BPM vs. Workflow: Wie mache ich Geschäftsprozesse produktiver?

Dass in einem Unternehmen gearbeitet werden sollte, ist selbstverständlich. Unproduktivität ist jedoch nicht nur auf vermeintlich fehlende Arbeitsmoral der Angestellten zurückzuführen, sondern auch auf mangelnde Strukturen und Arbeitsprozesse. Ein Business Process Management (BPM), auf Deutsch: Management von Geschäftsprozessen, bringt Ordnung in den Workflow und sorgt für mehr Produktivität. Aber ein BPM-System ist nur die Grundlage.

Was ist Business Process Management?

Das Genie beherrscht das Chaos? Mag sein, ist aber nicht sehr professionell. Transparenz bei der internen Kommunikation ist der Schlüssel zu weniger Reibungsverlusten. Denn dokumentierte Prozesse zeigen, worauf es bei einem effizienten Workflow wirklich ankommt. BPM hilft Ihnen, alle in Ihrem Unternehmen existierenden Informationen zu den eigenen Geschäftsprozessen zu nutzen, um sich auf den Kunden auszurichten und als Ergebnis die Unternehmensziele besser zu erreichen.

Business Process Management als Basis

In der Theorie klingt es noch sehr sperrig. In der Praxis heißt das: Arbeit, die einmalig anfällt, ist ein Projekt. Arbeit, die wiederholt im gleichen Umfang anfällt, ist ein Prozess. Und diesen kann man standardisieren, um ihn effizienter zu gestalten.

Laut Gartner werden beim Business Process Management verschiedene Methoden zur Entdeckung, Modellierung, Analyse, Messung, Verbesserung und Optimierung von Geschäftsprozessen eingesetzt.

Das heißt: BPM ist an sich keine Software, sondern ein Managementprozess, der verschiedene Phasen durchläuft.

• In der Planungsphase werden die Details eines Prozesses von Anfang bis Ende analysiert.
• In der Implementierungsphase werden die einzelnen Arbeitsschritte als Workflow umgesetzt.
• In der Optimierungsphase werden in regelmäßigen Abständen die Prozesse analysiert und verbessert.

Das Ziel ist, kollektive Arbeitsabläufe zu sortieren. Sogenanntes Ad-hoc-Workflow Management, also vom standardisierten Prozess abweichende Aufgaben, werden eliminiert oder zumindest auf ein Minimum reduziert. Alle Informationen zu den Unternehmensprozessen sollen an dieser Stelle transparent gemacht werden. Denn nur so können Showstopper identifiziert und beseitigt werden.

Ist BPM gleich Workflow?

Bei Workflows liegt das Augenmerk nicht in einer Einordnung in den komplexen Gesamtablauf in einem Unternehmen. Im Gegensatz zu BPM werden beim Workflow Management die einzelnen Prozesse im Detail in ihrer Abfolge analysiert und optimiert. Workflow Management ist daher als ein Teil von Business Process Management zu sehen.

Eine Umstellung auf digitale Workflows ist der fundamental wichtigste Schritt hin zu einem effizienten Business Process Management. Dokumentenmanagement nimmt hierbei einen großen Teil ein – und bietet sich in jedem Unternehmen für eine schnelle und individuelle Umsetzung an. Nach den Richtlinien eines BPM steht zuvor eine Analyse der bestehenden Prozesse an. Nur wer seine bestehenden Prozesse von Anfang bis Ende kennt und weiß, wie sie ablaufen, kann sie auch optimieren, speziell auf die Kundenbedürfnisse anpassen und in der Folge seine Unternehmensziele schneller und effizienter erreichen.

DMS übernimmt die eigentliche Arbeit

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) zur Generierung von Workflows ist daher ein guter Schritt zur Implementierung von Prozessen. Am besten eignet sich dazu eine Software, die über Schnittstellen an eine leistungsfähige BPM-Software angeschlossen werden kann. Das DMS kann dann automatisierte Workflows abbilden, zum Beispiel Maileingang, Rechnungsbearbeitung, Bewerbermanagement, Freigabeprozesse und vieles mehr. Beim Management von Dokumenten bedeutet das übersetzt: Wer schickt wem zu welchem Zweck auf welchem Weg eine Datei? Und die Antwort sollte jedem Beteiligten klar sein. Dabei beschränkt sich der Prozessablauf längst nicht auf interne Abläufe. Ein leistungsfähiges System für das Dokumentenmanagement übernimmt die Kommunikation zwischen Mitarbeitern im Unternehmen, an verschiedenen Standorten und zu Lieferanten, Kunden und anderen Dienstleistern außerhalb des Unternehmens. Und macht so Workflows transparent und die Arbeit produktiv.