Landratsamt Schweinfurt
Der Landkreis Schweinfurt liegt im Regierungsbezirk Unterfranken und
umschließt die kreisfreie Stadt Schweinfurt vollständig. Er punktet nicht nur mit seiner Naturlandschaft und dem Weinbau, sondern ist auch im Bereich der Digitalisierung bestens aufgestellt. So setzt das Landratsamt bereits seit 2007 auf das Enterprise-Content-Management-System (ECM) enaio® von OPTIMAL SYSTEMS.
"Der Abschied vom Gewohnten ist schwer, aber im Umgang mit dem Papier unvermeidbar", stellt Felix Grohmann, Leiter des Bereichs Digitalisierung und Organisation im Landratsamt Schweinfurt, fest. Im Landratsamt Schweinfurt ist ebenso klar, dass eine erfolgreiche Digitalisierung beim Menschen beginnt.
Aus diesem Grund spielt er auch die Schlüsselrolle bei der Umsetzung eines ambitionierten Digitalisierungsprogramms. Der Ausgangspunkt für das fünfjährige Programm war die Notwendigkeit, eine moderne und zukunftssichere Verwaltungsstruktur zu schaffen. Denn die tägliche Arbeit litt unter Papierbergen, isolierten Ablagen und ineffizienten Prozessen erheblich. Bereits 2007 erkannte die IT-Leitung, dass eine digitale Lösung her muss.
Die Entscheidung fiel schließlich auf das Enterprise-Content-Management-System (ECM) enaio® von OPTIMAL SYSTEMS, vor allem aufgrund der Möglichkeit, verschiedene Fachverfahren flexibel anzubinden.
113.977
Bürger*innen
2007
seitdem digitale Prozesse mit enaio®
400+
aktive User
Projektdurchführung
Die Anforderungen an das geeignete Dokumenten-Management-System (DMS) waren hoch. Es sollte flexibel anbindbar sein, zukunftssichere Technologie bieten, sich in vorhandene Systeme integrieren lassen und eine einfache, barrierefreie Nutzung für alle ermöglichen. Als zentrales Werkzeug des fünfjährigen Digitalisierungsprogramms musste die Lösung nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch überzeugen. OPTIMAL SYSTEMS und enaio® erfüllten diese Erwartungen: individuell anpassbar, offen für Schnittstellen und erprobt im öffentlichen Sektor. Überzeugend waren zudem die persönliche Betreuung, das deutschlandweite Netzwerk mit siebzehn Standorten und Niederlassungen sowie die hohe Flexibilität bei der Umsetzung individueller Kundenwünsche.
Bei der Einführung von enaio® arbeiteten die IT- und Fachabteilungen im Landratsamt bewusst eng zusammen und planten sie strategisch. Dazu gehörte auch ein realitätsnahes Schulungskonzept. Im Rahmen der Schulungen wollte das Projektteam den Mitarbeitenden unter anderem die Möglichkeit geben, Ängste und Sorgen in einem motivierenden Umfeld offen zu kommunizieren. Besonders wertvoll war, zu sehen, wie viele dieser anfänglichen Vorbehalte nach den Schulungen schnell abnahmen und wie die Mitarbeitenden zunehmend sicher und selbstständig mit dem neuen System arbeiten konnten. Für den Umgang mit enaio® wurde außerdem eine Art internes Wiki als Wissensquelle angelegt. So hat jede*r Zugriff auf die neuesten Informationen, die für eine konsequente Umsetzung benötigt werden. Durch diese Maßnahmen wurde der digitale Wandel greifbar und praxisnah.
Heute ist die gesamte Verwaltung grundsätzlich an enaio® angebunden, einzelne Projekte kommen durch neue Fachverfahren oder Anforderungen an neue Tools zustande. enaio® ist somit fester Bestandteil der Verwaltungsarbeit und Grundlage für künftige Digitalisierungsmaßnahmen als Mittelpunkt der Dokumentenverwaltung. "In einer modernen Arbeitswelt ist ein digitales Dokumentenmanagement nicht mehr wegzudenken. Wer kann sich denn heute noch effektives Arbeiten vorstellen, wenn die Dokumente nicht mehr orts- und zeitunabhängig zur Verfügung stehen. Beim mobilen Arbeiten, in Besprechungen oder auf Dienstreisen. Dokumente stehen mit enaio® sicher und effektiv zur Verfügung", unterstreicht Felix Grohmann.
"In fünf Jahren haben wir ein noch stärkeres Standing mit digitalen Lösungen und werden gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS unsere Ansprüche noch höher setzen. Aus gegenseitigen und gemeinsam erlebten Erfahrungen werden wir weiterwachsen können."
Felix Grohmann, Projektleiter für das Digitalisierungsprogramm
Zentrale Lösung für alle Organisationseinheiten, um den größten Anteil des anfallenden Schriftguts nachhaltig und strukturiert zu verwalten. In der Einführung und dem laufenden Betrieb spielt eine Harmonisierung der Ablagestrukturen die wichtigste Rolle, um dauerhaft hochwertiges Schriftgut zu verwalten.
Die direkte Anbindung digitaler Verwaltungsleistungen – intern wie extern – ermöglicht medienbruchfreie und weitgehend automatisierte Prozesse. Mitarbeitende können strukturierte Vorgänge effizient abbilden, werden von Routineaufgaben entlastet und gewinnen so Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
Vom Jugendamt über das Sozialamt, dem Bauamt bis zur Straßenverkehrsbehörde. Überall dort, wo es geboten und sinnvoll ist, werden Fachanwendungen über geeignete Schnittstellen angebunden, um das anfallende Schriftgut mithilfe vorhandener Daten besser verwaltbar zu machen.
Projektergebnis
Was als technische Notwendigkeit begann, entwickelte sich im Landratsamt Schweinfurt zu einem Kulturwandel. Der Weg führte von papierbasierten Prozessen und Medienbrüchen weg hin zu einer modernen, vernetzten Arbeitsweise. Das Ziel bestand darin, eine zukunftsfähige Verwaltung aufzubauen, in der alle Mitarbeitenden aktiv mitgenommen werden.
Mit enaio® wurde eine Lösung eingeführt, die funktional überzeugt und sich nahtlos in die Organisation einfügt. Die internen Maßnahmen wie ein durchdachtes Schulungskonzept mit praxisnahen Beispielen sowie eine interne Wissensquelle halfen dabei, Unsicherheiten abzubauen und Vertrauen in das neue System zu schaffen.
Heute arbeiten über 400 Nutzer*innen aktiv mit enaio®. Alle Organisationseinheiten sind bereits angebunden, und im Verwaltungsalltag zeigen sich die Vorteile ganz konkret: Die Abläufe sind schneller, die Daten werden einheitlich gepflegt und die Transparenz hat spürbar zugenommen. Gleichzeitig ist eine verlässliche Grundlage für die weitere Digitalisierung entstanden.
Das Landratsamt Schweinfurt zeigt, dass Digitalisierung kein Selbstzweck ist. Sie gelingt dann, wenn sie mit Augenmaß, Menschlichkeit und einer klaren Strategie umgesetzt wird. Dabei war die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie basiert auf gegenseitigem Respekt, offener Kommunikation und einem gemeinsamen Verständnis für die gesetzten Ziele.
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