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2. November 2026
für die Öffentliche Verwaltung
Wie gelingt es, Verwaltungsprozesse zu digitalisieren, Mitarbeitende einzubinden und neue Lösungen erfolgreich in den Arbeitsalltag zu integrieren? Antworten darauf lieferten die Regionalen Anwendertage 2026 von OPTIMAL SYSTEMS Hannover. An sechs Standorten kamen Anwenderinnen und Anwender von enaio® mit unserem Team zusammen, um Erfahrungen auszutauschen, konkrete Projekte vorzustellen und neue Entwicklungen kennenzulernen.
Sie waren nicht dabei oder möchten einzelne Inhalte noch einmal nachlesen? Wir senden Ihnen die Präsentationen gern zu.
Regionale Anwendertage
Seit 2011 bringen unsere Regionalen Anwendertage Anwenderinnen und Anwender von enaio® mit unserem Team und untereinander ins Gespräch. In kleinerem Rahmen als bei der Anwenderkonferenz AKOS geht es um Erfahrungen aus der Praxis, neue Entwicklungen und die Frage, wie sich digitale Prozesse im Arbeitsalltag verbessern lassen.
Fast 300 Teilnehmende an sechs Standorten
Insgesamt besuchten dieses Jahr fast 300 Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Anwendertage in Berlin, Rendsburg-Eckernförde, Hannover, Monheim am Rhein, Saarbrücken und Nürnberg. Eine Resonanz, über die wir uns sehr freuen und die zeigt, dass die Mischung aus Neuigkeiten zu enaio® und persönlichen Gesprächen gefragt ist. Wir füllten die Agenda mit aktuellen Themen aus den Bereichen Produktmanagement, Vertrieb, Professional Services sowie Training und E-Learning. Den größten Zuspruch allerdings finden die Vorträge von Anwenderinnen und Anwendern, die enaio® täglich einsetzen.
Das Highlight der Agenda: die Anwenderberichte
Den Auftakt machten wir in Berlin, im OS-Headquarter, wo wir uns ausnahmsweise um kein Branding kümmern mussten. Dr. Nikola Milanovic, CTO von OPTIMAL SYSTEMS, begrüßte die Gäste und gab Einblicke hinter die Kulissen. Danach berichtete Sascha Donath, IT-Projektmanager DMS beim Landkreis Oberspreewald-Lausitz, von der enaio®-Einführung – vom Ausbau des Systems über die Anbindung von Schnittstellen und Modulen wie enaio® xöv-export-xjustiz bis zum Einsatz von Tools wie dem enaio® benutzer-ersetzen-tool.
In Hannover zeigte Jonas Kathmann, IT-Projektleiter bei der Region Hannover, in seinem Vortrag "Workflow 2.0 – Einführung der Umlaufmappe" den Weg von der Konzeption bis zum Rollout und erklärte, worin sich die Lösung der Region von der Standardvariante unterscheidet. Ein Beispiel aus der Personalarbeit lieferte Martin Frömmer, Geschäftsführer der Monheimer Versorgungs- und Verkehrs GmbH. Er zeigte, wie sich das Verfahren zur LOB mit enaio® digitalisieren lässt. Der Prozess reicht von der Terminvereinbarung über Zielvereinbarungen und Rückmeldungen bis zur Auszahlung, und abgelegt wird alles in der digitalen Personalakte.
In Saarbrücken rückte Michael Bauer, Fachbereichsleitung Projektmanagement beim Zweckverband eGo-Saar, die organisatorischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Digitalisierung in den Mittelpunkt. Seine These: Ein DMS ist kein IT-Projekt. Entscheidend seien vielmehr klare Prozesse, die frühzeitige Einbindung der Fachbereiche und die Akzeptanz der Mitarbeitenden.
Zum Abschluss in Nürnberg stellte Stefan Schachenmayr, Digitalisierungsbeauftragter der Stadt Memmingen, den Einsatz digitaler Signaturen und Siegel in bestehenden Verwaltungsprozessen vor.
So waren die Anwendertage: vom Praxisvortrag bis zur Verpflegung war alles dabei.
Neues zu enaio®, E-Learning, KI und Managed Services
Neben den Erfahrungen aus den Anwenderprojekten wurden auch aktuelle Entwicklungen aus dem eigenen Haus vorgestellt. Arne Steveling, Head of Training bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover, gab praktische Tipps für den Arbeitsalltag mit enaio® und stellte die neuen Angebote der OS Academy vor, darunter die E-Learning-Kurse zum Mitzeichnungsworkflow und zur Umlaufmappe.
Director of Sales Björn Wittneben zeigte in seinem Vortrag "Das Ende der Dokumentensuche", wie kairos und lumee Dokumente automatisch verstehen und Wissen schneller zugänglich machen.
Florian Strüber, Head of Development & Product Management, berichtete über neue Funktionen und Schnittstellen, über die Weiterentwicklung von kairos und lumee sowie über die Roadmap für 2026.
Mathias Hoffmann, Director of Professional Services, stellte die Managed Services für enaio® vor und präsentierte das neue Angebot enaio® recovery. Es soll Verwaltungen auch im Notfall auskunftsfähig halten.
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Austausch und Vernetzung
In den Pausen und nach den Vorträgen standen die Referenten selten allein. Teilnehmerinnen und Teilnehmer wollten von den Referenten wissen, wie lange der Rollout wirklich gedauert hat, welche Aufgaben im Projekt unterschätzt wurden und was sie beim zweiten Anlauf vielleicht anders machen würden. Für Verwaltungen, die ein ähnliches Vorhaben planen, sind solche Auskünfte aus erster Hand oft sehr hilfreich und bieten eine Möglichkeit zum Vernetzen. Auch für uns ist der Austausch wichtig. Die Fragen und Anregungen der Teilnehmenden geben Hinweise darauf, welche Themen in der Praxis aktuell besonders relevant sind. Sie fließen in unsere Arbeit an enaio® und in die Planung der kommenden Veranstaltungen ein.
Danke!
Wir bedanken uns bei allen Teilnehmerinnen und Teilnehmern für den offenen Austausch, bei den Referenten für ihre Praxisberichte und bei allen Kolleginnen und Kollegen, die die Veranstaltungen vorbereitet und unterstützt haben.
Die Regionalen Anwendertage leben davon, dass Erfahrungen geteilt, Fragen gestellt und unterschiedliche Perspektiven zusammengebracht werden. Sie haben ein enaio®-Projekt umgesetzt und würden gern davon erzählen? Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme!
Hier sind einige Eindrücke von den Veranstaltungen. Wir freuen uns jetzt schon auf ein Wiedersehen!
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