Wenn Sie ein Dokument in einer Trefferliste oder im Eingangskorb markieren, wird die Vorschau auf das Objekt bzw. Dokument eingeblendet. Dabei wird stets die aktive Variante berücksichtigt. Die Vorschau bleibt solange angezeigt, bis ein anderes Objekt markiert wird. Es gibt zwei Optionen der Vorschaufunktion: Die erste ist die reguläre Inhaltsvorschau, über die das gesamte Dokument auf einen Blick erfasst werden kann.
Inhaltsvorschau im Überblick.
Überblick über die Eigenschaften.
Zusätzlich werden Ihnen unter den „Eigenschaften“ eine Vielzahl von weiteren Daten rund um das betreffende Dokument bereitgestellt. Dazu zählen Hinweise zu jenen Personen, die das Dokument angelegt, geändert oder archiviert haben, zur Seitenzahl und Dateigröße sowie zum aktuellen Zugriffsstatus.
Überblick über die Indexdaten.
Die zweite Option liefert einige Informationen und Kennzahlen rund um das betreffende Dokument, aufrufbar über die Symbole in der linken Spalte. Unter den Indexdaten finden sich beispielsweise Angaben zum Bezugsdatum und Dateityp, zu Sprache, aktuellem Status und Bearbeiter.
In der Detailvorschau stehen Ihnen neben den Indexdaten weitere Informationen zur Verfügung. Unter „Workflows“ sowie „Wiedervorlagen“ werden Daten zu jenen Objekten angezeigt, die in einer Workflow-Akte liegen bzw. für die Wiedervorlagen eingerichtet wurden. Die „Historie“ listet auf, welche Aktionen mit dem Objekt vorgenommen wurden.
Darüber hinaus wird innerhalb der Inhaltsvorschau die Funktion „Anmerkungen“ bereitgestellt: Hierüber lassen sich Anmerkungen in Form eines „Notizzettels“ problemlos hinzufügen, bearbeiten oder löschen. Dazu werden sie mit Datum und Anleger versehen.
Nicht zuletzt ermöglicht die einfache Suchfunktion schnelle Ergebnisse, wenn innerhalb des Objekts spezifische Wörter oder Textabschnitte gesucht werden. Genauso lassen sich Textpassagen aus dem Dokument heraus markieren und mit der Tastenkombination STRG+C in die Zwischenablage kopieren. Eine Einschränkung gibt es allerdings: Bilder und Texte auf Bildern können nicht kopiert werden.
Funktion Anmerkungen auf der Inhaltsvorschau.