Eine Nahaufnahme glänzender, dunkler sechseckiger Fliesen, die in einem geometrischen Muster angeordnet sind und blaues und violettes Licht reflektieren. Die Oberfläche erzeugt mit ihren unterschiedlichen Fliesenhöhen ein modernes, futuristisches Erscheinungsbild.

30. April 2025

Schluss mit Standard-ECM: Warum ECM-Software modular und individuell sein muss

Von Dr. Florian Pudlitz

Ein Mann mit kurzen braunen Haaren trägt ein dunkles Jackett über einem weißen Hemd. Er lächelt leicht und steht vor einem schlichten grauen Hintergrund.

Dr. Florian Pudlitz

Solutions Architect

In der heutigen digitalen Arbeitswelt ist Enterprise Content Management (ECM) ein unverzichtbarer Baustein für Unternehmen, die effizient und verteilt arbeiten möchten. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, dass die ECM-Software auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein sollte – nicht umgekehrt. Ein hoher Individualisierungsgrad ist entscheidend, um den unterschiedlichen Anforderungen eines Unternehmens gerecht zu werden. Gleichzeitig stehen alle Firmen vor ähnlichen Herausforderungen, beispielweise rund um die digitale Rechnungsverarbeitung oder Vertragsverwaltung.

Gewünscht sind erprobte Softwarelösungen, die die Bedürfnisse verteilter Teams abdecken und digitale Geschäftsprozesse unterstützen. Zudem sollte individuelle Software flexibel genug sein, um sich neuen Entwicklungen in der Digitalisierung anzupassen und erweiterbar zu bleiben. Standardisierte Module sollten nahtlos in maßgeschneiderte Lösungen integriert werden, um Medienbrüche zu vermeiden.

Wie standardisierte Bausteine individuelle Wünsche berücksichtigen

Die Digitalisierung in vielen Bereichen und Branchen, beispielsweise bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung durch die gesetzliche E-Rechnungspflicht, erfordert neue Softwarekomponenten in den Unternehmen. Hier zeigt sich, dass die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben auf der einen und die spezifischen Unternehmensprozesse auf der anderen Seite softwareseitig abgebildet werden müssen. Konkret bedeutet dies, dass jede Firma ihr eigenes standardisiertes Softwaremodul braucht. Wie passt das zusammen?

Der erste Schritt ist dafür zu sorgen, dass ein hohes Maß an Modularisierung in der Software gewährleistet wird. Heutige ECM-Software kommt nicht mehr aus einem Guss vom Hersteller zum User, sondern folgt vielmehr einem Baukastenprinzip, mit dem sich schnell und individuell eigene Lösungen zusammenbauen lassen. So ist es möglich, jederzeit auf sich verändernde Rahmenbedingungen und die jeweils aktuelle Gesetzgebung reagieren zu können.

Im zweiten Schritt müssen sich die Softwarebausteine konfigurativ in die Gegebenheiten der Unternehmen einfügen. Das stellt die Softwareentwicklung vor neue Herausforderungen, weil nicht nur agil auf individuelle Wünsche reagiert werden muss, sondern zusätzlich der Standardisierungsgedanke ein wichtiger Aspekt der Entwicklung sein sollte. Die Individualisierungsmöglichkeit darf nicht verloren gehen, schließlich hat jedes Unternehmen ganz eigene Prozesse, und Technologien müssen nahtlos in bestehende Abläufe integriert werden können.

Die Modularisierung und Standardisierung eröffnet somit jedem einzelnen die Möglichkeit, sich stetig wechselnden Anforderungen anzupassen, und schafft eine dauerhaft nutzbare Softwarelösung in den Betrieben. Sie sollte jedoch nicht als unveränderlich verstanden werden und den Anspruch haben, dass ein Standard die Probleme der Unternehmen gleichermaßen löst.

Skalierbar, content-zentriert: yuuvis® Momentum

Verwalten Sie Milliarden von Dokumenten in einer einzigen Systemlandschaft:
Erleben Sie die neueste Generation des Content Managements!

Mehr erfahren

Warum eine Spezialsoftware kein Gewinn ist

Nun steht jeder Entscheidungsträger vor der Frage, ob sich die aktuelle Software anpassen lässt oder eine neue Spezialsoftware das Problem löst. Ändert sich die Software, kann es zu Unterbrechungen in den gewohnten Arbeitsabläufen kommen. Neue Software führt zu Medienbrüchen und Schnittstellenproblemen. Was also tun?

Der Grundgedanke sollte nicht sein, dass Mitarbeitende sich nach einem Update umgewöhnen oder in neuen Oberflächen zurechtfinden müssen. Vielmehr muss eine modularisierte Software Probleme lösen und Prozesse erleichtern. Die Software muss sich an das Unternehmen anpassen und bestehende Routinen unterstützen. Das heißt, Arbeitsschritte sollten reduziert und das Bearbeiten von Vorgängen schneller und effizienter werden. Ein entscheidendes Kriterium ist jedoch die Akzeptanz der Mitarbeitenden. Drei wesentliche Prinzipien spielen hierfür eine große Rolle:

Kundenorientierte Entwicklung: Innovative Software wird nicht allein am Stand der Technik gemessen – vielmehr muss sie an den tatsächlichen Bedürfnissen der Anwender ausgerichtet werden. Nur wenn individuelle Arbeitsweisen und Herausforderungen der Kunden verstanden und integriert werden, entstehen praxisnahe Lösungen.
Nutzung kundenweiter Synergien: Unternehmen teilen häufig ähnliche Herausforderungen. Der frühzeitige Einbezug gemeinsamer Anforderungen in die Standardisierung schafft Synergien, die zu höherer Akzeptanz und Effizienz führen.
Vermeidung von Medienbrüchen: Der reibungslose Übergang zwischen den einzelnen Modulen ist entscheidend. Eine nahtlose Integration verhindert, dass Mitarbeitende bei Updates oder Systemwechseln in neue, störende Arbeitsprozesse eingewiesen werden müssen. Dies erhöht die Benutzerfreundlichkeit und sichert den laufenden Betrieb.

Fazit: Modulare ECM-Lösungen bieten den entscheidenden Mehrwert in der heutigen dynamischen Arbeitswelt. Anders als Spezialsoftware, bei der es zu Medienbrüchen und Umgewöhnungen kommen kann, unterstützt ein flexibler Baukastenansatz die bestehenden Arbeitsabläufe optimal und ermöglicht schnelle Anpassungen bei neuen Herausforderungen. Unternehmen profitieren von individuell anpassbaren Lösungen, die gesetzliche Anforderungen erfüllen und gleichzeitig interne Prozesse effizient gestalten. Letztlich entscheidet die hohe Benutzerakzeptanz – und damit auch der wirtschaftliche Erfolg – über den nachhaltigen Nutzen eines modular aufgebauten ECM-Systems.

Haben Sie noch Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!