr, alle Dokumente sind sofort zur Hand. Wegen des beschleunigten Zugriffs auf die Personalakte direkt am Arbeitsplatz scheuen sich die Mitarbeiter nicht mehr, noch einmal sicherheitshalber nachzusehen. Bei der Handakte war dies nicht immer möglich, da man nicht immer wusste, wo sie sich gerade befand. Jetzt weiß jeder, wo jede Akte ist.
Frau Faust, Abteilungsleiterin, MVV Energie AG
Wir sind mit der Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS sehr zufrieden. Die Implementierung konnte in kürzester Zeit erfolgreich abgeschlossen werden.
Jochen Bröring, Projektleiter, DRV-Westfalen, Salzetal Klinik
Die Umstellung auf enaio® von OPTIMAL SYSTEMS verläuft bisher reibungslos. Uns war es besonders wichtig, dass es zu keinen großen Beeinträchtigungen für die Bürgerinnen und Bürger und für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Zulassungsstellen kommt. Mein Dank gilt daher allen Beteiligten, die dazu beigetragen haben, dieses aufwändige Projekt erfolgreich umzusetzen.
Andreas Schwanke, vormals Projektleiter DMS, Hannoverschen Informationstechnologien (HannIT)
Seit Dezember 1994 setzen wir das System von OPTIMAL SYSTEMS zur Patientenaktenarchivierung ein.
Dieter Hartmann, EDV- Leiter, Herz- und Kreislaufzentrum Rotenburg a. d. Fulda
Durch den zentralen Post- und Rechnungseingang konnten wir die Prozesse schön verschlanken.
Johannes Baur, kaufmännischer Leiter, HAHNE Holding GmbH
Mit der automatisierten Rechnungseingangsbearbeitung mit angeschlossenem Rechnungsprüfungsworkflow versprechen wir uns eine Optimierung der Prozesse und eine Qualitätsverbesserung in der Verarbeitung.
Roy J. Noack, Leiter IT, Immanuel Diakonie
Was uns sehr gut gefallen hat, war, dass OPTIMAL SYSTEMS verstanden hat, was wir eigentlich umsetzen wollten. Wir haben dann eine einheitliche Basis geschaffen. Uns gefällt auch sehr gut, dass die Software sehr flexibel einsetzbar ist.
Sven Erik Sahrhage, Konzernprozessmanagement, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
Wir sind schneller informiert und haben mehr Zeit für die Patienten.
Dr. med. Martin Susewind, Facharzt für Chirurgie, Klinik für Minimalinvasive Chirurgie (MIC)
Künftig sollen neben den PACS-Daten auch alle anderen Prozesse – Bearbeitung von SAP-Belegen, E-Mail- und Office-Management, Dokumentenarchivierung – sicher mit der iCAS-Software verwaltet werden. So unterstützt uns enaio® durch Skalierbarkeit, Revisionsschutz und einfache Integration darin, ein moderner Medizindienstleister mit optimaler IT zu sein.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Es ist uns gelungen, die Effizienz zentraler Geschäftsprozesse zu erhöhen. Gleichzeitig konnten wir unsere Auskunftsfähigkeit sowohl gegenüber unseren Kunden als auch gegenüber unseren Lieferanten verbessern.
Dr. Peter Schöttl, Geschäftsführer, Mayer Maschinenbaugesellschaft
Technisch haben wir das Maximum bekommen. Viele Lösungen wurden auch perfekt auf unsere Bedürfnisse angepasst.
Andreas Hummel, Projektleiter, Jobcenter MainArbeit Stadt Offenbach
Durch die Einführung von enaio® wurden unsere SAP-Investitionen langfristig gesichert, die Performance der Anwendungen verbessert sowie die dauerhafte, revisionssichere Ablage aller steuerrelevanten Belege ermöglicht.
Kai Ricken, BÜRORING eG
OPTIMAL SYSTEMS konnte bereits im Vorfeld nahezu 100 % der Anforderungen abdecken. […] Gerade die SAP-Integration war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.
Susanne Lößner, Leiterin Rechnungswesen, MSG Management- und Servicegesellschaft für soziale Einrichtungen mbH
Das Projekt stellt für das Universitätsklinikum eine strategisch wichtige Optimierungsmaßnahme dar.
