Wie die digitale Signatur Ihren Geschäftsalltag beschleunigt und effizienter gestaltet
Unser Geschäftsleben ist geprägt von Verträgen, Vereinbarungen und Genehmigungen. Vielleicht fragen Sie sich auch: Warum dauert es so lange, bis Ihr Vertrag unter Dach und Fach und das betreffende Dokument von allen Beteiligten unterzeichnet ist? Der traditionelle Signaturprozess erfordert zahlreiche Ausdrucke, Kopien, Postsendungen, Telefonate und E-Mails, um Details zu klären, Änderungen durchzuführen und Erinnerungen zu senden. Dieser aufwendige Prozess ist nicht nur frustrierend, sondern auch ineffizient. Mit der digitalen Signatur bringen Sie Dynamik und Effizienz in Ihre Prozesse. Die elektronische Signatur ermöglicht es Ihnen, Ihre Vertrags- und Genehmigungsprozesse schneller, transparenter und auch vertrauensvoller abzuwickeln. Durch die Nutzung einer Software für digitale Signatur können Sie den Papierkram hinter sich lassen und sich auf das Wesentliche konzentrieren: Ihr Geschäft.
Die digitale Signatur ist eine kryptografische Technologie, die es ermöglicht, elektronische Dokumente in Form von PDF-Dateien online rechtsgültig zu unterschreiben und deren Integrität zu gewährleisten. Dabei wird die Authentizität eines Dokuments bestätigt und die Identität der Unterzeichnenden verifiziert.
Bei der digitalen Signatur wird ein mathematisches Verfahren angewendet, das auf asymmetrischer Verschlüsselung basiert. Es werden zwei Schlüssel generiert: ein öffentlicher Schlüssel und ein privater Schlüssel. Der private Schlüssel ist geheim und ausschließlich der Person bekannt, die unterzeichnet, während der “public key” öffentlich zugänglich ist.
Durch die Anwendung der mathematischen Funktionen wird eine elektronische Signatur erzeugt, die untrennbar mit den ursprünglichen Daten verbunden ist. So wird sichergestellt, dass die Daten nicht manipuliert wurden und die Unterzeichnenden tatsächlich die Personen sind, für die sie sich ausgeben.
Häufig werden die Begriffe “elektronische Signatur” und “digitale Signatur” synonym verwendet, weil beide Unterschriften online (elektronisch) erstellt werden. Sie sind im Grunde aber nicht das Gleiche:
Die elektronische Signatur ist ein breiter Begriff, der jede Form von elektronischer Bestätigung oder Zustimmung zu einem Dokument oder einer Transaktion umfasst. Das kann beispielsweise der Scan einer handschriftlichen Unterschrift sein. Eine elektronische Signatur, auch e-Signatur oder elektronische Unterschrift genannt, ist in der Regel einfach anzuwenden und erfordert oft nur eine Identifikation oder Authentifizierung der Unterzeichnenden, ohne dass ein hohes Maß an Sicherheit oder Verschlüsselung erforderlich ist. Sie bietet zwar Rechtsgültigkeit aber eine geringe Datensicherheit.
Im Gegensatz zum juristischen Begriff “elektronische Signatur” entspricht der Terminus “digitale Signatur” einer mathematischen Bezeichnung. Die digitale Signatur ist eine bestimmte Art der elektronischen Signatur und wird mithilfe einer Public Key Infrastructure (PKI) verschlüsselt. So ordnet die digitale Unterschrift ein Dokument klar einer oder einem Unterzeichnenden zu – vergleichbar mit einem elektronischen Fingerabdruck.
Die Anforderungen an digitale und elektronische Unterschriften sind EU-weit in der eIDAS-Verordnung (Electronic Identification And Trust Services) geregelt. Diese Richtlinie unterscheidet drei Arten von e-Signaturen:
| Vergleich der Arten digitaler Signaturen | EES | FES | QES |
|---|---|---|---|
| ELEKTRONISCHE UNTERSCHRIFT | ja | ja | ja |
| EINDEUTIGE ZUORDNUNG ZU UNTERZEICHNENDEN | nein | ja | ja |
| IDENTIFIZIERUNG DER UNTERZEICHNENDEN | nein | ja | ja |
| ÄNDERUNG DER DATEN NACHVERFOLGBAR | nein | ja | ja |
| VALIDIERUNG DER IDENTITÄT IM VORHINEIN | nein | nein | ja |
| BASIERT AUF EINEM QUALIFIZIERTEN ZERTIFIKAT | nein | nein | ja |
Wenn Sie eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung verwenden, garantiert ein Trust Center die nachgewiesene organisatorische und technische Sicherheit durch ein Gütesiegel.
