16. März 2022
von Olaf Holst
Viele Unternehmen mussten in der Corona-Pandemie leidvoll feststellen, dass ihnen ihre vielfältigen digitalen Ansätze, Workflowlösungen oder Cloud-Strategien singulär betrachtet wenig genützt haben. Der Grund: Oft fehlte das Fundament dafür, im Sinne einer flächendeckenden DMS-Strategie. Denn selbst für die ambitioniertesten unternehmensweiten Digitalisierungsprojekte gilt, dass der erste Schritt – die Abkehr von Papierdokumenten – der wichtigste ist.
Dies wird von einer aktuellen Studie von Bitkom-Research untermauert. Dafür wurden von Ende September bis Ende Oktober 2021 mehr als 600 Unternehmen mit 20 und mehr Beschäftigten telefonisch befragt. Demnach hat die Corona-Pandemie in der deutschen Wirtschaft einen Digitalisierungsschub ausgelöst: Bei 92 Prozent rückte das Thema auf der Tagesordnung weiter nach oben. Vor einem Jahr lag dieser Wert noch bei 84 Prozent.
Interessant ist der Blick auf die konkret umgesetzten Maßnahmen: Neben der Einführung digitaler Tools zur Aufrechterhaltung der Kommunikation und Anschaffung passender Hardware fürs Homeoffice wurden viele Prozesse digitalisiert. Laut der Studie setzten 66 Prozent beispielsweise den Wandel von Papier zu digitalen Dokumenten und 60 Prozent den von handschriftlichen Unterschriften zu digitalen Signaturen um.
Diese Unternehmen hatten erkannt, dass Mitarbeitende in einem gut eingerichteten Homeoffice mit schnellem Internet kaum sinnvoll arbeiten können, wenn sie keinen Zugriff auf einen Großteil ihrer Unterlagen haben, weil diese in Papierform im Regal im Büro stehen. Um aber auch in Zukunft ein ortsunabhängiges, geregeltes Arbeiten sicherzustellen, ist es für Unternehmen notwendig, Papierdokumente zu digitalisieren und für die Nutzung in ihren Geschäftsprozessen bereitzustellen.
Parallel sollte gemeinsam mit Kunden und Lieferanten auf eine möglichst papierlose Arbeitsweise umgestellt oder zumindest Papier möglichst schnell nach Eingang im Unternehmen gescannt und bereitgestellt werden. Im Zuge dieser Prozessumstellung lohnt sich – je nach Menge der täglich anfallenden Belege – ein Blick auf Lösungen wie yuuvis® Momentum, die in diesem Bereich mittels Machine Learning für weitere Einsparpotenziale sorgen können.
Technologien und Best Practices für mobile Arbeitsweisen gibt es schon seit vielen Jahren. Diese sind vielfach eingesetzt und bereits nahezu optimal in ihrer Effizienz und ihrem Nutzwert. Leider wird aber immer noch gerne versucht, den dritten Schritt, wie z. B. die Umstellung der Prozesse aus der analogen in die digitale Welt, vor dem ersten, der nahezu vollständigen Beseitigung von Papier im Prozess, zu tun. Und dann ist das Frustrationspotenzial hoch, weil die digitale Umsetzung mangels Zugriffs auf die Unterlagen in Papier nicht wirklich nutzbar ist.
Dabei wäre es doch so einfach: Erst einmal weg mit dem Papier, dann eine vernünftige, flächendeckende Einführung digitaler Backoffices und der Ersatz aller Handablagen, Umlaufmappen, Stempel oder was auch immer über die Jahre liebgewonnen wurde, um dann am Ende auch die Geschäftsprozesse digital aufzubereiten und zu optimieren. Dann wird aus dem Frustprojekt Digitalisierung ein Lustprojekt, das allen Beteiligten das Leben leichter macht.
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