Ein System für den ganzen Planeten –
und was es brauchte, um es zu bauen

Ein Dokument, gescannt in Osaka. Drei Sekunden später, in Berlin und San Francisco: indexiert, durchsuchbar, mit den richtigen Berechtigungen – in einem vollwertigen Dokumentenmanagementsystem. Was wie eine technische Selbstverständlichkeit klingt, wurde in nur einem Jahr zur Marktreife gebracht und seither auf drei Kontinenten weiterentwickelt. Die Art der Zusammenarbeit, die dafür nötig war, hat alle Beteiligten verändert.

„KCIM ist ein Planet Wide System", sagt Dr. Nikola Milanovic, CTO bei OPTIMAL SYSTEMS. „Eine Software, die den gesamten Planeten umspannt und von jedem Kontinent aus binnen Sekunden nutzbar ist." Doch um zu verstehen, was dieses System besonders macht, muss man über die Technologie hinausblicken. Man muss den Weg betrachten, der dorthin geführt hat.

Das Ziel: Software, die zusammen mit Hardware verkauft werden kann

Der traditionelle Druckermarkt schrumpft seit Jahren. Kyocera suchte nach einem Weg, seine Hardware durch Software aufzuwerten – und damit gleichzeitig ein neues Geschäftsfeld zu erschließen. Die Idee: eine Plattform, die direkt über den bestehenden Vertriebskanal verkauft werden kann, gemeinsam mit Scannern, Druckern und Multifunktionsgeräten.

Das Ziel war ambitioniert: eine Lösung, die sich in Minuten statt in Wochen bereitstellen lässt. Die mit jedem neuen Mandanten skaliert, ohne dass jemand einen Server anfassen muss. Und die so robust ist, dass sie weltweit funktioniert – rund um die Uhr, auf jedem Kontinent.

Die Wahl fiel auf yuuvis® Momentum als technologisches Fundament. Cloud-native, mandantenfähig, global skalierbar. Was fehlte: jemand, der dieses System baut. Und jemand, der bleibt.

Der Anfang: Zwei Entwickler und sechs Monate

„Das ist mein Baby", sagt Peter Krajnik, heute Principal Software Engineer bei KYOCERA Document Solutions Development America (KDDA). Er war einer von zwei Entwicklern, die das Projekt bei OPTIMAL SYSTEMS in Berlin starteten. Das Grundgerüst existierte bereits – dreißig Jahre Erfahrung im Dokumentenmanagement, gebündelt in wiederverwendbaren Komponenten. „Wie ein Puzzle, bei dem alles zusammenpasste."

Das erste MVP stand nach sechs Monaten. Dann kamen die ersten Kunden. Dann kamen die Wünsche. Und dann wurde klar: Dieses Projekt würde nicht in Berlin bleiben können.

Zusammenarbeit über Kontinente hinweg

OPTIMAL SYSTEMS in Berlin entwickelte die technologische Basis auf yuuvis® Momentum. KDDA, Kyoceras Tochtergesellschaft in San Francisco, sollte das Produkt langfristig weiterentwickeln und betreiben. Und KYOCERA Document Solutions in Minato Mirai (Großraum Tokio) übernahm Produktmanagement, Testing und Releases.

Zwei Jahre lang betreute Krajnik das System von Berlin aus, oft als einziger Ansprechpartner für das Team in San Francisco. Dann flog er hin, um das Team vor Ort zu schulen – nicht um das Projekt zu übergeben, sondern um es gemeinsam fortzuführen. „Ich habe ihnen gezeigt, wie man es nutzt, wie man es erweitert, wie man damit arbeitet."

Ein Jahr später zog Krajnik selbst nach San Francisco und übernahm das Projekt erneut. Sechs Jahre nach dem Start ist er immer noch dabei. „Ich habe das Projekt nie wirklich verlassen. Ich war immer irgendwie Teil davon."

Drei Zeitzonen, eine Stunde am Tag

Teams in Berlin, San Francisco und Osaka arbeiteten gemeinsam am System. Es gab genau eine Stunde am Tag, in der alle gleichzeitig verfügbar waren.

Da sitzt immer jemand um drei Uhr morgens im Meeting – aber genau das macht dieses Projekt besonders.
– Dr. Nikola Milanovic

„Da sitzt immer jemand um drei Uhr morgens im Meeting", erinnert sich Milanovic. „Aber genau das macht dieses Projekt besonders."