Frau Weger, Projektleiterin, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu den Fachverfahren war für uns einer der wichtigsten Entscheidungsmaßstäbe, weil unser Ziel die Realisierung eines zentralen Informationsmanagements ist.
Tom Albertin, Stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Die erfolgreiche Umstellung auf enaio® ist nicht zuletzt auf die Schnittstellenstärke des Produktes zurückzuführen.
René Meier, Projektverantwortlicher, Schweizer Bundesamt für Kommunikation (BAKOM)
Unser langfristiges Ziel ist es, Medienbrüche im kompletten Klinikum zu vermeiden. Neben den Daten aus dem KIS sollen zukünfig auch Belege und Rechnungen, E-Mails, Office- und andere Dokumente ihren sicheren Platz im digitalen Archiv finden.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
In enaio® befinden sich heute rund 330.000 Geschäftsdossiers mit über 1.000.000 Geschäftsvorgängen. Diese beinhalten 4.200.000 Unterlagen, Belege und E-Mails.
Bruno Frutiger, Schweizer Bundesamt für Kommunikation (BAKOM)
Durch die Realisierung der digitalen Patientenakte mit enaio® werden wir nahezu vollständig auf Papier verzichten können. Ohne Karteikarten wird die Produktivität erhöht, das aufwändige Ein- und Aussortieren der Papierakten entfällt und Platz wird gespart. Außerdem übersteigt der Nutzen der Software deutlich die Kosten, so dass wir mit einem schnellen ROI rechnen. Das wichtigste ist aber, dass wir uns auf unsere Kernaufgabe konzentrieren können – die medizinische Versorgung unserer Patienten.
Martin Schadhauser, Geschäftsführer, Traunmed
Der Platzmangel im Verwaltungsarchiv […] war der ausschlaggebende Punkt, nach einem geeigneten Dokumentenmanagement- und Archivsystem Ausschau zu halten.
Dieter Hartmann, EDV-Leiter, Herz- und Kreislaufzentrum Rotenburg a. d. Fulda
Unsere Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, welches Dokument bereits versendet wurde, welches noch im Umlauf ist, welches wann freigegeben wurde etc. Das erleichtert die Arbeit erheblich.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, Gebr. Pfeiffer SE
Transmittals sind für uns als Spezialist für Großprojekte im Anlagenbau eine wichtige Kommunikations- und Dokumentationsmethode.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, Gebr. Pfeiffer SE
Unsere Mitarbeiter schätzen das Arbeiten mit enaio®, weil es reale Erleichterungen verschafft.
Klaus Völkel, DMS-Projektleiter, Stadt Witten
Wir freuen uns sehr, mit COMRAMO einen etablierten Dienstleister als Partner gewonnen zu haben. Kunden profitieren von dem vollständigen Service-Angebot des Dienstleisters, der für einen reibungslosen Betrieb unserer Software im eigenen Rechenzentrum sorgt.
Stephan Kramer, Senior Vertriebsbeauftragter, OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover
enaio® ist eine sehr flexible, nahtlos integrierbare und bedienerfreundliche ECM-Software, mit der sich die Aktenstrukturen von Kirchen und soziale Einrichtungen sehr gut abbilden lassen. Darüber hinaus bietet OPTIMAL SYSTEMS einen guten, fachspezifischen Support.
Emre Ural, Abteilungsleiter, Abteilung Steuerungssysteme, COMRAMO KID GmbH
Als Spitzenverband in einem dynamischen Umfeld sind wir von kontinuierlichen Veränderungen geprägt und arbeiten laufend daran, unsere Aufbau- und Ablauforganisation zu verbessern. Deshalb haben wir uns nun entschieden, die Prozess- und Organisationsstrukturen mit Hilfe von ECM-Technologien weiter zu optimieren.
Gabriele Fink, Projektleiterin des GKV-SV, GKV-Spitzenverband
enaio® hilft unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem es Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.
Wolfgang Gleiniger, EDV/Technik, Allergopharma GmbH & Co. KG
Das Leisten einer elektronischen Signatur ist sehr einfach. Über das detaillierte Rechtesystem […] ist sichergestellt, dass die Sachbearbeiter nur die ihnen zugewiesenen Willenserklärungen abgeben können. Die Echtheit des Absenders ist aufgrund der Verbindung zum Trustserver nachweisbar.
