BPMS: Software für das Business Process Management

In jedem Unternehmen laufen ständig Prozesse wie Anfragen, Angebote, Beschaffung, Mitarbeiter-Recruiting und Ähnliches ab. Wenn die Anzahl der Prozesse steigt und es gilt, immer mehr interne und externe Akteur:innen in die Geschäftsprozesse zu integrieren, kann Ihnen eine Business Process Management Software helfen, Ihre Produktivität und Agilität zu erhöhen. Automatisierungen durch Workflows und eine bessere Übersicht und Kontrolle reduzieren die Fehlerquote und schenken Ihnen Zeit für produktive Aufgaben.

Als Unternehmer:in stehen Sie täglich vor der Herausforderung, Ihre Geschäftsabläufe an Ihr Wirtschaftsumfeld anzupassen und effizient zu managen. Je besser Ihnen das gelingt, desto mehr Wettbewerbsvorteile können Sie sich sichern. Nicht umsonst gehen viele Unternehmen – unabhängig ob DAX-Unternehmen, Konzerne, KMUs oder Start-ups – dazu über, ihre Geschäftsprozesse über eine Business Process Management Software (BPMS) zu steuern. Genau wie Rechnungswesen-Software oder CRM-Software unterstützt BPMS Unternehmen, ihre Prozesse digital zu optimieren.

Inhaltsverzeichnis

Ein Beispiel für Business Process Management (BPM)
Warum Sie zur Geschäftsprozessoptimierung eine Software brauchen
Was macht Business Process Management Software?
Ihre Vorteile mit BPMS
Workflow Management als Teil einer BPMS
Business Process Management Systeme: Funktionen
Wo Sie BPMS einsetzen
BPMS in der Praxis: Jack Wolfskin
Wie Sie die richtige BPM-Software auswählen
BPMS-Anbieter
Warum ECM die beste Basis für BPMS-Lösungen ist
FAQ zum Dokumentenmanagement (BPMS)

Ein Beispiel für Business Process Management (BPM)

Kundenanfragen annehmen, Angebote kalkulieren, zusammenstellen, freigeben lassen, verschicken, nachverfolgen bis hin zum Vertragsabschluss: Diese Arbeitsschritte kommen in so gut wie allen Unternehmen häufig vor und wirken auf den ersten Blick wie einfache Routinearbeiten. Die einzelnen Schritte mögen monoton aussehen, aber der Prozess dahinter, d. h. der zeit- und zielgerichtete Ablauf der Aufgaben von der Annahme der Anfrage bis hin zum Abschluss, kann durchaus zur Herausforderung werden, wie das folgende Beispiel eines Leasinganbieters zeigt:

Der Angebotsprozess startet mit der Aufnahme der Anfrage der Kundin durch den Kundenbetreuer. Auf Basis dieser Informationen arbeitet der Innendienstmitarbeiter das Angebot aus. Das kalkulierte Angebot kann nun direkt an die Kundin verschickt werden oder es bedarf noch einer weiteren Information durch den Kundenbetreuer oder einer Freigabe durch die Vorgesetzte. Nach dem Input oder der Freigabe kann das Angebot an die Kundin gehen. Als nächster Schritt erfolgt das Nachfassen, das zeitnah und kontrolliert stattfinden muss. Nach erfolgtem Feedback muss der Innendienstmitarbeiter das Angebot womöglich überarbeiten. Im Falle einer Überarbeitung ist gegebenenfalls ein weiterer Input durch den Kundenbetreuer notwendig, oder das überarbeitete Angebot muss zur neuerlichen Freigabe an die Vorgesetzte gehen. Sodann wird das Angebot abermals verschickt und zeitnah muss beim Kunden nachgefasst werden. Die beiden daraus resultierenden Optionen – Absage durch die Kundin oder Auftragserteilung – lösen einen weiteren Geschäftsprozess aus, nämlich jenen der Auftragsabwicklung.