Elektronische und digitale Signaturen werden von natürlichen Personen verwendet. Ein elektronisches Siegel ist eine mit elektronischen Informationen verknüpfte Datei und wird eingesetzt, wenn juristische Personen ohne Vertreter eine digitale Unterschrift erstellen sollen.
Digitale Signaturen ermöglichen Ihnen eine effiziente Zusammenarbeit mit Ihren internen und externen Geschäftspartner*innen: Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Arbeitsvereinbarungen, Urlaubsfreigaben und sonstige wichtige Dokumente (im PDF-Format) werden online unterschrieben. Indem Sie Unterschriften digital erstellen, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:
Eine digitale Unterschrift ermöglicht die eindeutige Zuordnung des Dokuments zu einer bestimmten Person. Durch den Einsatz von asymmetrischen Verschlüsselungsalgorithmen kann die Signatur auf den privaten Schlüssel der Unterzeichnenden zurückgeführt werden, der nur diesen Personen bekannt ist. Das authentifiziert die Identität der Unterzeichnenden und minimiert die Gefahr von Identitätsdiebstahl oder Fälschungen.
Sobald eine e-Signatur erstellt wurde, können Unterzeichnende später nicht behaupten, dass sie das Dokument nicht unterzeichnet haben. Die Verbindung zwischen der digitalen Unterschrift und der Person ist eindeutig und kann nicht geleugnet werden.
Die Integrität bei der digitalen Signatur gewährleistet, dass die Daten einer elektronischen Nachricht während der Übertragung oder Speicherung nicht verändert wurden. Dies ist besonders bei der Übertragung sensibler Informationen, wie Verträgen oder Finanztransaktionen, wichtig.
Eine qualifizierte elektronische Signatur gilt als authentische und verlässliche Bestätigung, dass eine bestimmte Person ein Dokument oder eine Nachricht unterzeichnet hat. Sie gewährleistet die Integrität des Dokuments, da jede Änderung nach der Unterzeichnung erkannt wird, und sie verknüpft den Unterzeichner eindeutig mit dem signierten Inhalt. Ein wichtiger Aspekt, der auch die Durchsetzung von Rechten und Pflichten, insbesondere bei rechtlichen Auseinandersetzungen, erleichtert.
Die digitale Signatur ersetzt den aufwendigen Prozess des traditionellen Unterschreibens, der das Ausdrucken, physische Unterzeichnen, Scannen und die Übertragung der Dokumente per E-Mail oder das Verschicken über den Postweg umfasst. Stattdessen werden elektronisch signierte Dokumente sofort übertragen, wodurch Parteien in Echtzeit zusammenarbeiten und kommunizieren können. Dies reduziert zum einen Fehlerquellen und zum anderen können mittels Workflows viele Prozesse automatisiert werden. So sparen Sie letztlich nicht nur Zeit, sondern auch Papierressourcen und leisten einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz.
Die Implementierung einer digitalen Signatur-Software ermöglicht Teams eine orts- und geräteunabhängige Arbeitsweise, was die Zusammenarbeit und den Dokumentenaustausch über verschiedene Standorte hinweg vereinfacht. Damit bieten Sie Ihren Geschäftspartner*innen die Freiheit, den Signaturprozess gemäß ihren individuellen Bedürfnissen und Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
Desktop-Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, spielen keine Rolle. Digitale Unterschriften können auf verschiedenen Betriebssystemen wie Windows oder MacOS, aber auch auf mobilen Betriebssystemen wie Android oder iOS erstellt werden. Digitale Signatur-Software-Lösungen erlauben es Ihnen, Dokumente in der Cloud zu speichern. Dadurch können die Unterlagen von überall abgerufen und signiert werden, ohne dass Sie sie physisch übertragen müssen.
Der Einsatz von Softwarelösungen für digitale Signaturen ermöglicht Kosteneinsparungen insbesondere durch die Reduzierung von Papier-, Druck- und Versandkosten sowie durch die Verringerung des Verwaltungsaufwands.
