Wie aus einer Sackgasse ein Sprungbrett wurde

Zwanzig Jahre lang war CaseM das System für finnische Behörden. Aktenführung, Archivierung, Zusammenarbeit – alles unter einem Dach. Dann wurde das Erfolgsmodell zur Falle.

„Neue Kunden zu gewinnen, war extrem schwierig geworden", sagt Tanja Ora, Projektleiterin und Leiterin Case and Content Management bei Fujitsu Finland. Die Plattform – aufgebaut auf teuren Drittanbieter-Lizenzen, für jeden Kunden individuell angepasst – war an ihr Ende gekommen. Zu teuer im Betrieb, zu unflexibel für den Markt, zu viel technische Altlast für ein Update.

Das Management stand vor einer schwierigen Situation: Es galt, Lösungen zu finden, um die Zukunft von CaseM zu sichern.

Ein neuer Weg

Dann brachte ein Anruf aus dem Kyocera-Netzwerk eine unerwartete Option ins Spiel. Jari Kivilahti, General Manager von Kyocera Finland, kannte das Problem – und jemanden, der helfen konnte. „Zwischen Gregor, dann Michael und Nikola und mir hat es sofort gefunkt", erinnert er sich an seinen ersten Kontakt mit OPTIMAL SYSTEMS. „Sie hatten keine einzige Folie dabei, aber viele Fragen – ein interessanter, neuer Ansatz."

Sie hatten keine einzige Folie dabei, aber viele Fragen – ein interessanter, neuer Ansatz.
– Jari Kivilahti

Dr. Nikola Milanovic, CTO bei OPTIMAL SYSTEMS, brachte jahrzehntelange Erfahrung mit der deutschen Öffentlichen Verwaltung ein. „Wenn ihr komplexer seid als die deutsche Bürokratie, dann Chapeau – aber ich glaube nicht. So etwas gibt es nicht. Nirgendwo." Der Raum lachte.

Was folgte, war kein typischer Vertriebsprozess, sondern ein Gespräch über Möglichkeiten. Für Ora war das der Wendepunkt: „Nikola hat uns das Gefühl gegeben, dass im Grunde alles möglich ist. Man braucht die gleiche Denkweise und Vision – und genau das kam bei Nikola und dem Team rüber."

Kyocera Finlands Vorschlag für einen neuen Ansatz nahm Gestalt an: OPTIMAL SYSTEMS liefert mit yuuvis® Momentum das technologische Fundament, Fujitsu bringt das Wissen über den finnischen Markt ein. Ein Revenue-Share-Modell, bei dem beide Seiten am Erfolg beteiligt sind.

Die Entscheidung war gefallen. Jetzt musste ein Produkt gebaut werden.

Zeitdruck trifft auf Kommunikationsstile

„Zehn Jahre Entwicklung in ein Jahr komprimiert – das ist schon eine Herausforderung", sagt Anass Jdaâ, Scrum Master bei OPTIMAL SYSTEMS. Doch bevor die technische Arbeit richtig anlaufen konnte, mussten die beiden Teams erst ihren gemeinsamen Rhythmus finden.

„Es hat lange gedauert, bis wir eine gemeinsame Sprache gefunden haben – und ich meine nicht Englisch", sagt Milanovic. „Ich meine, uns wirklich zu verstehen."

Jdaâ erlebte das hautnah: Beide Teams arbeiten auf Englisch, aber für keine Seite ist es die Muttersprache. Manche Anforderungen wurden unterschiedlich interpretiert, manche Konzepte brauchten einen zweiten Anlauf. „Wir mussten erst eine gemeinsame Basis finden, um zu verstehen, was sie eigentlich meinten und was wir bauen sollten." Die Lösung: regelmäßige Besuche in beide Richtungen sowie frühe Designs und Prototypen, die Ideen sichtbar und greifbar machten.

Genauso wertvoll war es, die Arbeitsstile des anderen kennenzulernen. Die finnische Vorliebe für Direktheit und Klarheit – kein Small Talk, direkt zur Sache – erwies sich als echter Vorteil, sobald das Berliner Team sich darauf eingestellt hatte.

Zusammen durch schwierige Momente

Trotz aller Fortschritte gab es einen Moment, in dem alles auf der Kippe stand. Ein Meeting, unterschiedliche Erwartungen, die Frage, ob das überhaupt funktionieren kann.

Das ist das erste Mal, dass ich eine Gruppe von Menschen treffe, die nicht wütend aufeinander werden, selbst wenn es schwierig wird.
– Tanja Ora

„Das ist das erste Mal, dass ich eine Gruppe von Menschen treffe, die nicht wütend aufeinander werden, selbst wenn es schwierig wird", sagt Ora. „Wir wollen Lösungen finden, statt uns gegenseitig die Schuld zu geben."

„Die Zusammenarbeit ist wirklich angenehm – tolle Menschen, mit denen man arbeiten kann, auch unter Druck", stimmt Jdaâ zu.

Und Kivilahti betont: „Vom ersten Tag an hatte ich das Gefühl, dass die Unterstützung nicht nur ein Versprechen war, sondern echtes Commitment."

Gewonnen, bevor es fertig war

Dann passierte etwas, womit niemand gerechnet hatte: Fujitsu gewann den ersten Kunden für CaseM 2.0 – bevor die Software fertig war.