Heiko Dehne, Projekt- und Kassenleiter, Stadtverwaltung Göttingen
Bisher arbeiteten wir mit Papierakten, mit dem Umstieg auf digitale Akten und die Nutzung digitaler Workflows werden wir unsere Arbeitsprozesse erheblich optimieren können.
Elmar Kaiser, Leiter EDV-Abteilung, Stadt Freising
Was uns sehr gut gefallen hat war, dass uns OPTIMAL SYSTEMS verstanden hat, was wir eigentlich umsetzen wollten. Wir haben dann eine einheitliche Basis geschaffen. Was uns noch sehr gut gefällt, ist das die Software sehr flexibel einsetzbar ist.
Sven Erik Sahrhage, Konzernprozessmanagement, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
Unsere positiven Erfahrungen mit dem System übertreffen deutlich unsere Erwartungen – insbesondere wegen der konsequenten Umsetzung der Digitalisierung der Dokumente und die umfassende Bereitstellung dieser Informationen an allen – auch an den mobilen – Arbeitsplätzen.
Heino Reinartz, IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen
Entscheidend war, dass Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
Durch die Kombination einer ECM- mit einer Archivlösung verfügen wir nun über ein zentrales und revisionssicheres Archiv, das die Daten optimal schützt und trotzdem verfügbar vorhält.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Die hohe Durchdringung der ECM-Lösung innerhalb unserer Geschäftsprozesse macht eine nahtlose Verknüpfung der Fachbereiche möglich.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Nach den bisherigen Erfahrungen übersteigt der Nutzen deutlich die Kosten. Unsere Erfahrungen mit dem System und der Betreuung durch OS übertreffen in positiver Hinsicht deutlich unsere Erwartungen. Insbesondere wegen der konsequenten Umsetzung der Digitalisierung der Informationen und der umfassenden Bereitstellung dieser Informationen an allen, auch an den mobilen Arbeitsplätzen.
Heino Reinartz, IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen
Wir sind sehr zufrieden, wir haben das Projekt an unseren fünf Standorten […] abgeschlossen. Wir haben eine große Akzeptanz und die erwarteten Prozessgeschwindigkeiten haben sich übertroffen.
Ingo Maschauer, Projektleiter, Bayernhafen GmbH & Co. KG
Vorteil ist die zentrale Informationsbasis, dass jeder weiß, dass er schnell auf Informationen zugreifen kann; dass er weiß, wo er diese Informationen findet und somit auch die Zusammenarbeit unter den Mitarbeitern verbessert wird.
Sven Erik Sahrhage, vormals Konzernprozessmanagement, Edeka Minden-Hannover Stiftung & Co. KG
Unser langfristiges Ziel ist es, Medienbrüche im kompletten Klinikum zu vermeiden. Neben den Daten aus dem KIS sollen zukünftig auch Belege und Rechnungen, E-Mails, Office- und andere Dokumente ihren sicheren Platz im digitalen Archiv finden.
Martin Overath, IT-Dezernent, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
Für den standardisierten und ganzheitlichen Lösungsansatz zur korrekten Datenerfassung und Verarbeitung haben wir […] den idealen Partner gefunden.
Volker Sundermeier, Geschäftsleiter Verwaltung, Häcker Küchen GmbH & Co. KG
Was uns bei enaio® sofort beeindruckte, waren die vorhandenen Möglichkeiten, nach Dokumenten zu recherchieren und im Kontext anzuzeigen.
Ralph Ewringmann, Leiter Controlling, Schäfer-Bauten GmbH
Viele der Mitarbeiter schätzten bereits nach kürzester Zeit die neue Transparenz und die beschleunigten Arbeitsprozesse.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, Gebr. Pfeiffer SE
Unsere Rechnungsdurchlaufzeiten haben sich dank des perfekt in unsere Unternehmensabläufe integrierten Eingangsbelegeworkflows um bis zu 80 % verkürzt.
Björn Gersch, Director Operations, Meyer GmbH & Co. KG
Entscheidend war, dass Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow in einem Produkt integriert sind.
