Digitale Akte

Digitale Akten - Papierlos Arbeiten

Die Geschäftswelt befindet sich im Umbruch. Immer noch stößt die umfassende Digitalisierung von Geschäftsprozessen in vielen Bereichen auf Barrieren bzw. Ablehnung. Geschäftsvorgänge werden – egal ob in Papierform oder digital - in Akten abgelegt. Und obwohl die Struktur der Akten in jedem Unternehmen anders ist und auch stark von Abteilung zu Abteilung variiert, kann man eins mit Bestimmtheit sagen: Digitale Akten bieten sehr viele Vorteile, die u. a. dafür sorgen, dass vieles in der Datenverarbeitung einfacher und schneller ablaufen kann. Ressourcen werden frei und können an anderer Stelle nutzbringend eingesetzt werden. Unternehmen werden effizienter im Umgang mit ihren Informationen.

Aktenstruktur individuell für jeden Aktentyp

Dabei kann die Aktenstruktur individuell für jeden Aktentyp eingerichtet werden. Durch digitale Akten werden nicht nur die unterschiedlichsten Informationsarten im Kontext verwaltet, sondern die Geschäftsprozesse werden durch die zahlreichen OS|ECM-Funktionen, wie z. B. Fristenmanagement, Vertragsmanagement, Workflows, Wiedervorlage oder Abonnement unterstützt.

Vorteile von Digitalen Akten

  • Schnellere Recherche als in Papierakten sowie Platzeinsparung
  • Bessere Zugriffsmöglichkeiten/Verfügbarkeiten (gleichzeitig, standortübergreifend)
  • Mehrere, differenzierte Ablagestrukturen; Mehrfachnutzung (z. B. in einer Kunden-/Auftrags-/Statistikakte gleichzeitig)
  • Flexiblere Strukturen
  • Neue Arbeitsweisen möglich: Verknüpfungen/Quellverweise, Mappen/Sammlungen, Fristen-/Risikomanagement, verschiedene Medien (Text, Audio, Video)
  • Keine doppelte Datenhaltung
  • Automatische Zuordnung von Dokumenten (nur digital möglich)
  • Keine Transportwege
  • Einfachere Vervielfältigung
  • Bessere Datensicherheit (mehrere Kopien, sicheres Rechtesystem, Records Management, revisionssichere Archivierung)
  • Sichere/genauere Nachvollziehbarkeit (Compliance)

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