Lösung: Behalten Sie den Überblick über die Aktenlage
Die Bereitstellung von Akten für das Archiv ist eine besondere Herausforderung bei der Nutzung digitaler Akten. Wurden bisher einfach Ordner mit Papierdokumenten zur Bewertung abgeliefert, gestaltet sich dieser Prozess mit digitalen Akten schwieriger. Aufgrund der zahlreichen Fachverfahren existieren viele Schränke mit unterschiedlichsten Ablagestrukturen. Erhält das Archiv Zugriff auf alle Schränke, muss es auch Kenntnis über die fachlichen Strukturen haben.
In Zusammenarbeit mit verschiedenen Archiven und auf Initiative der Stadtarchive Bremerhaven und Braunschweig ist mit enaio® eine funktionsreiche Schnittstelle zwischen Fachbereichen und historischen Archiven entstanden. Bei der Gestaltung dieser Schnittstelle wurden die Anforderungen der Fachbereiche, die Archivgesetze sowie die Erfahrungen von Archivarinnen und Archivaren gleichermaßen berücksichtigt.
Eine Software für alle digitalen Akten verschiedener Fachverfahren.
Feingranulares Filtersystem für höchste Treffergenauigkeiten.
Protokollierung für direkte Nachvollziehbarkeit jeder Transferaktion.
Vom aktuellen Status bis zum zugehörigen Schrank erhält der Anwender alle wesentlichen Informationen zum gewünschten Objekt.
Welche Objekttypen sind der Akte zugewiesen? Die “enthaltenen Objekttypen” geben darüber Auskunft.
Mit im Gepäck: ein PDF-Konverter sowie ein Bewertungstool, mit dem der Anwender stets den aktuellen Archivstatus einsehen kann.
Um in einem Fachschrank eine Akte, die an das Archiv abgegeben werden soll, zu finden, können Filterkriterien hinterlegt werden. Eine Akte kann dabei entweder durch einen Ordner oder über ein Register definiert werden. Der gesamte Inhalt wird als eine zusammengehörige Akte verarbeitet und in den Archivschrank übertragen. Nach der Übertragung wird die Quellakte im Fachschrank entweder gelöscht oder als übertragen markiert.
Je Akte wird ein sogenanntes Übertragungspaket gebildet, über das ein Protokoll geführt wird. So ist jede ausgeführte Aktion auf Akten- und Objektebene später im Protokoll nachvollziehbar. Daneben kann während der Übertragung in den Archivschrank zusätzlich eine Ausleitung erfolgen, mit der ein Paket an ein externes System abgegeben werden kann. Ist die Übertragung fehlgeschlagen, wird die Aktion rückabgewickelt.
Nach Abschluss der laufenden Aktenbearbeitung in den jeweiligen Fachbereichen werden die Daten direkt in der jeweiligen Akte für die Bewertung durch die Archive gesammelt. Neben den Dokumenten und Indexdaten aus den Fachbereichen werden auch die für Archive interessanten Informationen für die Erstsichtung erhoben.
Aktenumfang, Seitenzahlen und Laufzeiten sind dabei nur einige der zusätzlich erfassten Daten. Die gesammelten Informationen können nun durch die Archivare gesichtet und bewertet werden. Das speziell zugeschnittene Rechtesystem stellt im Rahmen des Aussonderungsprozesses sicher, dass die Aktenhoheit bis zur Bewertung durch die Archivare und Ablauf der Aufbewahrungsfrist bei den Fachbereichen verbleibt.
Zusätzlich zu den standardmäßig übergebenen technischen Informationen können Bearbeiter Hinweise bzw. Kommentare zur Akte hinterlassen. Diese Informationen werden auch bei der Bewertung entsprechend hervorgehoben. Die Entscheidung, welche Akten übernommen werden, obliegt weiterhin dem Archivar. Während dieses gesamten Vorgangs verbleibt die Akte in der Verantwortungs- und Zugriffshoheit des Fachbereichs. Die Abgabe der Akten oder die Freigabe zur Löschung durch den Fachbereich erfolgt erst nach Ablauf der jeweils aktuellen Aufbewahrungsfristen.
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