Archivierte Dokumente suchen – ein Originaldokument, verschiedene Standorte

Archivierte Dokumente sind in enaio®, soweit nicht anders vorgesehen, normaler Bestandteil des Unternehmenswissens und in den jeweiligen Ordnern und Registern zu finden. Mit ein paar Klicks können Sie Dokumente einfach für die Archivierung freigeben, aber auch gezielt nach archivierten Dokumenten suchen.

Dokument(e) zur Archivierung freigeben

Merken Sie sich die Funktionstaste „F7“. Über diese können Sie ein Dokument für die Archivierung freigeben – oder es über „Umschalt+F7“ wieder davon befreien. Je nach Wahl wird das entsprechende Dokument mit einem Symbol gekennzeichnet: ein „+“-Symbol für zur Archivierung freigegebene Dokumente bzw. ein „o“-Symbol für nicht freigegebene Dokumente.

enaio® Tipps&Tricks - Dokumente für Archivierung freigeben

Dokumente können in enaio® über die Funktionstaste „F7“ für die Archivierung freigegeben oder explizit davon ausgeschlossen werden.

Archivierte Dokumente suchen

Ist ein Dokument archiviert, sind seine Inhalte langfristig gesichert. Das enthaltene Wissen können Sie jederzeit einfach recherchieren, allerdings nicht über die normale Indexdatenmaske. Die Suchmaske für archivierte Dokumente finden Sie im Menüband unter „Eigenschaften – Dokument Basisparameter“. Hier können Sie gezielt nach bestimmten Statuseigenschaften der Archivierung suchen, also z. B. nach archivierten, zur Archivierung freigegebenen Dokumenten oder auch Dokumenten ohne Seiten. Die Checkboxen lassen sich beliebig kombinieren, um die Suche weiter einzugrenzen. Besonders hilfreich: die Angabe der (geplanten) Retentionzeiten und/oder des Zeitraumes der Archivierung.

Je nach Suche erhalten Sie als Ergebnis eine Trefferliste, die Sie wie gewohnt gruppieren und/oder nach bestimmten Begriffen filtern können.

In enaio® archivierte Dokument suchen

In enaio® können Sie mit ein paar Klicks gezielt nach archivierten Dokumenten suchen oder solchen, die dafür freigegeben oder davon ausgeschlossen wurden.

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