Vor einem Jahr dachten wir, es würde nichts passieren. Und jetzt sagen Kunden, wir hätten bald die beste Lösung auf dem gesamten finnischen Markt.
– Tanja Ora

Das zweitgrößte Gesundheitszentrum Finnlands, einer von 18 Gesundheitsbezirken des Landes, entschied sich für die Migration. „Diesen bestehenden Kunden zu halten, war der erste Beweis, dass wir auf dem richtigen Weg sind", sagt Ora. „Das hat ganz Fujitsu wieder an dieses Projekt glauben lassen."

Noch beeindruckender war das Feedback aus einer laufenden Ausschreibung: Ein großer öffentlicher Auftraggeber bezeichnete CaseM 2.0 als eine der besten Lösungen, die er je gesehen hatte. „Vor einem Jahr dachten wir, es würde nichts passieren", sagt Ora. „Und jetzt sagen Kunden, wir hätten bald die beste Lösung auf dem gesamten finnischen Markt."

Ein Datensatz in Sekunden

CaseM 2.0 ist eines der ersten großen Projekte, die auf der Apps-in-the-Shell-Architektur von OPTIMAL SYSTEMS aufbauen. „Wir entwickeln nicht nur ein Produkt, wir bauen gleichzeitig auch das Fundament aus", sagt Jdaâ.

Finnlands öffentlicher Sektor arbeitet mit strengen Anforderungen – das SÄHKE2-Klassifikationsmodell definiert genau, wie Akten strukturiert und autorisiert werden müssen. Für CaseM 2.0 bedeutete das drei verschiedene Modelle für unterschiedliche Kundengrößen, von einfach bis streng reguliert.

Die KI-Integration erledigt diese Komplexität im Hintergrund: Beim Anlegen einer Akte erkennt das System automatisch die passende Klassifikation und schlägt Metadaten vor. „Eine Akte anzulegen dauert jetzt nur noch wenige Sekunden", sagt Jdaâ. Was früher bis zu fünfzehn Minuten dauerte, passiert jetzt fast unsichtbar.

Schluss mit Excel-Ping-Pong

Auf ein Feature ist Jdaâ besonders stolz: das neue Aktenplan-Management. Der alte Prozess war alles andere als reibungslos – Excel-Tabellen, die wochenlang zwischen Beratern und Kunden hin- und hergeschickt wurden, Backend-Konfigurationen, bei denen ein falscher Klick alles kaputt machen konnte, oder einfachere Tools, die intuitiv waren, aber mit Komplexität nicht umgehen konnten.

„Jetzt haben wir eine Lösung mit eingebauter, leistungsstarker Logik", sagt Jdaâ. „Und man kann nicht viel kaputt machen." Komplexe Klassifikationsstrukturen lassen sich visuell verwalten, während eingebaute Sicherheitsmechanismen Fehler verhindern. Nach einer kurzen Einführung läuft es reibungslos – auch für Nicht-Experten.

Ein Produkt für Europa

Was CaseM 2.0 von seinem Vorgänger unterscheidet, ist nicht nur die Technologie. Es ist die Denkweise dahinter.

„Wir müssen keine unterschiedlichen Produkte für verschiedene Länder machen", erklärt Ora. „Wir können ein CaseM bauen und es europaweit ausliefern." Statt maßgeschneiderter Einzellösungen entsteht ein standardisiertes Produkt, das an lokale Anforderungen angepasst werden kann.

Die Deployment-Zeiten zeigen den Unterschied: „Es dauert nur ein paar Minuten oder Sekunden, um eine neue Umgebung bereitzustellen", sagt Ora. „Wir wollen wie Spotify sein – schnell und einfach zu nutzen."

Aus der Entwicklungsperspektive teilt Jdaâ diese Ambition: „Wir bauen nicht nur ein Projekt, wir entwickeln ein Produkt, das sich weiterentwickeln wird."

Was bleibt

Ein Anruf, ein Gespräch, der Mut, einen neuen Ansatz in Betracht zu ziehen – manchmal beginnt so ein neues Kapitel. „Ohne Kyocera hätten wir nie ein Projekt wie dieses bekommen", sagt Jdaâ. „Das ist eine großartige Chance für uns."

Für Milanovic zeigt CaseM 2.0, was möglich wird, wenn Technologie und die richtigen Menschen zusammenkommen – der Eintritt in einen neuen Markt, die Ablösung eines etablierten Anbieters. Aber das Projekt bedeutet auch etwas jenseits des Produkts selbst. „Man sieht, wie unsere Leute wachsen – nicht nur als Entwickler, sondern als Menschen. Neue Kulturen, neue Arbeitsweisen, gegenseitiger Respekt. Das verändert uns als Organisation."

Und Fujitsu? „CaseM 2.0 bietet uns eine hervorragende Chance, unseren Markt deutlich auszubauen – mit einer Lösung, die unsere Kunden überzeugt", sagt Ora. Das Unternehmen ist zurück im Spiel – nicht nur in Finnland. Die Vision reicht nach Schweden, in den Norden, vielleicht nach ganz Europa.

Die Sackgasse wurde zum Sprungbrett.