OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfahrungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnittstellen.
Tom Albertin, stellvertretender Leiter des Bürgeramtes, Stadtverwaltung Jena
Lösung: Digitalisierung in Jugendämtern
Schauen Sie sich unseren Webcast zu Digitale Aktenführung im Jugendamt an.
Eine Akte in einem Jugendamt (SGB VIII) kann mitunter eine enorme Größe erreichen. Das Wiederfinden von relevanten Dokumenten wird dadurch zu einer lästigen und zeitintensiven Aufgabe. Schließlich liefern Papierakten keine Möglichkeit zur Volltextsuche mit. Doch ist die Akte dann auch wirklich komplett? Aktenvermerke befinden sich teilweise ausschließlich im Fachverfahren, E-Mails sogar nur im persönlichen Postfach des zuständigen Sachbearbeiters. Eine medienbruchfreie Kommunikation ist auf diese Weise nicht möglich.
Mit enaio® werden alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente, inklusive E-Mails, in der digitalen Akte zusammengefasst. Dadurch erhöht sich nicht nur die Geschwindigkeit der Bearbeitung – sie wirkt sich zudem positiv auf die Effektivität und Auskunftsfähigkeit der Behörde aus.
Alle Daten und Dokumente sind als digitale Akten in kürzester Zeit verfügbar – z. B. dank der Volltextsuche.
Über Workflows landen Aufgaben stets bei den richtigen Sachbearbeitern – und sind transparent abgebildet.
Ein- und ausgehender Schriftverkehr wird in enaio® archiviert: in kürzester Zeit, an der richtigen Stelle.
Beispiel einer digitalen Akte mit Anbindung an das Fachverfahren 14plus der Prosoz Herten GmbH
Datenmaske des Ordners in enaio® mit umfassenden Personenangaben
OPTIMAL SYSTEMS bietet zahlreiche Schnittstellen zu vielen gängigen Fachverfahren. Dazu gehören Prosoz 14plus (Prosoz Herten GmbH), SoPart (GAUSS-LVS mbH) und KDO Jugendwesen (Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg KDO).
Fall- und personenbezogene Daten und Dokumente können aus Prosoz 14plus, SoPart und KDO Jugendwesen in enaio® archiviert werden. Die Mitarbeiter des Jugendamts haben somit die Möglichkeit, ihre Dokumente sowohl in den Fachverfahren als auch in enaio® anzulegen und zu bearbeiten. Da die Anbindung synchron erfolgt, ist ein direkter Abgleich der Systeme sichergestellt. Die Dokumente sind nur einmal physikalisch vorhanden und in beiden Systemen stets aktuell. Dank einer zusätzlichen Anbindung an ein Langzeitarchivspeicher ist eine revisionssichere Dokumentenarchivierung ebenfalls gewährleistet.
Mit diesen Schnittstellen können die Jugendämter effizienter arbeiten. So lassen sich die Aufgaben durch eine parallele und ortsübergreifende Akteneinsicht und -bearbeitung noch schneller erledigen. Durch eine zentrale digitale Ablage erhöht sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Bürgerinnen und Bürger.
kein langes Suchen in der Papierakte
Daten und Dokumente zentral in der Akte vorgehalten
Einbettung von digitalen Signaturen
Parallele Akteneinsicht oder Aktenbearbeitung von mehreren Personen, auch standortübergreifend, möglich
Entlastung der Datenbank durch zentrales Archiv
Abbildung von Prozessen über digitale Workflows möglich
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