Wie der Landkreis Verden enaio®-Schulungen mit der OS Academy flexibler gestaltet

Herr Stepanski, können Sie sich und Ihre Rolle beim Landkreis Verden kurz vorstellen?

Felix Stepanski

Fachdienst IT und Digitalisierung, Landkreis Verden

Felix Stepanski: Seit Mai 2021 arbeite ich beim Landkreis Verden im Fachdienst IT und Digitalisierung. Ein großer Teil meiner Arbeit dreht sich um enaio®, von Installation und Serverbetreuung bis hin zum First-Level-Support für Kolleginnen und Kollegen. Gemeinsam mit meinem Teamleiter Herrn Wulfers begleite ich außerdem weitere Digitalisierungsthemen im Haus.

Welche Rolle spielt Weiterbildung bei Ihnen im Haus?

Felix Stepanski: Weiterbildung ist bei uns fest verankert. Unsere Personalentwicklung stellt jedes Jahr ein breites Fortbildungsprogramm von EDV-Themen wie Word und Excel bis hin zu Gesundheitsangeboten zusammen. Auch enaio® war bisher Teil dieses Programms. Wir haben intern eine Grundschulung und einen Kurs "enaio® Tipps und Tricks" angeboten. Die Grundschulung haben wir inzwischen durch die OS Academy ersetzt, weil sie uns deutlich mehr Flexibilität bietet.

Warum haben Sie sich für die OS Academy entschieden?

Felix Stepanski: Vor allem aus organisatorischen Gründen. Früher mussten wir Termine finden, Räume buchen und darauf achten, dass alle Teilnehmenden Zeit haben. Unser Schulungsraum hat zehn Plätze, bei größeren Gruppen entstanden dadurch schnell Wartelisten oder zusätzliche Termine. Mit der OS Academy können die Kolleginnen und Kollegen die Grundschulung flexibel absolvieren. Sie haben zwölf Monate Zugriff und lernen in ihrem eigenen Tempo. Gleichzeitig entlastet das uns als IT, weil wir die Grundschulung nicht mehr regelmäßig selbst durchführen müssen. Gerade beim Onboarding ist das ein großer Vorteil. Neue Mitarbeitende können viel zeitnaher starten, ohne auf den nächsten Präsenztermin warten zu müssen.

Wie setzen Sie die OS Academy konkret ein?

Felix Stepanski: Wir nutzen die OS Academy aktuell vor allem für die enaio®-Grundschulung. Wenn neue Kolleginnen oder Kollegen anfangen und mit enaio® arbeiten sollen, melden sich häufig die zuständigen Patinnen und Paten aus den Fachbereichen bei uns. Wir nehmen die Personen dann mit auf die Liste und beantragen die Zugänge. Die Nutzung ist bei uns bedarfsorientiert. Wir melden nicht pauschal alle Beschäftigten an, sondern schauen, wer den Zugang wirklich braucht. Meistens kommen jeden Monat einige neue Anmeldungen dazu, zum Beispiel neue Mitarbeitende oder Kolleginnen und Kollegen, die ihr enaio®-Wissen auffrischen möchten.

Gab es vorher Alternativen, die Sie geprüft haben?

Felix Stepanski: Ja, wir haben verschiedene Möglichkeiten ausprobiert und geprüft. Unter anderem haben wir begonnen, eigene Schulungsvideos aufzunehmen. Das hat sich aber schnell als sehr zeitintensiv herausgestellt. Wenn man täglich mit enaio® arbeitet, macht man viele Schritte intuitiv. Für ein Schulungsvideo muss man sie aber sehr bewusst und vollständig erklären. Wir haben uns auch klickbare Tutorials und interne Lernplattformen angeschaut. Vieles war grundsätzlich nicht schlecht, aber uns fehlte oft die echte Interaktivität.

Was hat Sie am E-Learning-Angebot besonders überzeugt?

