Abonnements einzurichten ist nicht nur denkbar einfach. enaio® bietet Ihnen auch noch eine ganze Reihe von Einstellmöglichkeiten, wie Sie bei einem Abonnement informiert werden wollen. Sie haben etwa die Möglichkeit, Dokumente, Register, Ordner und sogar gespeicherte Anfragen zu „abonnieren“. Dadurch werden Sie oder ausgewählte Mitarbeiter bei Änderungen an Inhalten oder Verschlagwortung sowie bei Löschen oder Erstellung sofort informiert. Beispiele wären die Neuanlage eines Kunden, die Bearbeitung eines Vertrages oder der Eingang einer neuen Rechnung.
Die automatische Benachrichtigung erhalten Sie entweder als E-Mail, oder Sie finden sie in Ihrem Eingangskorb. Verschiedene Icons signalisieren die Art der Veränderung. Per Mausklick auf die Benachrichtigung gelangen Sie zum abonnierten Dokument, Register oder Ordner. Beispiel: Sie möchten z. B. über Änderungen oder Neueingang eines bestimmten Dokumenttyps (z. B. Rechnung) unterrichtet werden. Dazu öffnen Sie die Recherchemaske des jeweiligen Dokumenttyps, klicken mit der rechten Maustaste auf die Maske und wählen im Kontextmenü „Abonnieren“ aus. In der sich öffnenden Abonnementmaske haben Sie jetzt unterschiedliche Optionen:
- Welche Aktion soll eine Benachrichtigung auslösen?
- Soll die Benachrichtigung an eine E-Mail-Adresse verschickt werden?
- Gibt es weitere Mitarbeiter oder Gruppen, die benachrichtigt werden sollen?
- Angabe eines Betreffs, z. B. „Neue Eingangsrechnung eingetroffen!“
- Eine Bestätigung der Kenntnisnahme einfordern, auf Wunsch sogar mit Passwort
Das Abonnement kann so zur automatischen Verteilung von aktualisierten Inhalten und zur unkomplizierten Einrichtung von „kleinen Workflows“ eingesetzt werden. Die Bestätigung der Kenntnisnahme ermöglicht es Ihnen beispielsweise, geänderte oder neue Arbeits- und Verfahrensanweisungen automatisch zu verteilen und sogar deren Empfang persönlich bestätigen zu lassen.
