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Eine Geschäftsfrau vor einer Glaswand.

OZG und enaio®: mit Dokumenten­manage­ment das Online­zugangs­gesetz richtig umsetzen?

Wir machen das schon.

Schauen Sie sich unseren Webcast zum OZG an.

OZG-Webcast anfordern

Die Uhr tickt: Das Onlinezugangsgesetz (OZG) ist bereits 2017 in Kraft getreten. Es stellt den Gedanken des digitalen Dialoges zwischen Bürger:innen und Unternehmen mit der Öffentlichen Verwaltung in den Fokus der bundesweiten Digitalisierungsstrategie. Eine Herausforderung für Bund, Länder und Kommunen, da diese eine Vielzahl an Verwaltungsleistungen über Verwaltungsportale bis Ende 2022 elektronisch anbinden müssen. 575 Vorgänge sind für diese erste Phase des OZG-Umsetzungskatalogs definiert. Was die OZG-Leistungen im Detail sind, wie Sie deren Umsetzung in Ihrer Behörde am besten realisieren und welche Best Practice Sie dabei beachten können, hat der Gesetzgeber umfassend dokumentiert, u. a. in der Übersicht “OZG-Leitfaden” und auf der OZG-Informationsplattform des Bundesministeriums des Inneren und für Heimat.

enaio® – Die OZG-konforme Backend-Lösung

Der Wunsch nach dem digitalen Dialog von Bürger:innen, Unternehmen und der Öffentlichen Verwaltung kann nur wahr werden, wenn die Abläufe schneller, effizienter und digital gestaltet werden. Beide Seiten müssen dem Prozess vertrauen können.

Dazu ein Beispiel: Ein:e Bürger:in stellt einen Antrag über das Internet; dieser erreicht Ihren OZG-Server. Was nun? Die Sachbearbeiter:innen würden diesen klassischerweise nun ausdrucken und analog weiterbearbeiten. Der digitale Weg geht heute anders: Mit enaio® findet der Antrag seinen Weg in die relevante elektronische Akte und die weitere Bearbeitung kann digital erfolgen – per Mausklick, nicht per Hauspost. Der besondere Clou: Nach jeder Bearbeitung werden die Bürger:innen über den Status ihres Vorgangs digital informiert. Prozesse werden so nicht nur schneller, sondern auch transparenter.

OZG, OZG-Booster und OZG 2.0 mit enaio® verwirklichen

OZG-Logo

Das Onlinezugangsgesetz soll die Interaktion zwischen Bürger:innen und Öffentlichen Verwaltungen effizient gestalten. Effizient bedeutet: Anträge und Amtsgänge sollen ohne große Hürden elektronisch getätigt, bearbeitet, dokumentiert und abgeschlossen werden können.

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® ist für dieses Vorhaben essenziell, da hiermit die Anbindung von relevanten Serviceportalen gelingt:

  • Erstellte Formulare oder hochgeladene Dateien werden in enaio® als verwaltungsinternes DMS übertragen.
  • Diese werden über interne Workflows durch die relevanten Abteilungen gelenkt.
  • Die medienbruchfreie Arbeit ist so gewährleistet, da die Mitarbeitenden Ihrer Verwaltung direkt aus dem DMS mit den Antragstellenden kommunizieren können.

Ganzheitliche Digitalisierung für mehr Bürger:innennähe

Die bereits am Markt existierenden OZG-Portale wie etwa OpenR@thaus, Civento, ThAVEL, brain-GeoCMS®, BayernPortal, Kommunalportal.NRW oder Rathausdirekt bilden die Brücke in der Kommunikation zwischen Bürger:innen, Unternehmen und den angeschlossenen Verwaltungen. Mittels dieser Frontend-Lösungen treten Anwender:innen in Kontakt mit Ihnen, stellen Anträge und laden Anhänge hoch.

Um diesen Input aber vollständig in Ihre digitale Aktenführung zu integrieren, benötigen Sie ein leistungsstarkes und anpassbares DMS als Backend. Das DMS enaio® vervollständigt so eine ganzheitliche und interaktive Digitalisierung zugunsten aller Beteiligten: Abläufe werden beschleunigt, Personalressourcen geschont und alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert. Das DMS vervollständigt Ihr OZG-Portal zu einer ganzheitlichen Lösung. Und wir erklären Ihnen gerne im Detail, welche Möglichkeiten sich dadurch mit Ihrer OZG-Software eröffnen.

Den OZG-Umsetzungs­ka­ta­log mit enaio® vervollständigen

  • direkte Bürger:innenkommunikation aus einem System
  • medienbruchfreie, OZG-konforme, vollständige und vorgangsbezogene Aktenführung
  • zentrale Verwaltung von Informationen und Zuordnung von Antragsunterlagen
  • smarte Anbindung von Fachverfahren und Serviceportalen wie OpenR@thaus, Civento, ThAVEL, brain-GeoCMS®, BayernPortal, Kommunalportal.NRW, Rathausdirekt und vielen weiteren
Ein Diagramm, das die Phasen der OZG-Herstellung veranschaulicht.
Ein Mann im Anzug sitzt an einem Tisch im Freien und benutzt einen Laptop

OZG richtig umsetzen?
Wir machen das schon!

Melden Sie sich für weitere Webcast-Video-Inhalte (u. a. die Anbindung einer DMS-Lösung am Beispiel von OpenR@thaus) in unserer Mediathek für Macher an.

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Intelligente Schnittstellen­kompa­tibilität dank enaio®

Das Onlinezugangsgesetz stellt Weichen für eine moderne, zeitgemäße und serviceorientierte Öffentliche Verwaltung. Diese Chance sollten Sie nicht verstreichen lassen. OPTIMAL SYSTEMS Hannover kann Ihnen mit enaio® die digitalen Mehrwerte bieten, die das Maximum für Ihre Verwaltung und Ihre Bürger:innen herausholen:

Die smarte Anbindung von Fachverfahren erleichtert die tägliche Arbeit mit elektronischen Akten und beschleunigt Arbeitsabläufe.

Dazu können gängige Serviceportale vollständig und medienbruchfrei über standardisierte Schnittstellen mit enaio® verknüpft werden.

Währenddessen können alle Informationen, Dokumente und Dateien zentral verwaltet werden und sind jederzeit verfügbar – bedarfsgerecht und ohne Vorlauf.

Ein Diagramm, das die Schnittstellen von enaio veranschaulicht
Der Frontend- und Backend-Gedanke: Das Serviceportal übernimmt Ihren Leistungskatalog gegenüber Kund:innen, Dienstleistern und anderen Verbundsmitgliedern. Das DMS fungiert als rechtskonformes Ablage- und Archivsystem im Hintergrund mit tiefer Integration in Ihre Fachanwendungen.

Weiterführende Quellen

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Wir besprechen mit Ihnen gerne Ihren aktuellen Stand und beraten Sie zu allen weiteren Möglichkeiten!