Medienbrüche treten auf, wenn Dokumente zwischen verschiedenen Tools, Systemen oder Formaten übertragen werden müssen. Beispielsweise kann ein Medienbruch entstehen, wenn ein physisch unterzeichnetes Dokument gescannt und anschließend per E-Mail versandt werden muss oder wenn ein elektronisch signiertes Dokument ausgedruckt, unterschrieben und erneut gescannt wird.
Softwaregestützte digitale Signaturen bieten den Vorteil eines nahtlosen und durchgängigen elektronischen Signaturprozesses: Das bedeutet, dass das Dokument elektronisch erstellt, signiert und übermittelt wird – ohne physischen Medienwechsel. Dadurch wird der Ablauf beschleunigt, Fehler werden reduziert, die Qualität verbessert und die Grundlage für die Digitalisierung des Büros gelegt.
Insgesamt trägt die digitale Signatur zur Reduzierung Ihres Papierverbrauchs, Ihres Abfallaufkommens, Ihres Energieverbrauchs und Ihrer CO2-Emissionen bei. Durch den Einsatz einer e-Signatur-Software fördern Sie ein papierloses Büro, was einen positiven Beitrag zum Umweltschutz und zur Nachhaltigkeit leistet.
Diese Vorteile unterstreichen die Bedeutung der digitalen Signatur für zeitgemäße papierlose Geschäftsprozesse, bei denen Effizienz, Sicherheit und rechtliche Verbindlichkeit eine zentrale Rolle spielen.
Die Bedeutung, Dokumente in Form von PDFs online zu unterschreiben, liegt darin, Vertrauen, Sicherheit und Rechtsverbindlichkeit in elektronische Dokumente und Transaktionen zu bringen. Demzufolge finden digitale Signaturen in zahlreichen Anwendungsbereichen Verwendung, wie zum Beispiel:
Wenn Sie Ihr digitales Vertragsmanagement bereits über eine DMS-/ECM-Software organisieren oder planen, zukünftig Ihr Vertragswesen digital abzuwickeln, automatisieren Sie sämtliche Prozesse entlang des Vertragszyklus. In diesem Kontext spielt die digitale Signatur eine bedeutende Rolle: Verträge elektronisch zu signieren, beschleunigt die Vertragsabwicklung, verkürzt die Durchlaufzeiten und optimiert die Vertragsverwaltung.
Die digitale Signatur ermöglicht eine umfassende Rückverfolgung innerhalb des Contract Lifecycles. Es wird präzise dokumentiert, wer den Vertrag unterzeichnet hat und zu welchem Zeitpunkt dies erfolgte. Durch diese transparente Darstellung bleiben Sie jederzeit über den aktuellen Vertragsstatus informiert und können bei Verzögerungen rechtzeitig intervenieren.
Im HR-Bereich trägt die elektronische Unterschrift zur Gewährleistung der Authentizität und Integrität von Dokumenten bei, die in der Personalverwaltung verwendet werden. Durch die Nutzung digitaler Signaturen können Mitarbeiterdokumente elektronisch erstellt, unterzeichnet und im optimalen Fall sicher in der digitalen Personalakte aufbewahrt werden. Durch die Verwendung der digitalen Signatur zeigen Sie, dass Sie offen für eine moderne Arbeitsweise, für Digitalisierung und neue Technologien sind. Dies wirkt sich positiv auf Ihr Employer Branding aus und positioniert Ihr Unternehmen als modernen und attraktiven Arbeitgeber.
Hier sind einige Anwendungsfälle, in denen die elektronische Signatur in der digitalen Personalakte eingesetzt werden kann:
Trends und Tools rund um die Digitalisierung des Personalwesens: von Recruiting bis Weiterbildung, von der Personalakte bis zum Prozessmanagement
In kaum einem Bereich geht es um derart sensible persönliche Informationen wie im Gesundheitswesen. Hier spielt die digitale Signatur eine entscheidende Rolle bei der Sicherung und Verwaltung medizinischer Daten: Einwilligungserklärungen, Aufnahmeformulare, Arztbriefe, medizinische Berichte oder Medikamentenverordnungen können mittels Signatur-Software rechtssicher elektronisch signiert werden. Dies führt zu einer erheblichen Reduzierung des Papierbedarfs, beschleunigt Wartezeiten und erleichtert den sicheren Austausch, mit dem Erfolg einer besseren Patientenerfahrung und einer einfacheren Patientenverwaltung durch das Gesundheitspersonal.