Stefan Antholzer, IT-Leiter, Flottweg GmbH
Wir verhindern über das DMS, dass ein und dasselbe Dokument in verschiedenen Formaten und an verschiedenen Stellen im System abgelegt oder gar mehrfach ausgedruckt und in Papierform weitergegeben wird.
Peter Kühne, Geschäftsführer, Lecos GmbH
Uns war klar, dass über kurz oder lang ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem für die Verwaltung notwendig sein würde.
Heinz Nentwig, Leiter EDV-Abteilung, Gemeinde Stuhr
OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfahrungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnittstellen.
Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Mit deren Hilfe werden wir die Transparenz konzernweit erhöhen und eine bessere Arbeitsprozessunterstützung im Bereich Informationsmanagement und Dokumentenverwaltung erreichen können.
Jürgen Koch, Bereichsleiter IT, Simona AG
Das Verbesserungspotenzial allein durch Straffung und digitale Vernetzung unserer Postwege sowie die Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung sind beachtlich, deshalb die Entscheidung für das ECM-System.
Klaus Ruckriegel, Leiter Finanz- und Rechnungswesen in den Zentralen Diensten, Martha Maria e.V.
Vorteil und Nutzen […] ist die schnelle Verfügbarkeit der Informationen zu einer Maschine, eine schnelle Reaktionszeit im Falle von Reklamationen oder Rückfragen.
Heidi Simunovic, Leitung Service/Vertriebsinnendienst, Mayer Maschinenbaugesellschaft mbH
Die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu den Fachverfahren war für uns einer der wichtigsten Entscheidungsmaßstäbe, weil unser Ziel die Realisierung eines zentralen Informationsmanagment ist.
Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Die erfolgreiche Einführung und die hohe Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen bestätigt den Entschluss, dieses System in den nächsten Jahren auszubauen und in den behördenweiten Einsatz zu bringen.
Reinhard Kastorff, Projektleiter, Landratsamt Freising
Wir können schon heute eine Optimierung der Arbeitsprozesse, eine Verbesserung des Zugriffs auf gemeinsam genutzte Dokumente sowie Kosteneinsparungen durch die Minimierung von Papier und Druck erkennen.
Peter Kühne, Geschäftsführer, Lecos GmbH
Our goal was to professionalize relationships with investors using a CRM system and simultaneously create audit-proof, centralized storage.
Dr. Carlhans Uhle, Managing Director, Investitions- und Marketinggesellschaft Sachsen-Anhalt (IMG)
We particularly appreciate […] the versatile, scalable CRM solution with integrated TAPI support. It allows users to keep current data on the respective phone call on hand
Otto Hamman, IT Director, University Hospital Frankfurt/Main
OPTIMAL SYSTEMS konnte bereits im Vorfeld nahezu 100 % der Anforderungen abdecken. enaio® ist eine auf uns individuell zugeschnittene Lösung für relevante Unternehmensprozesse. Gerade die SAP-Integration war für unsere Entscheidung ausschlaggebend.
Unser digitales Zeichnungsarchiv beinhaltete ca. 160.000 Zeichnungen, dazu kommen ERP-Auswertungen, Papierablage oder auch das alte PPS mit über 220.000 Arbeitsplänen, 185.000 Stücklisten, 19.000 Hauptaufträgen.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, Gebr. Pfeiffer SE
Ich bin sehr positiv überrascht. Die Einführung von enaio® und den neuen Geschäftsprozessen lief reibungslos und auch nach der Implementierungsphase bleiben wir mit enaio® anpassungsfähig und flexibel. Die abgebildeten Prozesse lassen sich optimal und einfach an neue Situationen in unserem Unternehmen und in unserem Markt anpassen.
Alexander Funk, IT-Leiter, ritterwerk
Pro Jahr werden 25 Meter Regalbedarf für Papierakten eingespart.
Rolf Löchter, Projektleiter Einführung DMS/ECM, Kreisverwaltung Aachen
Es gibt Schränke, es gibt Ordner, es gibt weitere Akten. Das kennen unsere Mitarbeiter und finden sich dort wieder. Es ist einfach, sich zurechtzufinden, zu sagen: Ich weiß, es ist jetzt elektronisch, aber es ist alles wie vorher.
