So entwickeln Sie effizient eine An­wen­dung zur Ver­wal­tung von Ver­si­che­rungs­do­ku­men­ten

Dokumente sind allgegenwärtig – selbst die kleinsten Unternehmen können sich ihnen nicht entziehen. Jede Rechnung, jeder Vertrag, jeder Versicherungsantrag, jedes Betriebshandbuch – die Liste lässt sich endlos fortsetzen – muss irgendwann gespeichert und abgerufen werden. All dies zu verwalten, kann viel Zeit und Geld verschlingen.

Moderne Cloud-Anbieter bieten nahezu unbegrenzten Speicherplatz zu geringen Kosten. Das Speichern von Dokumenten ist jedoch der einfache Teil. Eine größere Herausforderung ist es, sicherzustellen, dass sie im Hinblick auf die Einhaltung von Vorschriften und rechtlichen Aspekten organisiert, durchsuchbar und sicher aufbewahrt werden. Dies ist eine Aufgabe für ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

yuuvis® Momentum bietet eine solide Grundlage für die Entwicklung und den Ausbau eines individuellen DMS für Ihr Unternehmen. In diesem Artikel werden wir uns mit der Herausforderung der Verwaltung von Versicherungsdokumenten beschäftigen und zeigen, wie einfach es ist, mit yuuvis® Momentum und etwas JSON ein benutzerdefiniertes, voll funktionsfähiges DMS zu erstellen.

Die Situation: Dokumenten­management

In den meisten Unternehmen haben sich im Laufe der Jahre Dokumente in verschiedenen Anwendungen und Formaten angesammelt. Der Umgang mit vielen Inhaltstypen und die Suche nach diesen Dokumenten ist zeitaufwändig.

Noch komplizierter wird es, wenn es um große Datenmengen und Unternehmensumgebungen mit gesetzlichen Anforderungen an Aufbewahrung, Prüfung, Versionierung und Sicherheit geht. Wenn Sie gesetzlich verpflichtet sind, Dokumente drei Jahre, fünf Jahre, sieben Jahre oder sogar dauerhaft aufzubewahren, kommt es zu einer wahren Flut von Dokumenten.

Die Dinge werden noch ineffizienter, weil die Benutzer viele dieser Inhalte suchen und abrufen müssen, und all diese “einmaligen” Anfragen nach einem Dokument, das vor Jahren erstellt wurde, summieren sich.

Sicherheit und Datenverluste sind ein weiteres großes Thema, das Planung erfordert. Verlorene oder geleakte Dokumente können vor allem für Versicherungsunternehmen ein finanzielles und rufschädigendes Desaster bedeuten. Daher benötigen sie eine Lösung, die Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Redundanz bietet, so dass die Dokumente sicher und dennoch bei Bedarf verfügbar sind.

Möglicherweise muss Ihr Verwaltungssystem mit Diensten von Drittanbietern, benutzerdefinierten Microservices oder einem bestehenden Frontend integriert werden, was die Situation weiter verkompliziert.

Wie können Sie all dies in den Griff bekommen? Sehen wir uns zwei Ansätze an.

Dokumenten­management auf die harte Tour

Schauen wir uns an, was nötig ist, um ein maßgeschneidertes DMS für Versicherungsunternehmen von Grund auf zu entwickeln. Die Anforderungen sind wie folgt:

• Speicherung: Alle Cloud-Anbieter bieten eine generische Dokumentenspeicherung an. Amazons S3 API hat sich als De-facto-Standard in der IT-Branche etabliert. Weitere Alternativen sind Microsofts Azure Blob Storage oder Googles Cloud Storage. Um den von uns gewählten Speicher zu nutzen, müssen wir eine intelligente Dokumentenverarbeitungsschicht auf die Backends aufsetzen. Für zusätzliche Ausfallsicherheit und Disaster Recovery können wir eine Hybrid-Cloud-Konfiguration wählen.
• Suche: Wir benötigen Suchfunktionen, um etwa unbezahlte Rechnungen zu finden, abgelehnte Forderungen zu verfolgen oder anhängige Anträge weiterzuverfolgen. Wir müssen auch Querverweise zwischen verschiedenen Berichten nach Namen und Adressen herstellen. Wenn uns genügend Entwicklungsressourcen zur Verfügung stehen, können wir eine benutzerdefinierte Suchmaschine erstellen, andernfalls können wir eine Volltextsuchmaschine wie Elasticsearch in unsere Anwendung integrieren.
• Sicherheit: Für die Authentifizierung sollten wir einen rollenbasierten Sicherheitsservice wie AWS Cognito integrieren oder einen eigenen schreiben, um sicherzustellen, dass jeder Bearbeiter nur auf relevante Dokumente zugreifen kann.

Wir haben noch nicht einmal damit begonnen, Funktionen wie Analysen, Berichte, Audit-Protokolle und Compliance zu berücksichtigen, einschließlich der Aufbewahrung von Dokumenten bis zu einem bestimmten Zeitpunkt, was noch mehr Entwicklungsaufwand und Toolintegration erfordert. Wie Sie sehen, haben wir bereits alle Hände voll zu tun!

Dokumenten­management mit yuuvis® Momentum

Alles von Grund auf neu zu machen, könnte mehr Entwicklungszeit in Anspruch nehmen, als Sie erübrigen können. Lassen Sie uns stattdessen sehen, wie wir yuuvis® Momentum nutzen können, um das neue Projekt zu starten.