Die richtigen Tools ver­wenden: Object Sto­rage, File Storage und in­telli­gentes Content Manage­ment

File und Object Storage sind diese trügerisch einfachen Aufgaben in einem Softwareprojekt – zunächst scheint es unkompliziert zu sein (“speichere es einfach in der Datenbank” oder “verwende einfach S3”). Doch dann häufen sich die konkreten Anforderungen: Berechtigungen, Tren­nung von Client-Daten, Suche, Auditing, Aufbewahrung und mehr. Wie hoch sind die Kosten für die Skalierung Ihrer Lösung auf die Produktionsmenge an Benutzern und Dokumenten? Wie kommt das System mit Zehntausenden oder gar Millionen von Dokumenten zurecht?

Object-Storage-APIs helfen, aber sie bringen auch andere Herausforderungen mit sich. Einige APIs sind unflexibel und schränken Ihre Möglichkeiten ein, Ihre eigene Logik zu integrieren. Andere APIs erfordern, dass Sie Ihre Daten in der Cloud speichern, was Sie vielleicht nicht tun wollen (oder können).

yuuvis® Momentum ist ein Dokumenten-Repository, das erweiterte Funktionen für den Aufbau von Content- und Informationsmanagement-Lösungen bietet und alle Belange der Dateispeicherung eines Dokumentenmanagement-Systems und mehr abdeckt. Dieser moderne, Cloud-native Technologie-Stack unterstützt Public Cloud, Private Cloud (einschließlich On-Premises Deployment) und Hybrid Cloud, so dass Sie überall den gleichen Stack verwenden, Ihre Lösung flexibel zu Ihren eigenen Bedingungen einsetzen und kosteneffizient auf die intensivsten Workloads skalieren können.

Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was Object Storage nützlich macht und warum die Wahl von yuuvis® Momentum einen zusätzlichen Wert gegenüber einem einfachen Objektspeicherdienst wie Amazon S3 darstellt.

Warum Object Storage verwenden?

Zunächst etwas Hintergrundwissen: Was verbirgt sich hinter Object Storage? Nehmen wir als einfaches Beispiel ein Foto, das auf Ihrer Festplatte gespeichert ist. Anstatt eine Datei als einen Datensatz an einem bestimmten Ort zu speichern – C:UsersJohnDesktopIMG_0712.JPG – verknüpft das Object Storage jede Datei mit einer eindeutigen ID zum Abruf. Dem System steht dann frei, diese Daten zu speichern, wie und wo immer es das für richtig hält.

Zum Beispiel könnte es die Dateien auf mehrere Festplatten verteilen, so dass das System wachsen kann (weitere Hardware kann fast nahtlos hinzugefügt werden, da der Zugriff auf die Datei über die ID und nicht über den Speicherort erfolgt). Daten könnten an mehreren Orten gespeichert werden, um mehr Fehlertoleranz (und schnelleren Zugriff auf der ganzen Welt) zu ermöglichen. Daten, auf die lange Zeit nicht zugegriffen wird, können transparent auf billigere, langsamere Speicher verschoben werden.

Object Storages ermöglichen es Cloud-Anbietern, Dienste anzubieten, die kostengünstig und hoch skalierbar sind. Außerdem besteht das oben erwähnte Foto aus Daten und Metadaten. Die Daten sind das eigentliche Bild selbst, aber es gibt noch andere Informationen: wann es aufgenommen wurde, das Kameramodell, Foto-Tags und andere ähnliche Informationen über das Bild. Das sind die Metadaten.

Beim Object Storage werden Dateien als Objekte gespeichert und behandelt, wobei die Metadaten zusammen mit den eigentlichen Daten eine Komponente erster Klasse des Objekts sind. Wichtig ist, dass man beim Object Storage auf die Metadaten zugreifen kann, ohne die gesamte Datei herunterladen zu müssen. Es kann auch jede unterschiedliche Datenrevision beibehalten (z. B. wenn das Foto beschnitten oder verbessert wird).

