Microsoft Teams: sicher mit Dokumentenmanagement

Kaum eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform hat in den vergangenen Jahren einen vergleichbaren Aufstieg hingelegt wie Microsoft Teams. Einen erheblichen Anteil daran hatte auch COVID-19: Die Pandemie zwang die Mitarbeiter*innen zahlreicher Unternehmen weltweit ins Homeoffice, der virtuelle Austausch per Chat oder Videotelefonie wurde zum neuen Standard. Entsprechend stieg die Zahl der monatlichen Nutzer*innen innerhalb der vergangenen Jahre von 20 Millionen (2019) auf 270 Millionen (Januar 2022) – ein Zuwachs von sagenhaften 1250 %. Nur der verhältnismäßig junge Konkurrent Zoom Video Communications aus Kalifornien konnte mit seiner Videokonferenzlösung Zoom noch beeindruckendere Zahlen vorweisen.

Microsoft Teams: ein echtes Kollaborationswunder

Als Kommunikationszentrum, vor allem jedoch als Herzstück und zentrale Applikation für die Zusammenarbeit innerhalb von Abteilungen oder Projektgruppen ist Microsoft Teams inzwischen für viele nicht mehr wegzudenken. Online-Konferenzen, Chats, Anrufe, Bildschirmübertragungen, Kalender und Feeds – die Vielzahl an Funktionen unterstützt jede Art von Kollaboration zwischen den Mitarbeitenden. Zahlreiche zusätzliche Apps erweitern das Leistungsspektrum des Tools und liefern nützliche Werkzeuge für die Produktivitätssteigerung. Hierzu gehören beispielsweise Umfragen, Planungshilfen, Aufgabenlisten und vieles weitere mehr. Und aufgrund der integrierten Office-365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Power BI und SharePoint ist zudem eine einfache Zusammenarbeit mit Dateien zwischen den Teams möglich.

ECM und Microsoft Teams sicher miteinander verknüpfen

Wenn innerhalb eines Unternehmensumfeldes Dokumente in Microsoft Teams geteilt werden, wird man jedoch auch zwangsläufig mit einigen Fragen konfrontiert: Stehen diese Dokumente auch Personen zur Verfügung, die womöglich keine Zugriffsberechtigung dafür haben sollten? Welche Version oder Kopie ist in welchem Chatverlauf die aktuellste? Und wie lange sind Dokumente überhaupt noch aus den Chatverläufen heraus aufrufbar bzw. wann steigt das Risiko, dass wichtige Informationen rettungslos verloren gehen?

Von Revisionssicherheit über zeit- und ortsunabhängigen Zugriff bis zu kurzen Suchzeiten: Enterprise Content Management-Systeme wie enaio® bieten technische Integrationslösungen an, um einen zuverlässigen Datenaustausch über die Konferenzplattform zu gewährleisten. So können Nutzer*innen ihre Dokumente anderen Meeting-Teilnehmer*innen in Chats, Besprechungen und Kanälen direkt zur Verfügung stellen, ohne dass sie Datenverlust oder Ablagechaos riskieren müssen. Dabei greifen sie via eines im ECM erstellten Tokens auf die entsprechenden Dokumente zu und können diese sogar – dank der Anbindung an Microsoft 365 – zeitgleich bearbeiten. Einzig während des Bearbeitungszeitraums liegt das Dokument in der Cloud. Die Originalversion verbleibt geschützt und sicher abgelegt im ECM, inklusive einer vollständigen Dokumentation der erfolgten Änderungen.

Ein weiterer Vorteil der Anbindung: Dank der direkten Verknüpfung mit dem führenden ECM vermeidet man Medienbrüche und mehrfache Dateiablagen. Dokumente, die per E-Mail oder über etwaige Kollaborationstools an Externe verschickt werden, finden sich häufig auf den lokalen Medien der Beteiligten wieder; schnell sind verschiedene Bearbeitungsstände und Versionen im Umlauf. Ein effizientes Projektmanagement wird dadurch besonders erschwert. Dank eines ECM greifen alle Chat-Mitglieder aus Microsoft Teams heraus auf die jeweils aktuelle Version des geteilten Dokuments zurück. Die sichere und fristgerechte Archivierung sowie eine dauerhafte Verfügbarkeit bleiben damit gewahrt.

Fazit: Das Beste aus zwei Welten

Microsoft Teams und Enterprise Content Management. In Zeiten von Homeoffice und flexiblerer Arbeitsorganisation ist ein sicherer Umgang mit der Kommunikations- und Kollaborationsplattform Microsoft Teams relevanter denn je. Mögliche Sicherheitslücken und datenschutzrechtliche Bedenken machen den dokumentenbasierten Austausch zu einer riskanten Angelegenheit. Mit einem angebundenen ECM schaffen Nutzer*innen jedoch die perfekte Symbiose aus dynamischer Kommunikationsplattform und sicherem Informationsmanagement.