Sobald die Formulare oder medizinischen Dokumente digital signiert wurden, werden sie vielerorts bereits automatisch in der elektronischen Patientenakte über die ECM-Software abgelegt oder weiter verarbeitet.
Einzel-, Mehrfach-, Massen- und Stapelsignatur sind unterschiedliche Ansätze der digitalen Signatur, mit denen Sie Ihren Vertrags- oder Genehmigungsprozess optimieren können.
Eine Einzelsignatur bezieht sich auf die Unterzeichnung eines einzelnen Dokuments oder einer einzelnen Datei mit einer digitalen Signatur. Es handelt sich somit um eine individuelle Signaturaktion, bei der ein Dokument von einer Person elektronisch signiert wird.
Wenn mehrere Personen nacheinander dasselbe Dokument online unterzeichnen, spricht man von einer Mehrfachsignatur. Vor allem im Bereich von Freigabe- oder Genehmigungsprozessen erleichtert die e-Signatur diesen Prozess erheblich, zudem ist der gesamte Prozess transparent nachvollzieh- und kontrollierbar.
Eine Stapelsignatur, auch als Batch-Signatur oder Seriensignatur bekannt, beschreibt die simultane Unterzeichnung von mehreren Dokumenten oder Dateien. Statt jedes Dokument einzeln zu signieren, werden Dokumente zu einem Stapel zusammengefasst und anschließend mit einer einzigen digitalen Signatur versehen. Dieses Verfahren ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten, insbesondere bei der Signierung großer Mengen, wie Rechnungen oder Verträgen. Durch die Bündelung der Signaturen in einem einzigen Schritt werden zeitraubende Einzelunterzeichnungen vermieden und die Bearbeitungsgeschwindigkeiten gesteigert.
Die Massensignatur geht noch einen Schritt weiter und umfasst die Unterzeichnung einer äußerst großen Anzahl von Dokumenten oder Dateien gleichzeitig. Hierbei wird die Signatur häufig mithilfe eines Autosigners erzeugt, um den Prozess der Massenunterzeichnung zu automatisieren. Dieses Verfahren findet beispielsweise Anwendung bei der Signierung von Kundenmitteilungen, Versicherungspolicen oder elektronischen Zustellungsbelegen. Durch die Nutzung der Massensignatur werden umfangreiche Signieraufgaben effizient bewältigt, was den Zeit- und Arbeitsaufwand reduziert und die Vertragsabwicklung optimiert.
Das kryptografische Verfahren hinter der digitalen Unterschrift verwendet Schlüsselpaare, bestehend aus einem öffentlichen Schlüssel und einem privaten Schlüssel. Der Prozess der digitalen Signatur umfasst in der Regel folgenden Schritte:
Zunächst wird eine eindeutige Prüfsumme (Hash) des zu signierenden Dokuments erstellt. Eine Hash-Funktion (= Algorithmus) wandelt das Dokument in eine feste Zeichenfolge (Hash-Wert) um, die charakteristisch für den Inhalt des Dokuments ist. Selbst die kleinste Änderung am Dokument würde zu einem völlig anderen Hash-Wert führen.
Der Hash-Wert wird nun mit dem Private Key der Unterzeichnenden verschlüsselt. Diese Verschlüsselung erzeugt die digitale Signatur des Dokuments.
Um die digitale Signatur zu überprüfen, extrahiert die empfangende Person des signierten Dokuments den Hash-Wert aus der Signatur. Anschließend wird dieser Hash-Wert mit dem Public Key des Unterzeichnenden entschlüsselt. Wenn der entschlüsselte Hash-Wert mit dem des Empfangenden selbst berechneten Hash-Wert übereinstimmt, ist die Signatur gültig, und das Dokument wurde nicht manipuliert.
Diese Verschlüsselung (auch Chiffrierung genannt) ist für den Datenschutz und die Datensicherheit wichtig, denn für sicheres elektronisches Unterschreiben und Übertragen der Signatur müssen Zugangs-, Zugriff- und Weitergabekontrolle durch eine Verschlüsselung gewährleistet sein.
Es ist wichtig zu berücksichtigen, dass die digitale Signatur nicht den gesamten Inhalt des Dokuments verschlüsselt. Sie bestätigt die Identität des Unterzeichnenden und die Unversehrtheit des Dokuments.