Holger Rommel, Leiter IT, Gries Deco Company – DEPOT
Only with enaio® we found a system that, in addition to the desired functions, also exhibits exactly the flexibility that is necessary to map our processes.
Tobias Mengler, Supply Chain Management (EN)
Our experience with enaio® so far confirms our belief that we have found a system that meets our requirements across the board.
Stefan Kulcke, Panasonic
For nearly 20 years, OPTIMAL SYSTEMS has served us as a reliable partner for document management and long-term document storage. These operations are crucial components of setting up a hospital that aims to reduce paper use as much as possible.
Dr. Tim Becker, Head of Clinical Procedures, UKSH Gesellschaft für IT Services
From a strategic standpoint, the DMS project represents an important optimization measure for the University Hospital.
Jana Weger, Projektleiterin, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
We are gradually constructing a company-wide information logistics platform that ensures transparency and knowledge transfer in our medical and administrative departments.
Dr. Gunther Fritzer, IT-Leiter, ViDia Kliniken
Our employees can always see which documents have already been sent, which ones are still in circulation, which ones were shared at which time, and much more. That makes work significantly easier.
Wolfgang Fuhr, Head of IT & Organisation, GEBR. PFEIFFER SE (EN)
enaio® allows our employees to find, manage and archive information more quickly and securely – whenever, wherever, and in whatever format it’s required.
Bernd Jäckle, Head of IT, Engeser (EN)
The software of OPTIMAL SYSTEMS is characterized by its flexibility, which makes it easy to adapt to the requirements and needs of the users.
Michael Feneberg, Application Developer and Project Manager, Goldhofer AG
Overall, costs were reduced and any information found much faster and easier; the ability to provide information was increased.
Thomas Bichler, IT Manager, ANITA
A solid partnership has developed, built upon the personal commitment of each individual member of the highly quality staff at OPTIMAL SYSTEMS.
Stefan Nehls, Software Engineer, Zeppelin Baumaschinen
“With enaio® we will be able to increase transparency throughout the group and achieve better support for work processes in the areas of information management and document management.”
Jürgen Koch, Head of IT, SIMONA AG
"We chose enaio® redline because OPTIMAL SYSTEMS impressed us with factors such as modern and scalable system architecture, a great look and feel, a transparent licensing model, and the best benefit-cost ratio."
Andreas Köster, Database/System Administrator, IMI Hydronic Engineering Deutschland GmbH
“The ECM system was easy to implement in our company structure and culture, thanks to best practice solutions.”
Sebastian Koch, IT Project Manager, Ziehm Imaging
enaio® helps to optimize company-wide processes by structuring, standardizing, and thus simplifying them.
Wolfgang Gleiniger, IT/Technology, Allergopharma GmbH & Co. KG
„Auch im Vergleich zu anderen Systemen, die ich kenne, ist es sehr bequem und einfach: Selbst, wenn man den Titel des Dokuments nicht kennt, das man sucht: In enaio® findet man es immer.“
Anke Thieme, Qualitätsmanagementbeauftragte
Indical Bioscience verwendet die Best Practice-Lösung Gelenkte Dokumente und plant den Ausbau im Bereich Change Management.
„Die Spezialisten von OPTIMAL SYSTEMS sind für uns kompetente Partner.“
Wolfgang Gleiniger, IT-Bereichsleiter Applikationen
Allergopharma setzt enaio® unternehmensweit ein – unter anderem für das SOP-Management, das revisionssichere Archiv und die digitale Auftragsakte.
„Diese ECM-Lösung erfüllt nicht nur alle Kriterien, die für uns wichtig sind. Sie erlaubt uns auch, unsere bewährten Prozesse sehr gut abzubilden, ohne dafür quasi das Rad neu erfinden zu müssen.“
Paulina Robert, Projektleiterin Digitalisierung interner Prozesse
getemed nutzt enaio® unter anderem für das digitale Complaint Management.
Durch die Digitalisierung sparen wir eine Menge Zeit und die Fehlerhäufigkeit sinkt gen Null. Und man muss sich nicht mehr die Frage stellen: Habe ich an alles gedacht?
