Neue Herausforderung für öffentliche Hand

Ganzheitliche Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes mit DMS

Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) stellt Verwaltungen vor neue, digitale Aufgaben – denn es fordert Bits statt Papier: Bürger*innen sollen Leistungen künftig digital beanspruchen können. Um dem gerecht zu werden, müssen auch die internen Strukturen digital sein. Eine effiziente Lösung für die öffentliche Hand bieten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) wie enaio vom ECM-Softwareexperten Optimal Systems Hannover.

Das OZG verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Konkret: Bürger*innen und Unternehmen müssen diese in digitaler Form über Verwaltungsportale auf Bundes-, Länder- und kommunaler Ebene nutzen können. Das macht eine IT-Infrastruktur unverzichtbar, die den Nutzer*innen Zugriff auf alle Angebote mit wenigen Klicks ermöglicht. Verwaltungen müssen nun eine ganzheitliche Lösung finden, um eine bundesweit flächendeckende Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung zu gewährleisten.

Smarte Workflows statt Behördendschungel

Laut OZG müssen alle Leistungen der öffentlichen Verwaltung medienbruchfrei erfolgen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist die Nutzung digitaler Akten. Idealerweise wird dazu eine DMS-Software eingeführt. Diese regelt die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterschiedlicher Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. Prozesse können damit effizient gesteuert, überwacht und weiterentwickelt werden. Der ECM-Spezialist Optimal Systems bietet mit enaio eine solche DMS-Lösung, die sich bereits in mehr als 650 Installationen im kommunalen Bereich erfolgreich bewährt hat. „Wir haben uns auf die Digitalisierung von Verwaltungen spezialisiert und kennen die Bedarfe der öffentlichen Hand genau. Die Digitalisierungsreise mit einem nachhaltigen Backend ist für die öffentliche Verwaltung existenziell. Der digitale Behördengang soll nicht an der Verwaltungsmauer enden“, erläutert Nikolas Herwig, Vertriebsbeauftragter der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover. Doch welchen Mehrwert haben Verwaltungen von einer DMS-Lösung konkret? In der Regel drucken Sachbearbeiter*innen online erhaltene Anträge aus, um sie analog zu bearbeiten. Mit enaio landet der Antrag direkt in der elektronischen Akte. Die weitere Bearbeitung kann digital und somit medienbruchfrei erfolgen. Dies bietet auch für Bürger*innen einen Vorteil: Nach der Bearbeitung werden sie über den Status ihres Vorgangs digital informiert. Bei der Auswahl einer DMS-Software sieht Herwig vor allem die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit als wichtige Kriterien: „In den Verwaltungen eingesetzte Serviceportale lassen sich mit unserem DMS-System vollständig über standardisierte Schnittstellen verknüpfen“, zeigt der Experte auf.

Mobiler Arbeitsplatz – ortsunabhängig und flexibel

Neben der Effizienzsteigerung bietet eine digitalisierte Verwaltung nicht nur für Bürger*innen einen Mehrwert: „Wir können stets ortsunabhängig arbeiten. Ob im Büro, Besprechungsraum oder Homeoffice – alle Mitarbeiter haben immer vollständigen Zugriff auf ihre Akten“, freut sich Christian Ausfelder, Sachgebietsleiter Informations- und Kommunikationstechnik im Landratsamt Traunstein und Anwender der DMS-Lösung, über die gewonnene Mobilität. Besonders in Zeiten von Corona, Remote und New Work ein wichtiger Vorteil.

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