Wenn der Umzug mehr ist als ein Standortwechsel: Wie digitales Arbeiten, Cloud und KI den Neustart erleichtern

Ein Umzug, mehrere Geschichten 

Die Unternehmenszentrale von OPTIMAL SYSTEMS ist umgezogen – aus Wilmersdorf ins lebendige Neukölln. Der neue Firmenstandort liegt genau an der Stelle, wo der Estrel-Hotelkomplex mit seinem neuen Hochhaus auf das bunt gemischte Wohnviertel an der Sonnenallee trifft. Schaut man im neuen Büro auf der einen Seite aus dem Fenster, blickt man auf den Neuköllner Schifffahrtskanal mit seinen historischen Verladekränen. Auf der anderen Seite fährt die Ringbahn vorbei. Zum nächsten Döner sind es 100 Meter. Mehr Berlin geht nicht.

Und genau hier könnte diese Geschichte schon enden: neues Office – so what? Aber die Geschichte kann man auch auf andere Art erzählen. Denn ein neuer Standort bedeutet auch für alle Mitarbeitenden eine neue Situation. OPTIMAL SYSTEMS setzt schon seit Jahren auf flexibles und mobiles Arbeiten. Das Konzept des flexiblen Workspace ist am neuen Standort noch konsequenter umgesetzt – bewusst mit weniger Schreibtischen, aber gleichzeitig mehr Platz zum gemeinsamen Arbeiten. Wer im Homeoffice sein will, macht alles wie gewohnt. Wer ins Büro fährt, kann entscheiden, ob er oder sie in einem der großen Teambereiche arbeiten will oder konzentriert in einem 1er- oder 2er-Büro.

Und auch das ist nicht die ganze Geschichte. Fragt man unseren Geschäftsführer Gregor Wolf, was denn einen solchen Umzug ausmache, bringt er es wie folgt treffend auf den Punkt: "Selbst ein Unternehmen, das seit 30 Jahren Digitalisierung macht und sich für digitalisiert hält, stellt beim konkreten Umzug fest, dass in irgendeinem Keller doch noch Aktenschränke stehen." Aus C-Level-Sicht ist der Umzug deshalb vor allem ein Realitätscheck für den eigenen Digitalisierungsgrad.

Hell, offen und digitalisiert: unser neuer Standort in der Sonnenallee in Berlin-Neukölln.

Papier zieht nicht um – Daten schon 

Um es einmal deutlich zu sagen: Für unsere Datenbank, in der wir alle dokumentbasierten Vorgänge abwickeln, war der Umzug schnell erledigt. Da wir die von uns hergestellte Software auch selbst nutzen, können alle Mitarbeitenden auf ihre digitalen Dokumente unmittelbar und problemlos zugreifen, als wäre nichts gewesen – und das gilt nicht nur für gängige Office-Dokumente, sondern zum Beispiel auch für die Personalakten. Unser Personalmanagement verwaltet mit unseren Lösungen die Daten von 670 Mitarbeitenden.

Das ist eines der vielen Vorteile eines digitalisierten Unternehmens. Gerade Archive und papierbasierte Ablagen würden sich beim Standortwechsel schnell zum Kostentreiber entwickeln. Physische Akten benötigen Platz, verursachen Transport- und Lagerkosten und blockieren wertvolle Büroflächen. Studien zeigen, dass Unternehmen durch die Digitalisierung ihrer Archivbestände bis zu 99 % Platzersparnis erzielen können, da ganze Ordnerreihen durch digitale Archive ersetzt werden. 

Der wirtschaftliche Effekt geht dabei weit über eine fixe Quadratmeterzahl hinaus. Laut einer aktuellen Adobe-/Statista-Studie räumen 89 % der deutschen Unternehmen dem papierreduzierten Arbeiten einen sehr hohen Stellenwert ein – nicht zuletzt wegen der messbaren Kosten‑ und Effizienzgewinne. Ein Umzug wird so zum idealen Anlass, sich von analogen Altbeständen zu trennen, indem sie konsequent digitalisiert werden. Gregor Wolf rät deshalb allen Unternehmen mit Umzugsplänen: "Nutzen Sie diesen Anlass, um das Papier loszuwerden. Es ist teuer, unflexibel – und man findet nach Jahren ohnehin nichts mehr."

