enaio® bietet den Vorteil, dass ein Dokument an mehreren, beliebigen Stellen in der Ablagestruktur hinterlegt werden kann – ohne dass dafür eine physikalische Kopie erzeugt werden muss. Sprich: ein Originaldokument, verschiedene Standorte. Dafür werden sogenannte Verweise angelegt, die sich einfach per Drag-and-drop erzeugen lassen. Dokumente lassen sich so von verschiedenen Standorten aus einsehen oder editieren, jede Änderung wird (für andere Anwender) über die Verweise sichtbar.
Um einen Verweis anzulegen, markieren Sie das betreffende Dokument und ziehen es mit der rechten Maustaste in ein anderes Register/anderen Ordner. Im sich öffnenden Dialog können Sie wählen, ob Sie ein Verweisdokument erstellen möchte oder eine Verweiskopie.
enaio®-Objekten können per Drag-and-drop und Menüauswahl schnell neue Standorte hinzugefügt werden.
Standort hinzufügen (Verweiskopie erstellen)
Eine Verweiskopie fügt einem Originaldokument einen neuen Standort hinzu – z. B. in mehreren Registern oder Ordnern. Ein Dokument lässt sich so inhaltlich besser zuordnen (ein Dokument, mehrere Zusammenhänge) oder von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichberechtigt öffnen und bearbeiten.
So gehen Sie vor: Dokument markieren, mit gehaltener rechter Maustaste an den neuen Standort ziehen, im Auswahlmenü den Punkt „Standort hinzufügen“ wählen und die anschließende Abfrage mit „Ja“ beantworten.
Fügen Sie einem Dokument neue Standorte hinzu, wenn es von anderen Registern/Ordnern aus geöffnet oder bearbeitet werden soll.
Verweisdokument erstellen
Ein Verweisdokument stellt ein Dokument an einem neuen Standort schreibgeschützt zur Verfügung. Mitarbeiter aus unterschiedlichen Abteilungen oder Niederlassungen, die sonst keinen direkten Zugriff auf Dokumente aus Ihrem Bereich haben, erhalten darüber einen Lesezugriff auf einzelne Dokumente.
So gehen Sie vor: Dokument markieren, mit gehaltener rechter Maustaste an den neuen Standort ziehen, im Auswahlmenü den Punkt „Hier Verweisdokument anlegen“ wählen. Anschließend können Sie den Objekttyp neu zuweisen. Das bietet sich insbesondere dann an, wenn die adressierten Mitarbeiter nur Zugriffsrechte für einen bestimmten Objekttyp besitzen.
Über „Verweisdokumente“ stellen Sie ein Dokument an einem neuen Standort schreibgeschützt für andere Anwender zur Verfügung.
Standorte anzeigen lassen
Ein Dokument mit verschiedenen Standorten ist in den Indexdaten ausgewiesen. Der Reiter „Sonstiges“ zeigt die Anzahl der Standorte an. Von dort aus können Sie zu den Indexdaten weiterblättern und sich den Standort anzeigen lassen. Wenn Sie alle Standorte eines Dokumentes auf einem Datenblatt sehen möchten, markieren Sie ein Dokument und drücken „STRG+UMSCHALT+F3“.
enaio® zeigt die Anzahl der Standorte über die Indexdaten an. Eine Übersicht der Standorte lässt sich per Tastenkombination anzeigen.
Echte Kopien erzeugen
Natürlich bietet enaio® auch die Möglichkeit, ein vorhandenes Dokument wirklich zu kopieren (ein zweites Mal in der Datenbank anzulegen) und mit einem neuen Indexdatensatz zu versehen. Die Kopie wird wie ein eigenständig erstelltes Dokument behandelt und kann entsprechend von Ihnen verändert und indiziert werden.
Zum Kopieren markieren Sie das zu kopierende Dokument und ziehen es mit gehaltener rechter Maustaste an den neuen Standort. Im sich öffnenden Menü wählen Sie den Punkt „Kopie hier erstellen“, bestätigen die Erstellung und können dann die Indexdaten neu vergeben bzw. anpassen. Wichtig: Zum Kopieren muss das Ursprungsdokument eingecheckt sein.
enaio® bietet neben Verweislinks auch die Möglichkeit, ein Dokument als Vorlage für ein neues Dokument zu kopieren.
Haben Sie noch Fragen?
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.