Sabine Poéll, HR-Managerin, REWE Dortmund
Anfangs hatten die Mitarbeiter die Befürchtung, eine neue Arbeits- und Projektmanagement-Anwendung in der Buchhaltung könnte vieles verkomplizieren. Doch bald wurde klar ersichtlich, dass sie nun mit Hilfe der neuen Lösung deutlich schneller, besser und bequemer arbeiten.
Ralf Tischler, Projektleiter für Arbeitsorganisation & Rechnungswesen, ADAC Hansa
Im Laufe der Zeit entstand eine tragfähige Partnerschaft, die nicht nur auf die hohe Qualifikation, sondern auch und besonders auf dem persönlichen Engagement jedes Einzelnen bei OPTIMAL SYSTEMS aufbaut.
Stefan Nehls, Software Engineer, Zeppelin Baumaschinen
Insgesamt wurden Kosten gesenkt und alle Informationen werden deutlich schneller und einfacher gefunden, die Auskunftsfähigkeit wurde erhöht.
Thomas Bichler, IT-Leiter, ANITA
Initially, employees feared that a new work and project management application in accounting would make things more complicated. But it soon became clear that the new solution is convenient, speeds up work, and helps to improve the overall quality.
Ralf Tischler, Project Manager for Labor Organization & Accounting, ADAC Hansa
Die Software von OPTIMAL SYSTEMS zeichnet sich durch ihre Flexibilität aus, womit sich unkompliziert die Anforderungen und Bedürfnisse der Benutzer anpassen lassen.
Michael Feneberg, Anwendungsentwickler und Projektleiter, Goldhofer AG
Stay with your technology stack: Just use our REST API together with tools and technologies of your choice, forget about document management and focus on your business idea.
No need to struggle with scaling your cloud document archive: As your project or customer base grows, the document archive will seamlessly scale with it.
Use our flexible plans to control your document archiving costs.
Archive your documents with metadata and structure and make them ideally available to machine learning tools.
Define how long objects must be stored and the Managed API ensures that they will not be deleted.
Every document access request is automatically recorded in the system log.
Use our certified document archive to store your documents securely and legally compliant.
Split large documents into pieces, tag them individually, and stream them as single documents to your app; perfect for video or voice processing.
Convert your document from multiple formats with a single REST call so that it can be viewed in the browser or in your app.
Search billions of documents with combined metadata and full-text search with an easy-to-use SQL-based query language.
Bring structure and semantics to your documents: Upload a schema and perfectly adapt the documents and their metadata to your application.
We offer fast text analysis of emails and office documents – you have almost instant access to the content via full-text search queries.
Nothing is lost; you can track changes to a document or revert to any previous version.
What impressed me most is how easy and intuitive administrative work is.
Stefan Hoser, IT Project Manager, Mediengruppe Pressedruck
Our overall experience after five years has been extremely good. Even our less IT-savvy employees have had no problems working with the system. Only limited training is required. Users learn by doing. The system runs smoothly and requires relative little time and effort to manage.
Karl- Josef Cranen, Director of the District of Düren Job Center, Jobcenter Kreis Düren
For us, the key selling points of OPTIMAL SYSTEMS were the modularity and free configurability of its software, as well as the flexible options to integrate our IBM servers.
Peter Hofmann, Commercial Director and Authorized Officer, Anita Dr. Helbig GmbH
"Das ECM von OPTIMAL SYSTEMS entlastet unsere Mitarbeiter erheblich. Sie verbringen ihre Zeit nicht mit der Ablage, sondern mit ihrer eigentlichen Arbeit."
Gerald Thallauer, Leiter IT
Die CS Caritas Socialis GmbH setzt auf digitale Vertragsdokumente mit der enaio® Vertragsakte: Flexibel, schnell und rechtskonform.
"Was uns überzeugt hat, ist nicht nur die Vielfalt der Einsatzmöglichkeiten von enaio®, sondern auch die hervorragende Beratung durch OPTIMAL SYSTEMS."
Günther Schneider, Head of IT
Omicron electronics hat Geschäftspartner-Daten immer im Blick: dank digitaler Lieferantenakten und der Schnittstelle zu MS Dynamics 365.
