Mehr Convenience dank digitaler Rechnungsverarbeitung

Die Brückner-Werke KG, seit Jahrzehnten führender Anbieter von Convenience-Produkten für Lebensmittelhersteller und Großverbraucher, hat auf der Suche nach mehr Convenience – sprich: weniger Aufwand, höherer Effizienz – im Bereich Rechnungsbearbeitung enaio® von OPTIMAL SYSTEMS entdeckt.

Seit über 100 Jahren steht die Brückner-Werke KG für hohe Qualität in der Lebensmittelherstellung. Ob Kartoffeln, Gemüse oder Kräuter – die schonend luft- und gefriergetrockneten Lebensmittel bieten Lebensmittelindustrie und Großverbrauchern stets aromatische und nährstoffreiche Basisprodukte für die eigene Herstellung und Veredelung von Molkereiprodukten, Backwaren, Trockensuppen sowie Fertiggerichten.

Zur Brückner-Gruppe, die deutschlandweit an vier Standorten mit über 200 Mitarbeiter:innen vertreten ist, zählen neben der Brückner-Werke KG auch die Deutsche Nährmittel Gesellschaft Farmland Food Service KG und die Farmgold-Vertriebs GmbH. Das stellt die Gruppe auch vor einige administrative Herausforderungen. Lösungen sieht das Traditionsunternehmen in der digitalen Transformation und setzt dabei auf ein flexibles und ausbaufähiges ECM-System von OPTIMAL SYSTEMS. Den Einstieg in die Nutzung machte die Brückner-Werke KG da, wo der “Schuh am meisten gedrückt hat” – in der digitalen Rechnungsbearbeitung.

Weniger Aufwand, kürzere Wege

Die analoge Verarbeitung der Eingangsrechnungen erfolgte bis dato an den jeweiligen Standorten der Brückner-Gruppe, nach der Prüfung wurden die Rechnungen per Post zur Verwaltung in Hamburg geschickt, wo die komplette Buchhaltung samt Zahlung und Ablage gemacht wurde. “Mit knapp 18.000 Rechnungen jährlich war das ein immenser Verwaltungsaufwand”, erinnert sich Thuy Quynh Nguyen, Finanzbuchhalterin der Brückner-Werke KG. “Als während der Corona-Pandemie eine Sendung mit etwa 100 Rechnungen verloren ging, gab es bei uns in der Buchhaltung einen großen Aufschrei”, berichtet Nguyen weiter.

In der Folge wurde beschlossen, diesen “Papierkrieg” endgültig zu beenden. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sollten Wege verkürzt und der enorme Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert werden. “Wir haben uns auf die Suche nach einem DMS gemacht, das unseren Anforderungen entspricht”, so Nguyen. Wichtigstes Kriterium war dabei, die bereits genutzten Finanzbuchhaltungs (FiBu)- und Enterprise Resource Planning (ERP)-Systeme problemlos integrieren zu können. Über die Frage nach den entsprechenden Schnittstellen fand die Brückner-Werke KG schließlich mit der ECM-Suite enaio® von OPTIMAL SYSTEMS eine passgenaue Lösung.

Rechnungsverarbeitung im Flow – jederzeit und überall

Für den Bereich Kostenrechnung an den vier Standorten der Brückner-Gruppe wurde eine Kreditorenakte mit Rechnungseingangsworkflow implementiert. “Wir haben also einen neuen digitalen Prozess für Kostenrechnungen vom Eingang im Unternehmen, über die digitale Rechnungsfreigabe in enaio® bis zur Übergabe der Buchungsdatei an das FiBu-System eGecko umgesetzt”, fasst Nico Engels, Projektleiter bei der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hamburg, das Projekt zusammen.

Darüber hinaus wurde ein (digitaler) Schrank zur Archivierung von Buchhaltungsbelegen etabliert und alle Eingangsrechnungen zur Langzeitarchivierung in iCas eingebunden. “Durch die Digitalisierung konnten wir die Ablage fast komplett abschaffen und den Arbeitsaufwand insbesondere bei der Verteilung um gut 90 Prozent reduzieren”, berichtet Nguyen. “Die Zuständigkeiten sind jetzt im Kreditorenstamm hinterlegt und enaio® verteilt die Rechnungen in den Freigabeprozessen automatisch.” So geht auch nichts mehr verloren und jeder kann auf “seine” Rechnungen zugreifen – zu jeder Zeit und an jedem Standort.

Anpassungsfähig: Schnittstellen und Customized Features

Für die Brückner-Werke KG war einerseits die reibungslose Arbeit mit passenden Schnittstellen – wie zu eGecko und iCas – ein entscheidendes Kriterium für die Wahl von enaio®, andererseits die Anpassung einiger Funktionen an die speziellen Bedürfnisse der Buchhaltung, insbesondere im Hinblick auf die Buchung von Auslandsrechnungen. “Nachdem wir den Bedarf der Brückner-Werke KG analysiert haben, haben wir gemeinsam eine kundenspezifische Lösung erarbeitet und die entsprechenden Funktionen – die Umrechnung von Auslandswährungen sowie die Kontierung der Einfuhrumsatzsteuer etwa – im Workflow angepasst”, erläutert Projektleiter Engels. Dabei verlief die Zusammenarbeit sehr konstruktiv und auf Augenhöhe, wie Nguyen und Engels betonen.