In sehr einfachen Fällen mag die IT-Unterstützung durch MS Office-Programme ausreichen, einen effizienten Ablauf des Prozesses zu gewährleisten. Bei komplexeren Geschäftsabläufen ist die Unterstützung mittels Excel nicht ausreichend, um den Überblick zu bewahren, welches Angebot sich in welchem Stadium befindet. Ferner können sich aufgrund manueller Einzelschritte viele Fehler einschleichen, und insgesamt ist der manuelle Prozess sehr langsam und träge.

Zwar werden Angebote bereits in vielen Unternehmen nicht mehr mittels Tabellenkalkulationen individuell errechnet und per E-Mail verschickt, sondern mit spezieller Software für die Angebotserstellung konfiguriert oder durch das ERP-System unterstützt. Diese Tools unterstützen die Angebotserstellung als Einzelaufgabe, nicht aber den dazugehörigen komplexen Prozess.

Warum Sie zur Geschäftsprozessoptimierung eine Software brauchen

Wenn Sie viel Zeit damit verbringen, sich einen Überblick über den Stand der Projektabläufe zu verschaffen oder diese zu prüfen, sollten Sie die Möglichkeit einer BPMS-Lösung in Betracht ziehen. Für einen reibungslosen Ablauf Ihres täglichen Geschäftes müssen eine Reihe von Aktivitäten logisch in einer bestimmen Zeit- und Ablauffolge miteinander verknüpft von verschiedenen Teams verarbeitet werden.

Eine manuelle Steuerung dieser Prozesse führt zu vielen Reibungsverlusten, verbraucht wertvolle, produktive Arbeitszeit und verursacht Wettbewerbsnachteile.

Schematische Darstellung der wichtigsten Einsatzbereiche einer BPM Software.

Ineffektiver Zeit- und Personalaufwand

Wenn in Ihrem Unternehmen verschiedene Geschäftsbereiche mit unterschiedlichen Systemen arbeiten oder einzelne Geschäftsprozesse manuell gesteuert werden, ist hoher Zeit- und Personalaufwand notwendig, um die dafür relevanten Daten und Schritte abzugleichen. Häufiges Nachfragen, Suchen sowie mehrfaches Pflegen von Daten, die automatisch zur Verfügung stehen könnten, verbrauchen wertvolle Arbeitszeit der Teams.

Hohe Fehlerquote

Durch eine manuelle Steuerung des Geschäftsablaufes können Fehler auf allen Prozessebenen passieren: vom Übertragen einer Aufgabe an falsche Mitarbeiter:innen über das Vergessen von wichtigen Freigaben bis hin zu falschen Entscheidungen aufgrund mangelnder oder fehlerhafter Daten. Menschliche Fehler verschlechtern die Prozess- und Leistungsqualität, führen zu unzufriedenen Kund:innen und verursachen unnötige Kosten.

Unklare Zuständigkeiten

Fehlende Handlungs- und Entscheidungskompetenzen sowie eine mangelnde Definition der Schnittstellen können zu langen Wartezeiten und Projektstaus führen. Zudem bleiben Aufgaben unerledigt liegen, wenn die Teams nicht abgestimmt kommunizieren.

Fehlender Gesamtüberblick

Mit zunehmender Komplexität und wachsendem Umfang der Prozesse wird es zunehmend schwieriger, eine Übersicht über die Prozesse zu behalten und Verbesserungen herbeizuführen oder bei Gefahr einschreiten zu können.

Verpasste Chancen

Ineffizientes Geschäftsprozessmanagement verhindert, dass sich Teams agil an neue Markttrends oder veränderte wirtschaftliche Situationen anpassen und demzufolge Chancen verpassen oder Wettbewerbsvorteile nicht nutzen können.

Organisatorische Schwachstelle “Flaschenhals”

Wenn nur Sie oder bestimmte Mitarbeiter:innen im Geschäftsprozess für den Ablauf der Aufgaben, für Rückfragen sowie Freigaben verantwortlich sind oder sich darum kümmern müssen, dass alle Daten den Prozess passieren und bei den “richtigen” Personen landen, bremsen Sie die Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse. Zeit- und Entscheidungsengpässe verringern die Agilität des Unternehmens.