KI macht den Unterschied – auch beim Umzug 

Und hier kommen wir – nach der Geschichte zur Location und dem bequemen Umziehen mit digitalen Dokumenten – zur dritten Umzugsgeschichte. Sie handelt vom Restbestand an Papier, den es auch bei OPTIMAL SYSTEMS noch irgendwo im Keller gegeben hat: Um die 500 Aktenordner mit alten Rechnungen und Vertrags- und Versicherungsunterlagen. So etwas schmeißt man nicht einfach weg. Wenn aber nichts davon mitgenommen werden soll oder kann, muss es digitalisiert werden. Was früher ein aufwendiges Projekt mit Dienstleistern und manueller Klassifikation war, lässt sich heute deutlich einfacher umsetzen. Ein ECM-System mit KI‑Unterstützung übernimmt Klassifikation, Verschlagwortung und Indexierung automatisiert. 

"Heute muss man nur noch scannen – den Rest macht eine KI", fasst unser CEO die Entwicklung zusammen. Damit verschwinden auch die letzten Papierreste in der Firma. Drei Regale haben wir noch mitgenommen, die sind leer. Aber sicher ist sicher. Einen Keller haben wir gar nicht erst angemietet. Auch nicht für unsere Server.

Cloud und SaaS: IT zieht einfach mit. In 30 Minuten. 

Klassische On-Premises-Infrastrukturen erfordern Serverräume, Kühlung, Sicherheit – und damit Platz, den moderne Bürogebäude oft bewusst nicht mehr vorsehen. Cloud- und SaaS-Modelle lösen dieses Problem elegant. Systeme laufen im Rechenzentrum, Mitarbeitende greifen standortunabhängig darauf zu. Bei OPTIMAL SYSTEMS haben wir uns diesem Prinzip schon vor unserem Umzug konsequent verschrieben. Unser Server steht in einem externen Gebäude – die rund 4,3 Terabyte an Unternehmensdaten kriegen sozusagen gar nicht mit, das wir umgezogen sind. "Vereinfacht gesagt mussten wir beim Umzug nur den Stecker an einer anderen Stelle wieder reinstecken“, beschreibt der für den Umzug verantwortliche IT-Kollege den ganzen Vorgang, der rund 30 Minuten dauerte. 

Ein Trend der Schule macht: 81 % der Unternehmen in Deutschland nutzen bereits Cloud Computing, weitere 14 % planen es oder diskutieren darüber. Das ist gut so. Kein Mitarbeitender sollte heute auf seine Akten warten müssen, die noch in einem Umzugs-LKW stecken.

Ein Umzug als strategischer Neustart 

Für Vertrieb, Fachbereiche und Management bedeutet das: Ein Standortwechsel ist nicht nur eine organisatorische Aufgabe, sondern ein strategischer Hebel. Wer konsequent digitalisiert, reduziert nicht nur Platz- und Betriebskosten, sondern verbessert den Zugriff auf Informationen, beschleunigt Prozesse und schafft die Grundlage für weitere Innovationen – etwa durch KI-gestützte Auswertungen und Automatisierung. 

Ein Unternehmensumzug ist ein bisschen wie ein privater Wohnungswechsel. Man merkt plötzlich, wie viel Zeug man hat – und das genau jetzt der richtige Zeitpunkt ist, sich davon zu trennen. Gleichzeitig zeigt ein Standortwechsel aber auch schonungslos, wie zukunftsfähig Prozesse, IT und Archiv wirklich sind. Wer diesen Moment nutzt, um Dokumente zu digitalisieren und auf cloud-basierte ECM-Lösungen zu setzen, macht den Umzug nicht nur einfacher – er sorgt außerdem für effizienteres, kostensparendes und flexibleres Arbeiten. Selbst für gut digitalisierte Unternehmen kann das einen Aha-Effekt bedeuten. Wir wissen das jetzt.