"Mit enaio® sind Informationen bei Kirchdorfer unternehmensweit digital verfügbar. Unsere internen Abläufe sind dadurch deutlich schneller geworden."
Christian Rosenbichler, Leiter Informationsmanagement
Kirchdorfer Industries nutzt enaio® mit zertifizierter SAP-Anbindung für die digitale Rechnungseingangsbearbeitung.
Mit OPTIMAL SYSTEMS haben wir seit fast 20 Jahren einen zuverlässigen Partner für die Verwaltung und Langzeitspeicherung von Dokumenten. Diese Funktionen sind eine essentielle Voraussetzung für den Aufbau eines papierarmen Krankenhauses.
Dr. Tim Becker, Bereichsleitung Klinische Verfahren, UKSH Gesellschaft für IT Services
Nach und nach bauen wir so eine unternehmensweite Informationslogistikplattform auf, die für Wissenstransfer und Transparenz im medizinischen Bereich und in der Verwaltung sorgt.
Dr. Gunther Fritzer, IT-Leiter, ViDia Kliniken
Das DMS-Projekt stellt für das Universitätsklinikum eine strategisch wichtige Optimierungsmaßnahme dar.
Jana Weger, Projektleiterin, Universitätsklinikum Frankfurt/Main
“Die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS ergänzt unser Produktportfolio und hilft uns, unseren Kunden noch besser bei der Umsetzung ihrer ganz individuellen Digitalisierungsstrategien zur Seite zu stehen.”
Christian Bosl, Business Development Manager EMR für die DACH-Region bei Philips
“Mit OPTIMAL SYSTEMS haben wir seit fast 20 Jahren einen zuverlässigen Partner für die Verwaltung und Langzeitspeicherung von Dokumenten. Diese Funktionen sind eine essenzielle Voraussetzung für den Aufbau eines papierarmen Krankenhauses.”
Dr. Tim Becker, Universitätsklinikum Schleswig-Holstein
“Die Digitalisierung von Dokumenten im klinischen Gesundheitswesen ist kein Selbstzweck. Sie sorgt für eine effiziente Verwaltung, schnelle Informationswege und ist für das gesamte Personal eine echte Entlastung.“
Ralf Netzer, Universitätsklinikum Frankfurt
“Das Verbesserungspotenzial allein durch Straffung und digitale Vernetzung unserer Postwege sowie die Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung sind beachtlich, deshalb die Entscheidung für das ECM-System.”
Klaus Ruckriegel, Leiter Finanz- und Rechnungswesen in den Zentralen Diensten des Diakoniewerks Martha-Maria in Nürnberg
Die bisherigen Erfahrungen mit enaio® bestätigen uns in der Annahme, dass wir ein System gefunden haben, welches unsere Anforderungen auf ganzer Linie erfüllt.
Stefan Kulcke, Panasonic
Erst mit enaio® haben wir ein System gefunden, dass neben den gewünschten Funktionen auch genau die Flexibilität ausweist, die zur Abbildung unserer Prozesse notwendig ist.
Tobias Mengler, Supply Chain Management
Unsere Mitarbeiter können jederzeit nachvollziehen, welches Dokument bereits versendet wurde, welches noch im Umlauf ist etc. Das erleichtert die Arbeit erheblich. Viele der Mitarbeiter schätzen bereits nach kürzester Zeit die neue Transparenz und die beschleunigten Arbeitsprozesse.
Wolfgang Fuhr, Leiter IT & Organisation, GEBR. PFEIFFER SE
Durch enaio® erhalten unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, Informationen schneller und sicherer zu finden, zu verwalten und zu archivieren – wann, wo und in welchem Format sie auch immer gebraucht werden. Darüber hinaus sind kleine Anpassungen ohne erneute Installationen flexibel möglich.
Bernd Jäckle, Leiter IT, Engeser
Anfangs hatten die Mitarbeiter die Befürchtung, eine neue Arbeits- und Projektmanagement-Anwendung in der Buchhaltung könnte vieles verkomplizieren. Doch bald wurde klar ersichtlich, dass sie nun mit Hilfe der neuen Lösung deutlich schneller, besser und bequemer arbeiten.
