24. März 2026
Ein Interview mit Karina Rehfeldt
Landkreis Goslar
Kreishaus
Seit 2019 ist Karina Rehfeldt IT-Systemmanagerin beim Landkreis Goslar und verantwortet die Administration der IT-Systeme. Ein Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt auf dem Dokumentenmanagementsystem enaio®, das sie sowohl technisch betreut als auch bei der Einführung und laufenden Optimierung im Haus unterstützt. Im Gespräch erzählt Frau Rehfeldt, wie der Landkreis Managed Services für Öffentliche Verwaltungen eingeführt hat. Sie berichtet auch über die konkreten Vorteile, die sich daraus für den Arbeitsalltag ergeben. Außerdem erfahren wir von ihr, wie der Einführungsprozess ablief und wie die Digitalisierung im Landkreis insgesamt voranschreitet.
Martina Pejić (OPTIMAL SYSTEMS):
Im Landkreis Goslar wurde enaio® bereits vor 25 Jahren eingeführt – was hat den Landkreis nun dazu bewegt, Managed Services in Betracht zu ziehen? Gab es konkrete Anforderungen oder Entwicklungen, die den Wunsch ausgelöst haben?
Karina Rehfeldt: Als wir das Thema im Jahr 2022 angingen, war enaio® bereits zu rund 90 % im Haus ausgerollt. Ein Ausfall hätte daher fast den gesamten Arbeitsablauf lahmgelegt und auch die Prozesse für die Bürger*innen und Bürger gestört. In unserem Fall sprechen wir von rund 700 angelegten Benutzer*innen, von denen in Stoßzeiten bis zu 320 gleichzeitig im DMS-System arbeiten. Und obwohl wir recht viele enaio®-Administratorinnen sind, fehlte uns schlicht die Zeit, alle Schnittstellen und Logs regelmäßig gründlich zu prüfen. Für andere Systeme hatten wir bereits Wartungen durch externe Dienstleister etabliert. Deshalb wollten wir ein ähnliches Modell nun auch für enaio® einführen, um die Stabilität zu erhöhen, eine regelmäßige Wartung sicherzustellen und das System dauerhaft aktuell zu halten.
Martina Pejić: War die Einführung von Managed Services für enaio® eine dringende Maßnahme oder stand vor allem die langfristige Weiterentwicklung des Systems im Fokus? Welche Alternativen hatten Sie dabei im Blick?
Karina Rehfeldt: Dringend im Sinne einer unmittelbaren Gefahr für das Tagesgeschäft war es nicht, dennoch war es uns sehr wichtig, die Managed Services möglichst zeitnah einzuführen. Alternativen gab es kaum: Bis dahin haben wir intern regelmäßig die Server-Logs geprüft und bei Auffälligkeiten sofort den Support kontaktiert. Oft stellte sich jedoch heraus, dass es sich nur um automatisch protokollierte Meldungen ohne tatsächliche Auswirkungen auf den Systembetrieb handelte.
Martina Pejić: Gab es im Vorfeld Bedenken oder offene Fragen, beispielsweise zur Abstimmung der Leistungen oder den Kosten, und wie wurden diese geklärt, bevor alles final umgesetzt wurde? Wie lange hat der Abstimmungs- und Einführungsprozess insgesamt bei Ihnen gedauert?
Karina Rehfeldt: Zu Beginn mussten wir genau festlegen, welche Aufgaben die Managed Services in welchem Umfang übernehmen, was natürlich Zeit erforderte. Auch finanzielle Aspekte wurden besprochen, es gab jedoch keine größeren Bedenken. Insgesamt wurde das Konzept im Haus gut aufgenommen. Wir haben das Thema im Jahr 2022 angestoßen, und Anfang 2023 war die Umsetzung abgeschlossen. Die Abstimmungen erstreckten sich über etwa drei bis vier Monate und umfassten klärende Gespräche, in denen zum Beispiel die Prüfabstände festgelegt wurden.
Martina Pejić: Kommen wir nun zu Ihrem heutigen Arbeitsalltag, der von Managed Services begleitet wird. Welche konkreten Leistungen der Managed Services nehmen Ihnen am meisten Sorgen ab, und wie merken Sie das in Ihrer täglichen Arbeit?
Karina Rehfeldt: Am meisten beruhigt mich, dass unser System regelmäßig geprüft wird. Früher habe ich mich angesichts der Komplexität immer wieder gefragt, ob wirklich alles reibungslos läuft. Heute erhalte ich proaktiv Rückmeldungen, wenn es Auffälligkeiten gibt, aber auch, wenn diese bereits behoben wurden. Bei mehreren Servern, zahlreichen Schnittstellen und Terabytes an Daten ist es sehr beruhigend zu wissen, dass jemand mit der nötigen Expertise alles im Blick hat.
Martina Pejić: Können Sie ein Beispiel nennen, wie Probleme heute schneller erkannt und gelöst werden, und welchen Unterschied das für die Mitarbeitenden im Landkreis macht?
