29. Juli 2024
Jana Blankenhagen
Chief Human Resources Managerin
"Verglichen mit der Fähigkeit, die Arbeit eines einzelnen Tages sinnvoll zu gestalten, ist alles andere im Leben ein Kinderspiel." Johann Wolfgang von Goethe hat das vor über 150 Jahren klar erkannt, und heute gilt das mehr denn je.
Wir leben in der sogenannten VUKA-Welt: Vieles um uns herum ist oder scheint volatil und unsicher zu sein. Die Komplexität und Ambiguität der Dinge in unserem Leben steigen.
Im Arbeitskontext spitzt sich alles oft zu, und dabei ist es schon fast egal, in welcher Branche oder welchem Berufszweig man arbeitet: Personalmanagement, Finanzabteilung, Auftragsbearbeitung, Rechnungswesen, Logistik und andere – alle Fachabteilungen sind betroffen. Mit Blick auf das Ressourcenmanagement liegt eine Ursache darin, dass laut Statistiken der Bundesagentur für Arbeit die Teilzeitquote in der Gesamtwirtschaft 2023 ein Rekordhoch erreicht hat und dieses Niveau langfristig halten wird, wenn sie nicht sogar noch weiter steigt. Das bedeutet, dass die Arbeit in Unternehmen meist auf mehr Menschen verteilt werden muss als dies noch vor einigen Jahren der Fall war. Gleichzeitig erwarten Mitarbeitende, dass Unternehmen sich neben ihren Produkten und Dienstleistungen mehr mit den Menschen im Unternehmen beschäftigen. Auch hier kommt es zu einem Zuwachs bei der Komplexität und der Anzahl der Aufgaben. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass die Häufigkeit und Geschwindigkeit der Kommunikation dank technologischer Hilfsmittel ebenso zunehmen. E-Mails, Anrufe, Chats und Videokonferenzen sowie (wieder mehr) Präsenz im Büro für den persönlichen Austausch – alles geschieht parallel. Das führt schnell zu Unordnung oder Chaos im "daily business".
Somit stellen sich Fragen: Wie kann smarte Software einem Unternehmen helfen? Und wie kann diese richtig eingesetzt werden, damit alle Beschäftigten eine sinnvolle Unterstützung bei der Bewältigung ihrer alltäglich anfallenden Aufgaben erhalten?
Die Antwort bieten Dokumentenmanagementsysteme. Diese bieten Funktionen für die Strukturierung, Organisation und Bereitstellung elektronischer Dokumente. Längst reichen diese Systeme weit über die reine Archivierung hinaus. Denn es sind nicht nur schlichte digitale Akten, in denen Dokumente lediglich auf Servern oder in der Cloud so gespeichert werden, dass sie auffindbar sind und deren rechtskonforme Speicherung oder Löschung ermöglicht wird. Wenn Unternehmen alle ihre Dokumente und Informationen digitalisieren, lässt sich auch die Arbeit viel sinnvoller organisieren. Und das ist auch dann der Fall, wenn beispielsweise der Einsatz von Künstlicher Intelligenz aufgrund von IT-Sicherheitsrichtlinien und Datenschutzbestimmungen im Unternehmen (noch) zu unsicher und damit nicht zulässig ist.
Fast jede Anfrage oder Aufgabe hat einen Zeitpunkt, an dem sie erledigt sein muss. Viele Menschen arbeiten mit To-do-Listen als Arbeitshilfen. Aber auch diese müssen im Auge behalten und ständig aktualisiert werden. Außerdem wird oft nur die Aufgabenstellung beschrieben, aber es fehlen die dazugehörigen Informationen und Dokumente. Sie müssen zuerst herausgepickt werden, was Zeit kostet und zu Hektik und Stress führen kann.
Um das Chaos zu minimieren, helfen die Follow-ups bzw. Wiedervorlagen. So können in einem DMS wie enaio® oder yuuvis® Dokumente, E-Mails oder andere Informationen direkt im entsprechenden Geschäftskontext abgelegt werden. Wenn hier noch Arbeit zu erledigen ist, erstellt man mit wenigen Klicks eine Wiedervorlage, in der eingetragen wird, wann, von wem und wie diese erledigt werden muss. Wie viele Personen daran beteiligt sind, spielt dabei keine Rolle. Die DMS-Lösung stellt die entsprechenden Objekte und Inhalte automatisch zum richtigen Zeitpunkt aktiv zur Verfügung und benachrichtigt alle, die etwas damit zu tun haben. Dank Erinnerungsfunktion, Fertigstellungsbestätigung und Vertretungsregelungen wird nichts doppelt bearbeitet oder vergessen. Die Wiedervorlagen ordnen die Arbeiten eines einzelnen Tages also sinnvoll nach dem zeitlichen Bedarf und darüber hinaus.
Oft werden Aufgaben von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet. Die vollständige Integration von Microsoft 365 oder Google Workspace in das DMS stellt sicher, dass alle Personen gleichzeitig an den Dokumenten arbeiten können. Doch wie erfährt man, wie der aktuelle Bearbeitungsstand ist und ob überhaupt jemand schon mit der Bearbeitung begonnen hat?
Hierfür stehen im DMS weitere Features wie "Abonnements" zur Verfügung. Diese kommen ins Spiel, wenn mehrere Personen an Inhalten, wie z. B. einem neuen Vertrag oder einer Kalkulation, arbeiten und diese zeitnah zur Kenntnis genommen werden sollen, sobald daran etwas verändert wurde. So kann man die entsprechenden Dokumente oder Objekte abonnieren und sich benachrichtigen lassen, wenn Metadaten und/oder Inhalte geändert wurden. Bei jeder Bearbeitung des Datensatzes oder Dokumenteninhalts legt das System automatisch eine neue Version in der Objekthistorie an, die immer mit einem Zeit- und Bearbeitungsstempel versehen ist. Hat man diese Inhalte abonniert, werden sie vom DMS aktiv in Erinnerung gerufen, und man verpasst nichts. Die Abonnements ordnen damit die Arbeit eines einzelnen Tages sinnvoll nach der inhaltlichen und zeitlichen Relevanz.
Doch woher weiß man, dass die Arbeit wirklich erledigt ist und final abgehakt werden kann?
Auch das ist leicht! Das bearbeitete Dokument oder Datenobjekt wird im System auf "finalisiert" gesetzt, und damit ist die Bearbeitung abgeschlossen. So können weder Metadaten noch Inhalte verändert werden, und zugleich ist sichergestellt, dass alle im Unternehmen immer auf die letzte bzw. neueste Version zugreifen.
Aller guten Dinge sind drei. Das gilt auch bei drei der wichtigsten DMS-Funktionen: Wiedervorlagen, Abonnements und Finalisierung. Deshalb ist es für jedes Unternehmen mit einem digitalen Dokumentenmanagement wie enaio® oder yuuvis® ein Kinderspiel, die Arbeit eines einzelnen Tages sinnvoll zu ordnen.
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