Ralf Tischler, Projektleiter für Arbeitsorganisation & Rechnungswesen, ADAC Hansa
“Das ECM-System ermöglicht einen leichten Einsatz in unserer Unternehmensstruktur und -kultur durch Best-Practice-Lösungen.”
Sebastian Koch, Projektmanager IT, Ziehm Imaging
“Die Software von OPTIMAL SYSTEMS hilft, unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem sie Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.”
Wolfgang Gleiniger, IT-Bereichsleiter Applikationen, Allergopharma
Herausstellen muss ich den Bereich Administration – sehr komfortabel und logisch entwickelt.
Stefan Hoser, Projektleiter DV, Mediengruppe Pressedruck
Insgesamt sind unsere Erfahrungen nach fünf Jahren Praxis sehr gut. […] Das System läuft stabil und erfordert relativ wenig Administrationsaufwand.
Karl- Josef Cranen, Leiter des Jobcenters, Jobcenter Kreis Düren
OPTIMAL SYSTEMS überzeugte u. a. mit der Modularität und freien Konfigurierbarkeit ihrer Software und der flexiblen Anbindung an unseren IBM-Server.
Peter Hofmann, Kaufmännischer Leiter und Prokurist, Anita Dr. Helbig GmbH
Sie müssen sich nicht mit der Skalierung Ihres Cloud-Dokumentenarchivs herumschlagen: Wenn Ihr Projekt oder Ihr Kundenstamm wächst, skaliert das Dokumentenarchiv nahtlos mit.
Sie müssen sich nicht mit der Skalierung Ihres Cloud-Dokumentenarchivs herumschlagen: Wenn Ihr Projekt oder Ihr Kundenstamm wächst, skaliert das Dokumentenarchiv nahtlos mit.
Nutzen Sie unsere flexiblen Pläne, um Ihre Kosten für die Dokumentenarchivierung zu kontrollieren.
Archivieren Sie Ihre Dokumente mit Metadaten und Struktur und machen Sie sie ideal für Machine Learning Tools verfügbar.
Definieren Sie, wie lange Objekte aufbewahrt werden müssen und die Managed API stellt sicher, dass sie nicht gelöscht werden.
Jede Anfrage zum Dokumentenzugriff wird automatisch im Systemprotokoll festgehalten.
Nutzen Sie unser zertifiziertes Dokumentenarchiv, um Ihre Dokumente sicher und rechtskonform zu speichern.
Teilen Sie große Dokumente in einzelne Teile auf, markieren Sie sie individuell und streamen Sie sie als einzelne Dokumente in Ihre App; perfekt für Video- oder Sprachverarbeitung.
Konvertieren Sie Ihr Dokument aus mehreren Formaten mit einem einzigen REST-Aufruf, so dass es im Browser oder in Ihrer App angezeigt werden kann.
Durchsuchen Sie Milliarden von Dokumenten mit kombinierter Metadaten- und Volltextsuche mit einer einfach zu bedienenden SQL-basierten Abfragesprache.
Bringen Sie Struktur und Semantik in Ihre Dokumente: Laden Sie ein Schema hoch und passen Sie die Dokumente und deren Metadaten perfekt an Ihre Anwendung an.
Wir bieten eine schnelle Textanalyse von E-Mails und Office-Dokumenten – über Volltext-Suchanfragen haben Sie nahezu sofortigen Zugriff auf den Inhalt.
Nichts geht verloren; Sie können Änderungen an einem Dokument nachverfolgen oder zu einer beliebigen früheren Version zurückkehren.
"How do you make a round circle with a square knife? That's your challenge for the day. You can create the world you want to see and be a part of."
Bob Ross
"We need dark in order to show light. This is the fun part Tree trunks grow however makes them happy. What the devil. Just let this happen."
Boss Rob
Die Software von OPTIMAL SYSTEMS hilft, unternehmensweite Abläufe zu optimieren, in dem sie Prozesse strukturiert, standardisiert und somit vereinfacht.
Wolfgang Gleiniger - IT-Bereichsleiter Applikationen, AllergopharmaWolfgang Gleiniger -
Das ECM-System ermöglicht einen leichten Einsatz in unserer Unternehmensstruktur und -kultur durch Best-Practice-Lösungen.
Sebastian Koch - Projektmanager IT, Ziehm Imaging
Standorte
