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8. Oktober 2021
Schweinfurt. Zwei Menschen, die sich jeden Tag dafür einsetzen, die Arbeit ihrer Kolleginnen und Kollegen digitaler zu gestalten. Wir treffen den stellvertretenden IT-Leiter Christoph Ruppert und den Projektleiter für das Digitalisierungsprogramm Felix Grohmann und erfahren, wohin die Digitalisierungsreise führen wird. Bereits in den ersten Augenblicken wird deutlich, dass der Landkreis Schweinfurt den Fahrplan in Richtung Digitalisierung strategisch konzipiert hat. Das Digitalisierungsprogramm, das gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover realisiert wird, umfasst sowohl administrative als auch objektbezogene Teilziele. Dabei spielt vor allem der Mensch als Individuum eine große Rolle.
Herr Ruppert, können Sie eruieren, warum der Landkreis Schweinfurt sich für OPTIMAL SYSTEMS Hannover entschieden hat?
Ruppert: Unser IT-Leiter Herr Weiß hat damals die Initiative ergriffen und sich intensiver mit Dokumentenmanagementsystemen befasst. Zwei Entscheidungen standen zur Auswahl: Entweder wir bauen uns eine zusätzliche Registratur oder wir schauen uns nach einer digitalen Lösung um. Damals wie heute gab und gibt es einen überschaubaren Kreis an DMS-Herstellern für die Öffentliche Verwaltung. Die Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS gründet sich u. a. in der flexiblen Anbindung von verschiedenen Fachverfahren. Mit dem heutigen Wissen und Mitteln wäre die Einführung anders verlaufen – vor allem aus technisch-organisatorischer Sicht. Zu der Zeit wurde viel individuell programmiert.
Herr Grohmann, wie hätten Sie die Einführung mit den Mitteln und dem Wissen von damals gestaltet?
Grohmann: Hintergrund für die Digitalisierungsmaßnahme ist die große Altlastsanierung in der Gemeinde Schonungen gewesen – 2007 haben sich die Grenzen der Papierverwaltung schnell herauskristallisiert. Für die damalige Zeit war dies ein großer Schritt; aus heutiger Sicht und mit den gängigen Mitteln wird deutlich, dass Struktur und Strategie nicht konsequent waren. Es wurde als technisches Projekt eingeordnet, und organisatorische Aspekte wie Prozessbeschreibungen und -optimierungen spielten eine untergeordnete Rolle. Eine Reformation im Sinne der einheitlichen Ablage von Informationen nach einem Schema erlaubt einen noch effizienteren Zugriff auf gewünschte Informationen. Dies hat nicht stattgefunden, da keine einheitliche Vorgehensweise bestimmt wurde. Die Festlegung von ausgewählten Indexdatenfeldern, eine konsequentere Schulung der Mitarbeitenden und eine Qualitätsprüfung hätten mit dem jetzigen Erfahrungsschatz viel bewirkt. Die digitalen Aktenschränke, die zu der damaligen Zeit entstanden sind, bereinigen wir aktuell und ziehen diese in die ASV hinüber.
“Die Entscheidung für OPTIMAL SYSTEMS gründet sich u. a. in der flexiblen Anbindung von verschiedenen Fachverfahren.”
Christoph Ruppert, Stellvertretender IT-Leiter, Landkreis Schweinfurt
Haben Sie Organisationsänderungen nach oder während der Einführung des ECM-Systems vorgenommen, Herr Grohmann? Wenn ja, welche?
Grohmann: Unsere Reise hat mit dem Papierarbeitsplatz begonnen und sich über den Computer-Arbeitsplatz bis hin zum digitalen Arbeitsplatz mit einem Dokumentenmanagementsystem entwickelt. Durch die Einführung des DMS verändern sich Organisationsstrukturen von allein, da das System eine neue Struktur festigt. Ferner werden Organisationsveränderungen immer durch Prozesse bestimmt, die wiederum durch strategisch festgelegte Strukturen gelenkt werden. Weitere Veränderungen sind beispielsweise unser digitaler Posteingang und der elektronische Rechnungsworkflow in einigen Bereichen, sodass Rechnungen zentral vom Finanzbereich gelenkt werden. Zukünftig sehe ich mehr Möglichkeiten des Einsatzes von New Work in Öffentlichen Verwaltungen, außerhalb der hierarchischen Organisation.