Kulturelle Unterschiede prägten die Arbeitsweise. In Deutschland zählte Effizienz: schnelle Entscheidungen, schnelle Ergebnisse. In San Francisco zählte Produktivität: Tickets abarbeiten, vorankommen. In Japan zählte Perfektion: jede Funktion getestet, jedes Detail dokumentiert bevor ein Release möglich war.

„Sie testen jeden Edge Case", sagt Krajnik. „Absolute Grenzfälle. Alles muss perfekt sein." Das verlangsamte vieles. Aber es stellte auch ein Qualitätsniveau sicher, das globalen Enterprise-Ansprüchen standhält.

„Diese Projekte lassen uns als Organisation wachsen", sagt Milanovic. „Fachlich und persönlich."

Was in beide Richtungen fließt

Mit wachsenden Kundenanforderungen wuchs auch die Komplexität. Verschachtelte Ordnerstrukturen, zehn Ebenen tief. Berechtigungen für einzelne Ordner, die sich gegenseitig überschreiben. Dateien bis zu einem Gigabyte, die innerhalb von Sekunden durchsuchbar sein müssen.

Was wir entwickeln, können wir an andere Projekte zurückgeben. Das macht die Zusammenarbeit so wertvoll.
– Peter Krajnik

„Technisch konnten wir immer alles bauen", sagt Krajnik. „Die Frage war nur, wie aufwendig es wird."

Ordnerberechtigungen – die Möglichkeit, Zugriffsrechte auf Ordnerebene zu vergeben – waren eine solche Anforderung. Sechs Monate Entwicklungszeit, in enger Abstimmung mit OPTIMAL SYSTEMS. Heute ist diese Funktion Teil von yuuvis® Momentum und für alle Kunden verfügbar.

„Was wir entwickeln, können wir an andere Projekte zurückgeben", erklärt Krajnik. „Das macht die Zusammenarbeit so wertvoll."

Es ist keine Einbahnstraße. Komponenten fließen in beide Richtungen – vom Projekt zur Plattform, von der Plattform zum Projekt. PDF-Viewer, Schwärzungsfunktionen, Backend-Optimierungen. Jede Verbesserung stärkt das Ganze.

Die Magie hinter dem Tastendruck

Heute läuft KCIM in drei Google-Rechenzentren – Japan, Europa, Nordamerika. Die Instanzen werden automatisch synchronisiert. Zehntausende Mandanten auf einer Plattform. Neue Kunden werden in Minuten eingerichtet. Updates erreichen alle gleichzeitig.

Es ist ein globales Netzwerk aus Geräten und Datenflüssen.
– Dr. Nikola Milanovic

„Wenn man den Knopf drückt, passiert die Magie", sagt Milanovic. „Man scannt ein Dokument und innerhalb von Sekunden ist es in der Cloud, durchsuchbar und bereit zur Verarbeitung." Für ihn ist KCIM mehr als eine Softwarelösung: „Es ist ein globales Netzwerk aus Geräten und Datenflüssen."

Diese Architektur ermöglicht auch Geschäftsmodelle, die vorher undenkbar waren. Mit der Integration von Zuora Subscription Management konnte Kyocera erstmals ein Freemium-Modell anbieten: Kunden testen die Software kostenlos und wechseln bei Bedarf nahtlos in ein kostenpflichtiges Abo. „Dieses Modell wäre ohne yuuvis® Momentum gar nicht möglich gewesen", sagt Milanovic. „Der Kunde sagt: Ich hätte gern eine Testversion – ein Klick, und während wir noch sprechen, ist das System bereits eingerichtet."

Was bleibt

Was bleibt, wenn man ein System sechs Jahre lang begleitet hat, vom ersten MVP bis zur globalen Plattform? Für Krajnik ist es eine einfache Frage: Wozu ist das alles gut? „Unser Ziel ist es, Software zu entwickeln, die Nutzer sofort verstehen, schnell schätzen lernen und täglich darauf vertrauen können. Vom ersten Moment der Nutzung an sollen sie spürbare Effizienzgewinne erleben, die Zeit für wichtigere Aufgaben und Prioritäten freisetzen."

Für Milanovic bleibt noch etwas anderes: der Beweis, dass ambitionierte Technologie nicht in Isolation entsteht. Sie entsteht, wenn Teams bereit sind, über Grenzen hinweg zusammenzuarbeiten – über Zeitzonen, über Kulturen und über viele Jahre hinweg.