Wachsende Teams

Je komplexer Prozesse strukturiert sind, desto mehr Einzelakteur:innen und ganze Teams sind in den Ablauf involviert. Eine mangelhafte Verbindung der Teams über den gesamten Prozess hinweg verursacht aufwendige Informations- und Kommunikationsschleifen, die aufgrund räumlicher Trennung (verschiedene Standorte, Homeoffice, Dienstreisen) zusätzlich verstärkt werden.

Herausforderung New Work

Der New Work-Denkansatz wurde bereits in den 1970ern von Frithjof Bergmann geprägt. Doch in jüngster Zeit haben Fachkräftemangel und die Ansprüche der jungen Mitarbeiter:innen der Generation Y den Begriff als Wandel der Arbeitswelt in Richtung Freiraum, freie Arbeitszeitgestaltung und digitale Anbindung fest verankert. Prozessmanagement stößt bei New Work schnell an seine Grenze, wenn die Vernetzung und Zusammenarbeit nicht durch entsprechende Tools und Werkzeuge gesichert sind.

Infoblatt: "Business Process Management"

Alles über passende Werkzeuge des Business Process Managements, wie z. B. Workflow Engine, grafische Modellierung oder Management Dashboard.

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Was macht Business Process Management Software?

Unter BPMS (Business Process Management Software) versteht man eine Software, die hilft, Geschäftsprozesse zu optimieren. Die Geschäftsprozesse werden unter Zuhilfenahme einer Software modelliert, implementiert, überwacht und verbessert.

Im Fokus stehen nicht einzelne Projekte oder einmalige Aufgaben, sondern eine Reihe von fortlaufenden (funktions- und/oder abteilungsübergreifenden) Arbeiten und Tätigkeiten. Die Software unterstützt Sie, die Prozesse von Anfang bis zum Ende zu managen und zu optimieren.

BPMS sorgt für einen optimalen Ablauf Ihres Prozessmanagements und wird oft auch synonym als Business Process Management System bezeichnet. Manuelle Geschäftsprozesssteuerung wird in den digitalen Raum übertragen, wodurch Sie auf Knopfdruck sehen, wer wann welche Aufgabe wie zu erledigen hat, wo es Schwachstellen gibt und wie erfolgreich die Prozesse für das Gesamtunternehmen waren.

Im Unterschied zu einer Projektmanagement- oder Workflow-Software bildet BPMS komplexe Vorgänge in Ihrem Unternehmen (end-to-end) ab. End-to-end bedeutet, dass die Prozesse und deren Lauf durch alle Stufen und Abteilungen wahrgenommen werden. Um in dem eingangs dargestellten Beispiel zu bleiben, beginnt der Angebotsprozess bei der Kundenanfrage und endet mit der Auftragsbestätigung oder Ablehnung des Angebots.

Vereinfacht können Sie sich das Funktionieren einer BPM-Software wie folgt vorstellen: Sie definieren für Ihren Geschäftsprozess die Beteiligten und deren Berechtigungen, die dazugehörenden Aufgaben, Tätigkeiten und Schritte sowie die Ablaufreihenfolge. Die Prozesse werden durch die Software modelliert und mit den dafür notwendigen Daten, Fachbereichen, Terminen und Aufgaben verknüpft. Die Prozessbeteiligten können den Prozess starten oder die ihnen zugewiesenen Aufgaben erledigen. Workflows regeln die Weitergabe der Tasks an die definierten Mitarbeiter:innen. Über Dashboards können Sie zur Kontrolle und zum Monitoring den aktuellen Prozessstand sowie das -ergebnis beobachten.

Ihre Vorteile mit BPMS

BPMS bezeichnet eine Software zur Automatisierung und Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Indem Sie Ihre Prozesse digital abbilden und softwareunterstützt automatisieren, steuern und kontrollieren Sie diese. Dazu steigern Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen, senken die Kosten und erhöhen die Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit.