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Die digitale Signatur ist ein wesentlicher Bestandteil vieler Vertragsmanagement-Softwarelösungen. Somit können Unternehmen den gesamten Vertragslebenszyklus elektronisch abbilden und abwickeln – von der Erstellung über die Übermittlung, Korrektur, Unterzeichnung bis zur Archivierung von Verträgen.
Je nach Anbieter erfüllt die Software für digitale Signatur dabei folgenden Funktionen:
Ein entscheidendes Kriterium für die erfolgreiche Implementierung einer digitalen Signatur-Software liegt in der nahtlosen Integration in die bestehende IT-Landschaft eines Unternehmens. Insbesondere die Einbindung in bereits vorhandene DMS-/ ECM-Systeme erweist sich dabei als die optimale Form des papierlosen Arbeitens. Wenn Sie die digitale Unterschrift genau an den Stellen, an denen sie benötigt wird, verfügbar machen, können Sie das volle Potenzial der e-Signatur-Technologie ausschöpfen. Die sorgfältige Integration in die bestehende IT-Infrastruktur gewährleistet dabei nicht nur einen reibungslosen Arbeitsablauf, sondern trägt auch zur Sicherstellung der Rechtskonformität und Datenintegrität bei.
Anbieter spezieller DMS- und ECM-Software unterstützen über offene API-Schnittstellen die Anbindung vieler Signatur-Software-Lösungen, wie zum Beispiel DocuSign Germany GmbH, Mentana-Claimsoft GmbH oder Governikus GmbH & Co. KG.
Durch die Integration in ihre Tools können User den Signaturprozess direkt von der jeweiligen Anwendung heraus starten. Dafür wird das jeweilige Dokument – zum Beispiel ein Word-Dokument – in ein PDF-Format konvertiert, an das Signaturmodell übergeben und nach der elektronischen Unterschrift in der entsprechenden elektronischen Akte im Dokumentenmanagementsystem gespeichert.
| ELEKTRONISCHE SIGNATUR AN DMS ANGEBUNDEN | ELEKTRONISCHE SIGNATUR NICHT AN DMS ANGEBUNDEN | |
|---|---|---|
| EFFIZIENZ UND ZEITERSPARNIS | Automatisierung der Prozesse, schnellerer Workflow | Manuelle Signaturprozesse, längere Bearbeitungszeiten |
| NACHVOLLZIEHBARKEIT UND AUDIT TRAIL | Lückenlose Protokollierung von Signaturvorgängen, prüffähige Audit Trails | Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung und Überprüfung von Signaturhistorien |
| LANGZEITARCHIVIERUNG | Integrierte Archivierung von signierten Dokumenten und zugehörigen Metadaten | Probleme bei der langfristigen Speicherung und Nachweisbarkeit |
Ein Signatur-Workflow ermöglicht eine effiziente und zeitnahe Signierung von Dokumenten, unabhängig davon, ob sich die Unterzeichnenden physisch am selben Ort befinden oder nicht. Durch einen Signatur-Workflow wird festgelegt, wer welche Dokumente in welcher Reihenfolge unterschreibt. Dieser automatisierte Ansatz beschleunigt den Signaturprozess und verbessert seine Transparenz und Qualität.
Durch den Workflow digitalisieren Sie nicht nur den Prozess des analogen Unterschreibens: Sie verschlanken, beschleunigen, überwachen und optimieren ihn. Sie legen fest, wer Dokumente signieren muss und wer die Dokumente zur Kenntnisnahme erhalten soll. Sie können für die Aufgaben auch Vertreter*innen festlegen, für den Fall, dass die betreffenden Personen nicht verfügbar sind.
Wenn Sie den Workflow starten, initialisieren Sie den Signaturprozess, und die von Ihnen ausgewählten Personen erhalten in der von Ihnen definierten Reihenfolge eine E-Mail-Benachrichtigung mit der jeweiligen Aufgabe (signieren, überprüfen, freigeben). So koordinieren Sie die verschiedenen am Prozess beteiligten Personen – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort.
bei digitalen Signaturen stellt sicher, dass Fehler und Redundanzen vermieden werden. So kann es zum Beispiel nicht passieren, dass Unterlagen durch den Postweg verloren gehen, jemand an der falschen Stelle unterschreibt oder falsche Inhalte angezeigt bekommt. Sie können bereits im Vorfeld Tags festlegen, die Inhalte anzeigen oder ausblenden und benutzerorientierte Felder für Namen, Währung, Unterschrift usw. einfügen.