Felix Stepanski: Der interaktive Ansatz. Man schaut nicht nur Videos oder liest Texte, sondern arbeitet wirklich mit. In der Schulung wird man zum Beispiel aufgefordert, ein Aktenzeichen einzugeben oder ein Dokument in den Browser zu ziehen. Es fühlt sich an wie eine kleine enaio®-Instanz im Browser. Das fanden wir sehr überzeugend, weil die Lernenden aktiv eingebunden werden. Wenn man selbst etwas macht, bleibt es einfach besser hängen.

Wie ergänzt die OS Academy Ihre internen Schulungen?

Felix Stepanski: Die OS Academy deckt bei uns die Grundbedienung von enaio® ab. Für fachspezifische Themen setzen wir weiterhin auf interne Unterstützung. Beim Landkreis Verden gibt es viele unterschiedliche Fachbereiche und Arbeitsweisen. enaio® wird bei uns seit 2006 genutzt, entsprechend gewachsen sind manche Strukturen. Deshalb arbeiten wir zusätzlich mit Multiplikatorinnen und Multiplikatoren in den Fachdiensten. Diese werden von uns geschult und unterstützen ihre Kolleginnen und Kollegen vor Ort. Die OS Academy ist für uns also der Einstieg. Alles, was sehr fachbereichsspezifisch ist, begleiten wir weiterhin intern.

Welche Veränderungen haben Sie seit der Einführung festgestellt?

Felix Stepanski: Die wichtigste Veränderung ist: Wir bieten die Grundschulung selbst nicht mehr an. Sie wurde vollständig durch die OS Academy ersetzt. Dadurch gewinnen wir Zeit für andere Digitalisierungsaufgaben. Früher bedeutete eine größere Schulungsgruppe schnell mehrere Vormittage Aufwand, vor allem, wenn wegen Urlaub oder Krankheit zusätzliche Termine nötig wurden. Heute können wir die Zugänge flexibel bereitstellen und müssen nicht mehr jede Grundschulung selbst durchführen.

Wie war die Einführung organisatorisch und technisch?

Felix Stepanski: Sehr unkompliziert. Intern hatten wir die Rückendeckung unserer Leitung, weil der Nutzen schnell nachvollziehbar war. Außerdem haben wir die Personalentwicklung informiert, damit der Fortbildungskatalog angepasst werden konnte. Technisch gab es keine Probleme. Da die OS Academy browserbasiert ist, mussten wir nichts installieren. Bisher habe ich von keiner Person gehört, dass etwas nicht funktioniert oder nicht geöffnet werden konnte.

Planen Sie, die Nutzung weiter auszubauen?

Felix Stepanski: Grundsätzlich ja. Wenn neue Kurse für Endanwenderinnen und Endanwender dazukommen, schauen wir uns diese auf jeden Fall an und buchen sie bei Bedarf. Besonders interessant wären für uns Themen rund um Workflows, zum Beispiel Rechnungseingangsworkflows, Mitzeichnungsworkflows oder Umlaufmappen. Solche Prozesse zeigen sehr konkret, wie Digitalisierung den Arbeitsalltag erleichtern kann. Auch ein Kurs mit praktischen Tipps und Tricks wäre spannend: Wie passe ich enaio® an meine Arbeitsweise an? Wie verändere ich Ansichten, Fenster oder Schriftgrößen? Solche kleinen Funktionen können im Alltag viel bewirken.

Was würden Sie anderen Verwaltungen empfehlen?

Felix Stepanski: Ich würde empfehlen, sich zunächst einen Demozugang geben zu lassen und die OS Academy selbst auszuprobieren. Dann bekommt man schnell ein Gefühl dafür, ob das Angebot zur eigenen Organisation passt. Außerdem würde ich schrittweise vorgehen und nicht direkt alle Mitarbeitenden gleichzeitig anmelden. Für uns funktioniert die bedarfsorientierte Nutzung sehr gut. Aus meiner Sicht ist die OS Academy eine Investition in die Mitarbeitenden. Wer sicherer mit enaio® arbeitet, findet schneller Dokumente, legt strukturierter ab und schafft bessere Voraussetzungen für Vertretungen oder Personalwechsel.