Object Storages sind besonders geeignet für große Datenmengen, die sich wenig ändern. Hier gibt es mehr Anwendungsfälle umfassen, als man zunächst annehmen würde. Stellen Sie sich ein Dokument vor, das genehmigt und veröffentlicht werden muss. Nachdem das Dokument in das System hochgeladen wurde, würde das Genehmigen und Veröffentlichen des Dokuments den Inhalt des Dokuments selbst nicht ändern. Ob es genehmigt und veröffentlicht wird, würde wahrscheinlich nur die Metadaten ändern.

Tatsächlich kann es sogar eine Anforderung sein, dass sich das Dokument nicht ändert. Wenn Sie anfangen, Anforderungen wie Versionierung und Aufbewahrung hinzuzufügen, wird dieses Verhalten des Object Storages wertvoll. Selbst wenn das Dokument überarbeitet wird, können Sie seine verschiedenen Versionen über die Zeit hinweg aufbewahren. Wenn die Aufbewahrungsrichtlinie vorschreibt, dass die Dokumentdaten selbst unverändert bleiben müssen, können Sie dennoch den Status, die Verwendung oder andere geschäftsrelevante Informationen in den Metadaten des Dokuments erfassen und aktualisieren.

Jenseits von Ob­ject Storage, jenseits von S3

Sie kennen vielleicht Amazons S3-Produkt als ein gängiges Beispiel für Objektspeicher. Warum nicht einfach das verwenden? S3 ist ein nützliches Cloud-Speicherangebot mit einigen der zuvor beschriebenen Funktionen. Es ist sehr kostengünstig und lässt sich leicht auf enorme Datenmengen skalieren. Neben anderen Vorteilen ermöglicht es die Replizierung von Dateien über mehrere Verfügbarkeitszonen, um Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten. Und es verfügt über integriertes Storage Tiering (Archivierung alter Objekte auf billigerem Speicher).

Nichtsdestotrotz ist S3 im Kern immer noch nur ein Ort zum Speichern von Daten. Wenn Sie diese Dateien effektiv abfragen und durchsuchen oder Logik auf Dateien anwenden wollen, müssen Sie das separat implementieren. Im Gegensatz dazu hat yuuvis® Momentum ein ausgeklügeltes Metadaten- und Typensystem und kann weit mehr als nur Daten speichern. Stellen Sie sich vor, Sie haben zum Beispiel eine Rechnung. Die Rechnung selbst ist nur ein Dokument. Aber es könnte sein, dass sie eine Freigabe des Finanzteams benötigt. Und Sie würden nachverfolgen wollen, ob sie bezahlt wurde oder nicht. Diese Information könnte nahtlos neben der Rechnung selbst (als Metadaten) gespeichert werden.

Damit Sie dies nicht selbst entwickeln müssen, bietet yuuvis® Momentum die Voraussetzungen, um ein solches System zu integrieren. Es könnte die Rechnung als einen Objekttypen erster Klasse behandeln, zusammen mit den Tracking-Informationen. Es bietet sogar eine Workflow-Integration mit Flowable, um ein Business Process Management zu implementieren.

Stellen Sie sich vor, Sie haben nicht nur eine Rechnung, sondern Tausende. Die erweiterten Abfragemöglichkeiten in yuuvis® Momentum ermöglichen zum Beispiel die einfache Suche nach allen Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden. Oder allen Rechnungen, die von einem bestimmten Mitarbeiter genehmigt wurden. Ein integrierter Volltext-Extraktions- und Abfrageservice ermöglicht es Ihnen außerdem, den gesamten Inhalt jedes Dokuments zu durchsuchen.

Ein zusätzliches Merkmal von yuuvis® Momentum ist, dass all dies mandantenfähig ist: Mit anderen Worten, Sie können sicherstellen, dass alle Daten für jeden einzelnen Kunden (oder jede Abteilung) getrennt gehalten werden, während Sie dennoch die gleichen Objektdefinitionen und Logiken (Schema) einsetzen. Gleichzeitig können mehrere Anwendungen (Schemata) auf der gleichen Instanz laufen (eine einzelne Instanz kann bis zu 10⁹ Objekte skalieren). Schemas können auch mandantenspezifisch sein.