In welchem zeitlichen und organisatorischen Rahmen erfolgte die Implementierung des Systems, Herr Ruppert?
Ruppert: Nach dem ersten Projekt 2007 wurden weitere Projekte nur rudimentär vollzogen. Erst mit der Besetzung von Herrn Grohmann und mir in den Jahren 2017 bzw. 2016 wurde ein geplantes Vorgehen implementiert. Mit Zielen bis Ende 2025 ist die vollständige Realisierung der notwendigen DMS-Projekte festgelegt. Mit unserem technischen Erbe haben wir im Laufe der letzten Jahre viel erweitert und werden mit dem Update auf die Version 10 eine essenzielle Infrastrukturmaßnahme unseres Digitalisierungsprogramms starten. Dies bietet sich an, da wir eine neue Serverlandschaft als Fundament für die nächsten Jahre einführen und nutzen möchten. Mit dieser geplanten Lösung legen wir einen Meilenstein für die Zukunft.
“Wir möchten unsere Kolleginnen und Kollegen dort abholen, wo sie sich am besten auskennen, an ihrem Arbeitsplatz.”
Felix Grohmann, Projektleiter für das Digitalisierungsprogramm
Ihr Digitalisierungsprogramm – können Sie uns weitere Einblicke gewähren, Herr Grohmann?
Grohmann: In unserem Fünfjahresplan ist das DMS ein wesentlicher von fünf Bausteinen. Weitere Bestandteile sind Digitale Prozesse wie die OZG-Umsetzung und Digitale Kompetenz/Nutzer*innen im digitalen Wandel, sodass wir unsere Fortbildungs- und Weiterbildungsstrukturen modernisieren und ggf. anpassen können. Wir bewegen uns in einem Spannungsfeld mit Bürger*innen und weiteren Verwaltungen – daher fällt auch die Einbindung weiterer Stakeholder in unser Digitalisierungsprogramm.
Stichwort weitere Stakeholder: Sie haben ein besonderes Schulungskonzept für Ihre Kolleg*innen konzipiert, Herr Grohmann. Wie führen Sie die Schulungen durch?
Grohmann: Wir möchten unsere Kolleginnen und Kollegen dort abholen, wo sie sich am besten auskennen: an ihrem Arbeitsplatz. Wir haben ein Schulungskonzept aufgestellt und über die Jahre weiterentwickelt. Es ist uns wichtig, individuell auf die Kenntnisse einzugehen und Hemmnisse gering zu halten. Die Arbeit mit echten Akten aus den Bereichen erlaubt den Einführungsschulungen praxisnahe Anwendungsmöglichkeiten. Besonders für diejenigen, die von sich selbst behaupten, technisch nicht affin zu sein, ist es wichtig, das DMS als eine Stütze oder Hilfe anzubieten. Wir wollen niemandem etwas aufzwingen, sondern den digitalen Weg gemeinsam gehen. Empathie und Menschsein sind für mich als Dozent von immenser Bedeutung. Ängste und Sorgen dürfen offen kommuniziert werden, wobei nach Schulungen schnell deutlich wird, dass diese verschwinden und dem Erfolg Raum lassen. Der Abschied von dem Gewohnten ist schwer, aber im Umgang mit dem Papier unvermeidbar.
“Der Abschied von dem Gewohnten ist schwer, aber im Umgang mit dem Papier unvermeidbar.” Wie realisieren Sie dies, Herr Grohmann?
Grohmann: Wir haben für den Umgang mit enaio® eine Art Wiki erstellt und laden Informationen in Form von geschützten PDF-Dateien hoch. Informationen auf dem Papier veralten und können nicht so einfach aktualisiert werden, daher vermeiden wir dieses Medium so gut es geht.