Während der Prozess läuft, bewahren Sie den vollständigen Überblick über den Status quo und den Fortschritt – in Echtzeit. Jede Transaktion, sprich jedes Öffnen, Einsehen des Dokuments, Drucken, Weiterleiten, Signieren oder Ablehnen der Unterschrift wird protokolliert.
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Ein wesentlicher Vorteil der digitalen Signatur liegt in ihrer Rechtsgültigkeit. Im DACH-Raum gibt es Gesetze und Verordnungen, die die Verwendung der digitalen Signatur regeln.
Die eIDAS-Verordnung ist eine europaweite, einheitliche und rechtliche Grundlage für elektronische Geschäftsprozesse. Die Verordnung gilt seit Juli 2016 und umfasst alle 27 EU-Mitgliedsstaaten. eIDAS steht für electronic Identification, Authentication and Trust Services und regelt die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen, einschließlich elektronischer Signaturtransaktionen. Die eIDAS-Verordnung umfasst die FES (fortgeschrittene elektronische Signatur) und QES (qualifizierte elektronische Signatur).
Die eIDAS-Verordnung hat das Ziel, die digitale Transformation zu fördern und die grenzüberschreitende Interoperabilität elektronischer Dienste in der EU zu verbessern. Sie trägt zur Schaffung eines sicheren und vertrauenswürdigen Umfelds für elektronische Transaktionen und Kommunikation bei und bietet eine einheitliche rechtliche Grundlage für den Einsatz elektronischer Identifizierung und Vertrauensdienste innerhalb der Europäischen Union.
Die Schweiz, als Nicht-Mitgliedsstaat der EU, hat eigene Bundesgesetze – so auch zur elektronischen Signatur, die über die ZertES-Verordnung geregelt ist.
Die A-Trust-Handysignatur ist ein spezieller Dienst für die elektronische Signatur in Österreich, der von der Firma A-Trust angeboten wird.
Anstatt einer physischen Smartcard oder eines USB-Token wird die Signatur mittels eines speziellen Zertifikats auf dem Mobiltelefon der User erzeugt und verwendet. Um die A-Trust-Handysignatur nutzen zu können, muss der User zuerst ein qualifiziertes Zertifikat von A-Trust erhalten. Dies kann über einen Online-Antrag oder persönlich bei einer A-Trust-Registrierungsstelle beantragt werden. Sobald das Zertifikat auf dem Mobiltelefon der Benutzenden installiert ist, kann die Handysignatur verwendet werden, um elektronische Dokumente oder A-Trust-PDFs zu signieren. Die Signatur wird mit einer PIN oder einem biometrischen Merkmal (z. B. Fingerabdruck) authentifiziert.
Die A-Trust-Handysignatur kann in verschiedenen Bereichen und Anwendungen eingesetzt werden. Dazu gehören die Unterzeichnung von Verträgen, die Kommunikation mit Behörden (z. B. Finanzamt), die Durchführung von Bankgeschäften, die Einreichung von Anträgen oder Dokumenten bei öffentlichen Stellen und vieles mehr.
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DocuSign ist ein führender Anbieter von elektronischen Signaturen, der es Unternehmen und Behörden ermöglicht, elektronische Vereinbarungen zu verwalten. Mit DocuSign können User auch in einem ECM digitale Unterschriften rechtsgültig erstellen, Dokumente elektronisch versenden und den Unterzeichnungsstatus verfolgen.
Anhand dieser beispielhaften Schritt-für-Schritt-Anleitung sehen Sie, wie Sie eine digitale Signatur mithilfe einer Signatur-Software erstellen können:
In der Praxis wird kaum zwischen den Begriffen “digitale Signatur” und “elektronische Signatur” unterschieden. Allerdings gibt es wichtige Unterschiede zwischen den beiden Begriffen – vor allem in der Art und Weise, wie sie erstellt und verwendet werden.
Eine digitale Signatur bezieht sich auf eine spezifische Art der elektronischen Signatur. Sie basiert auf einem asymmetrischen Verschlüsselungsverfahren, bei dem ein privater Schlüssel zum Signieren eines Dokuments und ein öffentlicher Schlüssel zur Überprüfung der Signatur verwendet werden. Eine elektronische Signatur ist ein allgemeinerer Begriff, der verschiedene Arten von elektronischen Unterschriften umfasst. Dazu zählen beispielsweise eingescannte Unterschriften oder biometrische Signaturen (z. B. Fingerabdruck oder Stimmerkennung).