Sie verbessern die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen

BPM-Software-Lösungen nehmen den Beteiligten sich wiederholende Aufgaben und Routinetätigkeiten ab. Durch Automatisierung und Standardisierung schließen Sie Engpässe sowie eventuell unnötige Arbeitsschritte aus.

Sie haben stets einen kompletten Überblick über Prozessstand und -erfolg

Digitalisierte Prozessabläufe schaffen Transparenz für die Unternehmensführung und das Management. Über ein BPMS-Dashboard erhalten Sie ein Gesamtbild über alle Prozesse und können zu jeder Stufe in den Prozess eingreifen, ihn optimieren, anpassen oder ändern. Auswertungstools helfen, die Ergebnisse zu analysieren und zu bewerten.

Sie erhöhen die Agilität und sind schneller am Markt

BPM-Tools verfügen über den Vorteil, dass Prozesse schnell angepasst oder neue Teilprozesse hinzugefügt werden können, wenn dies aufgrund veränderter Markt- oder Wirtschaftssituationen, wie zum Beispiel Lieferengpässe oder Preiserhöhungen, notwendig ist. Das verringert die Durchlaufzeit Ihrer Prozesse, wodurch Sie mit Ihren Leistungen schneller am Markt sind.

Sie fördern die Zusammenarbeit Ihrer Teams

BPMS-Lösungen leiten Aufgaben automatisiert weiter und aktualisieren den Prozessstand. Die Zusammenarbeit von Teams über Abteilungen und Geschäftsniederlassungen hinweg gestaltet sich einfacher und die Kommunikation transparenter. Fristen können leichter eingehalten werden, doppelte oder redundante Tätigkeiten entfallen und es bleiben keine Aufgaben unerledigt liegen. Das wertvolle Kapital des Unternehmens, das Prozesswissen, hängt nicht an einzelnen Personen, sondern ist gesichert, softwaregesteuert und reproduzierbar.

Sie binden externe Partner:innen optimal ein

Eine Business Process Management Software hilft Ihnen auch, Ihre Kund:innen und Lieferant:innen direkt in den Prozessablauf zu integrieren und folglich die Kundenorientierung zu erhöhen. Reibungsverluste im Geschäftsprozessmanagement entstehen in der Regel an “Übergabepunkten” zwischen internen und externen Beteiligten. Erhöhter Aufwand für internes Nacharbeiten und klärende Kommunikation sowie unzufriedene Kund:innen und eine Verschlechterung der Unternehmensleistung sind häufig die Folge. Je besser es Ihnen gelingt, Ihre externen Partner:innen automatisiert zu integrieren, desto flexibler können Sie auf Änderungen des Marktgeschehens reagieren.

Sie unterstützen Rechtskonformität

BPM-Software unterstützt Sie bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen. Bei der Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse wird bereits bei der Modellierung und Erstellung des Prozesses dafür gesorgt, dass die für den Ablauf erforderlichen Prüfungen, Freigaben sowie Dokumentationen rechtssicher durchgeführt und sensible Unternehmensdaten geschützt werden.

Sie fördern die digitale Transformation

Nahezu alle Geschäftsprozesse stehen mit Dokumenten in Verbindung und sind durch den Austausch von Informationen geprägt. Die analoge Verarbeitung dieser Dokumente ist träge und benötigt wertvolle Zeit. Die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse hilft Ihnen, Ihr Unternehmen moderner und transparenter zu gestalten. Das eröffnet Ihnen weitere Chancen, wie zum Beispiel das Umsetzen neuer Ideen, Produkte oder Geschäftsfelder.

Workflow Management als Teil einer BPMS

Workflow und Geschäftsprozesse bzw. Workflow Management und Business Process Management werden oft synonym verwendet, bedeuten aber nicht dasselbe: Beim Workflow Management stehen die einzelnen Aufgaben im Fokus, beim BPM das große Ganze. So ist das Workflow Management eine Teildisziplin des Business Process Managements. Ein Workflow steuert den Geschäftsprozess entweder über die BPM-Software als Stand-Alone-Lösung oder über das DMS oder ECM.