Karina Rehfeldt: Früher haben wir manchmal erst nach Wochen bemerkt, dass manche der Schnittstellen gar nicht oder nicht korrekt arbeiteten. Heute erkennt das Team von OPTIMAL SYSTEMS Hannover solche Auffälligkeiten direkt in den Logs, sodass wir sofort reagieren und Kolleg*innen informieren können. Das macht den Alltag und die interne Kommunikation für alle im Landkreis deutlich einfacher.
Martina Pejić: An welchen Stellen im Alltag merken Sie besonders, dass die Managed Services im Hintergrund laufen, ohne dass Sie selbst eingreifen müssen?
Karina Rehfeldt: Zum Beispiel bei den Upgrades: Vor der Installation werden ohnehin bereits Prüfungen und Optimierungen durchgeführt, sodass der eigentliche Update-Tag reibungslos verläuft. Gerade bei unseren 14 Schnittstellen zu Fachverfahren, 26 Fachschränken und der ASV ist das sehr hilfreich und macht die Managed Services spürbar.
Martina Pejić: Welche drei Vorteile der Managed Services sind für Sie persönlich am wichtigsten und warum?
Karina Rehfeldt: Erstens sorgt die regelmäßige Prüfung und Aktualisierung des Systems für mehr Stabilität. Zweitens verschafft uns die gepflegte Systemdokumentation jederzeit den Überblick und ermöglicht im Notfall eine schnelle Wiederherstellung. Drittens gewinne ich dadurch mehr Zeit für andere fachliche Aufgaben, da ich mich nicht mehr um alle technischen Details kümmern muss.
"Bei mehreren Servern, zahlreichen Schnittstellen und Terabytes an Daten ist es sehr beruhigend zu wissen, dass jemand mit der nötigen Expertise alles im Blick hat."
Karina Rehfeldt – Landkreis Goslar
Martina Pejić: Welche Aufgaben sind das denn, die Sie heute dank Managed Services stärker fachlich begleiten können?
Karina Rehfeldt: Wir können uns zum Beispiel stärker auf die Erstellung von Fachakten, die Einrichtung von Fachschränken, Workshops und Schulungen konzentrieren. Managed Services übernimmt die technischen Prüfungen, was uns mehr Kapazitäten für diese wichtigen Aufgaben gibt.
Martina Pejić: Da möchten wir natürlich genauer nachhaken: Wie geht es hinsichtlich der Digitalisierung weiter und welche Ziele stehen in nächster Zeit im Fokus?
Karina Rehfeldt: Aktuell nutzen fast alle Bereiche enaio®, allerdings teilweise noch ausschließlich als Dokumentenablage. Unser Ziel ist es, die Nutzung von Workflows zu stärken, weitere Fachakten zu digitalisieren und die ASV noch umfassender einzuführen. Darüber hinaus prüfen wir den sinnvollen Einsatz von KI, beispielsweise für Routineaufgaben.
Martina Pejić: Mussten Ihre Kolleg*innen auf die Einführung von Managed Services vorbereitet werden?
Karina Rehfeldt: Es gab keine gesonderte Einführung für die Mitarbeitenden, da die Managed Services weitgehend im Hintergrund laufen. Ihr Alltag wird dadurch also nicht belastet. Einzige Ausnahme sind gelegentliche Hinweise aus den Managed Services auf Fehlermeldungen bei den Mitarbeitenden. Diese nutze ich, um freundlich zu informieren, dass Wartungsarbeiten durchgeführt wurden und diese Fehler nun behoben sind.
Martina Pejić: Unser Umfragemotto auf der AKOS lautete „Wir feiern Ihr Feedback“ – und das leben wir auch im Alltag. Wie bewerten Sie die Zusammenarbeit, die Qualität und den Support im Rahmen der Managed Services? Gibt es Aspekte, die aus Ihrer Sicht Verbesserungspotenzial haben?
Karina Rehfeldt: Besonders schätze ich die Zusammenarbeit auf Augenhöhe, verbunden mit gegenseitigem Vertrauen. Unsere Ansprechpartner*innen bei OPTIMAL SYSTEMS Hannover kennen unser System sehr gut und reagieren schnell und direkt. Verbesserungspotenzial sehe ich bei den Informationen zu neuen Versionen von Zusatzkomponenten.
Martina Pejić: Vielen Dank für Ihr Feedback! Abschließend: Wem würden Sie als IT-Fachkraft Managed Services empfehlen?
Karina Rehfeldt: So, wie wir die Managed Services aktuell nutzen – es gibt ja unterschiedliche Leistungsstufen –, würde ich es nahezu allen empfehlen, die ein großes enaio®-System im Einsatz haben. Und da es sich um ein so zentrales System handelt, kann man sich ab einem gewissen Punkt weder längere Ausfälle noch eine fehlerhafte Systemumgebung leisten. Und Managed Services sorgt dafür, dass das ECM-System zusätzlich von OPTIMAL SYSTEMS Expert*innen im Blick behalten wird.
Bildquellen
Headerbild Landschaft – Maximilian Strache
Tablet mit Hand und Stift – Landkreis Goslar
Frontal Ansicht Kreishaus – Landkreis Goslar
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