In welchen Bereichen kommen die Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS zum Einsatz, Herr Ruppert? Wie viele Mitarbeitende arbeiten aktuell mit enaio®?
Ruppert: Wir haben 350 enaio® Client-Lizenzen und 400 angelegte Benutzer. Die Abfallwirtschaft, das Ausländeramt, der Bereich Bildung und Teilhabe, die Führerscheinstelle, die späte Belegarchivierung in der Kasse, die Zulassungsstelle, das Medienpool-Tool von OPTIMAL SYSTEMS für die Mediengestaltung, die Personalakte, der Rechnungseingangsworkflow, das Sozialamt, die Wohngeldstelle und die Staatsangehörigkeitsbehörde sind angebundene Fachverfahren.
Aktuell anstehende, laufende oder geplante Anbindungen von Fachverfahren sind das Ratsinformationssystem, die wasserrechtlichen Anlagen, die Betreuungsstelle, der Formularserver, das Waffen- und Jagdrecht, das Gewerberecht und das Gesundheitsamt. In der Schriftgutverwaltung arbeitet der Arbeitsbereich ‘Allgemeiner Service’, die Bildungskoordination, das Umweltamt, die Finanzverwaltung, das Gesundheitsamt. Außerdem haben wir den Zweckverband für Rettungsdienst und Feuerwehralarmierung, die Gleichstellungsbeauftragten und natürlich nicht zu vergessen die IT, die Kreisentwicklung, das Personalamt, den Arbeitsbereich Organisation und den Personalrat angebunden.
Welche Systeme bzw. Software werden an enaio® angebunden, Herr Ruppert?
Ruppert: Unser Digitalisierungsprogramm sieht die Anbindung von knapp 30 Fachverfahren, die wir an das DMS anbinden wollen, vor. Daher erwarten wir eine funktionale Schnittstelle für enaio®. Dies ist eine Softwarevoraussetzung, die wir auch bei Ausschreibungen explizit auflisten.
Was ist Ihre Erfolgsformel? Gewähren Sie uns einen Einblick in Ihre Digitalisierungsstrategie, Herr Grohmann?
Grohmann: Mit unserem Digitalisierungsprogramm haben wir ein Leitbild gestaltet, wie unser Landratsamt aussehen soll. Für uns steht der Mensch im Mittelpunkt, und dies ist der Schlüssel zu unserem Erfolg. Change Management ist unser Schlagwort und nicht zu unterschätzen. Wir wollen alle Vorteile der Digitalisierung für uns nutzbar machen.
Herr Ruppert, wie beschreiben Sie die Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS?
Ruppert: Für uns ist es wichtig, auf Augenhöhe zu kommunizieren und Lösungen im Interesse aller zu finden. Mit OPTIMAL SYSTEMS Hannover haben wir einen Partner gefunden, der dies ermöglicht und Ziele realisiert. So stehen die Kundenwünsche über den Verkaufszahlen im Quartal. Wir werden immer darauf hingewiesen, welches Feature sich auf längere Sicht für uns lohnt und beispielsweise auf ein zukünftiges Release hingewiesen. Das ist eine sehr ehrliche und respektvolle Kommunikation und Vorgehensweise.
Welche weiteren Chancen der Digitalisierung sehen Sie in Zusammenarbeit mit OPTIMAL SYSTEMS, Herr Grohmann?
Grohmann: In fünf Jahren haben wir ein noch stärkeres Standing mit digitalen Lösungen und werden gemeinsam mit OPTIMAL SYSTEMS unsere Ansprüche noch höher setzen. Aus gegenseitigen und zusammenerlebten Erfahrungen werden wir weiterwachsen können. Die Landschaft der Öffentlichen Verwaltung ist bis dahin konsequent digitalisiert und hat sich von veralteten Ressentiments verabschiedet.
Vielen Dank für Ihre Zeit. Wir wünschen Ihnen beiden alles Gute und freuen uns, Sie weiterhin bei Ihrer Digitalisierungsreise zu begleiten.
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