Der Nutzen einer digitalen Signatur liegt in der Gewährleistung von Authentizität, Integrität und Nachweisbarkeit elektronischer Dokumente. Durch den Einsatz einer digitalen Signatur kann die Identität der Unterzeichnenden eindeutig bestätigt werden, was Fälschungen und Manipulationen vorbeugt. Die Online-Signatur gewährleistet auch die Unversehrtheit des Dokuments, da Änderungen nach der Signaturerkennung erkannt werden. Ferner spart die digitale Signatur Zeit, reduziert den Papierverbrauch und erhöht die Effizienz von Geschäftsabläufen.
Die Anbindung einer digitalen Signatur an ein Enterprise Content Management (ECM) respektive Dokumentenmanagementsystem (DMS) hängt von den verfügbaren Integrationsoptionen, der Systemarchitektur, den Sicherheitsanforderungen und Ihren spezifischen Anforderungen ab.
Einige DMS-/ECM-Anbieter stellen offene APIs (Application Programming Interfaces) bereit, die es ermöglichen, die Signatur-Software Ihrer Wahl in Ihre eigenen Anwendungen zu integrieren. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, benutzerdefinierte Signaturprozesse zu implementieren, die speziell auf Ihre Anforderungen zugeschnitten sind. Die Integration erfolgt nahtlos und es entstehen keine Medienbrüche. Dokumentenerstellung, PDF online unterschreiben, Signaturprozess digital steuern und direkte Ablage in den Archiven erfolgen aus “einem Guss”.
Eine digitale Signatur ist in Bezug auf Sicherheit und Integrität mit einer analogen Unterschrift vergleichbar und bietet sogar zusätzliche Sicherheitsmerkmale. Eine qualifizierte digitale Signatur verwendet kryptografische Techniken, um die Authentizität der Unterzeichnenden und die Unversehrtheit des Dokuments sicherzustellen. Der private Schlüssel, der zur Signierung verwendet wird, ist geheim und eindeutig mit dem Unterzeichnenden verbunden.
Die qualifizierte digitale Unterschrift ist verifizierbar, eindeutig und fälschungssicher. Das hilft, betrügerische Aktivitäten, wie z. B. Identitätsdiebstahl, zu vermeiden und sichert die Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Artikel 6 der Datenschutzgrundverordnung besagt, dass Betroffene ihre Zustimmung geben müssen, bevor mit der Verarbeitung personenbezogener Daten begonnen wird. Zudem sind die Verantwortlichen in der Beweispflicht, dass die Zustimmung erfolgt ist. Digitale Signatur-Software nimmt bei der QES auf den Schutz personenbezogener Daten Rücksicht. Wichtig ist, dass Sie sich erkundigen, wo die Server der Anbieter stehen. Wenn diese in Deutschland stehen, entsprechen sie (zumeist) den deutschen Datenschutzrichtlinien.
Die Implementierung einer Software für digitale Unterschriften kann je nach den spezifischen Anforderungen und Komplexität der Software unterschiedlich aufwendig sein. Zudem hängt der Aufwand davon ab, ob Sie die e-Signatur-Software in Ihre bestehenden Systeme, wie ECM-/DMS-Software, CRM oder E-Mail-Programme, integrieren. Die Anbindung erfolgt über Schnittstellen. Wenn Ihre DMS-Software über eine offene API verfügt, ist die Integration einfacher. Die Einführung erfordert auf jeden Fall eine umfassende Planung, Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Teams (IT, Sicherheit, Compliance) und gegebenenfalls die Unterstützung durch einen erfahrenen Dienstleister.
Ja, die digitale Signatur kann auch für die Langzeitarchivierung von Dokumenten angewendet werden. Die Langzeitarchivierung bezieht sich auf die sichere Aufbewahrung von Dokumenten über einen langen Zeitraum. Wichtig ist hierbei, dass Sie ein Dokumentenformat für die Langzeitarchivierung wählen, das weit verbreitet ist und voraussichtlich auch in Zukunft unterstützt wird. PDF/A (Archivierungsstandard für PDF-Dokumente) ist ein Beispiel für ein Format, das speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt wurde und die Integrität der Inhalte und der Signaturen bewahrt.
Ja – auch wenn Ihr*e Vertragspartner*in keine digitale Signatur-Software installiert hat, können die Dokumente dennoch durch die betreffenden Personen online unterschrieben werden.
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