Workflow einfach erklärt

Ein Workflow (deutsch: work = Arbeit, flow = Fluss) ist ein Arbeitsablauf und regelt einen Prozess. Der Workflow steuert

wer (in den Prozess integrierte Personen)
was (wiederkehrende Aufgaben)
wie (Arbeitsanleitung, Datenbearbeitung)
wann (bis zu welchen Terminen)

erledigen muss. Dabei wird auch die Reihenfolge der Aufgaben definiert und festgelegt, welche zur Aufgabenerfüllung notwendigen Dokumente und Informationen zur Verfügung stehen müssen. Das Ziel des Workflows ist es, die einzelnen Arbeitsschritte durch eine Software zu steuern. Mit Hilfe von definierten Regeln werden Prozesse angestoßen und die involvierten Mitarbeiter:innen zu einer Aktion aufgefordert.

Mehr zum Thema finden Sie auch in unserem Blog

Alles rund um Digitalisierung, Technologien und Cloud-Lösungen

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Typische Workflows

Egal ob Sie mit Workflows die Angebotserstellung vereinfachen oder Freigaben für Dienstreisen unkompliziert abwickeln möchten: Beispiele für Workflow Management finden sich in allen Unternehmensbereichen wieder. Exemplarisch wird wieder das Eingangsbeispiel der Angebotserstellung des Leasinganbieters herangezogen:

Der Kundenbetreuer nimmt die Anfrage der Kundin an und startet damit den Workflow “Angebotserstellung”. Der Workflow “erkennt” den entsprechenden Innendienstmitarbeiter, der das Angebot kalkuliert. Mit der notwendigen Berechtigung (Zugang zu den Kundendaten) ausgestattet, kann der Innendienstmitarbeiter das Angebot kalkulieren und der Vorgesetzten zur Freigabe übermitteln. Die Vorgesetzte kann sowohl direkt im Angebot Änderungen vornehmen als es auch mit “freigegeben” markieren, ohne dafür eine E-Mail zu schreiben, Anhänge zu verschicken oder telefonieren zu müssen. Ohne nachzufragen, erhält der Innendienstmitarbeiter eine Information, sobald die Freigabe/Änderung erfolgt ist, und ohne Zeitverlust kann er das Angebot überarbeiten oder direkt an die Kundin weiterleiten. Mit dem Versenden können bei Bedarf weitere Kollegen automatisch informiert werden. Dank Outlook-Anbindung verschicken die Beteiligten die Angebote direkt per E-Mail.

Um Fehler zu vermeiden, lange Bearbeitungszeiten zu reduzieren oder Fristverzögerungen zu verhindern und dadurch hohe Kosten zu verursachen, nutzen viele Unternehmen auch bei ihrer Rechnungsbearbeitung Workflows. Die Rechnungen werden entsprechend den definierten Regeln verteilt und zur Prüfung und Kenntnisnahme weitergeleitet. Prüfroutinen erhöhen die Geschwindigkeit in der Abwicklung und reduzieren Fehlerquoten. Die Rechnungen und damit verbundenen Vorgänge lassen sich direkt mit jeglichen elektronischen Akten verknüpfen.

Diese Beispiele zeigen, wie Ihnen die Geschäftsprozessoptimierung mithilfe einer BPM-Software hilft, Ihre Vorgänge transparenter und effizienter zu gestalten und zu steuern. Ein Workflow Management System ist der erste Schritt für ein effizientes Business Process Management. Ein DMS (Dokumentenmanagement) bietet sich als Plattform ideal an und hilft Unternehmen, ihr Geschäftsprozessmanagement transparent und effizient zu digitalisieren.

Infografik zu den wichtigsten Funktionen von Business Process Management

Business Process Management Systeme: Funktionen

BPMS können nach ihren Funktionen unterschieden werden; diese reichen von sehr einfachen bis zu hochkomplexen Merkmalen. Zu den Standardfunktionen von BPMS zählen:

Darstellung von Prozessen (Process Engine)
Datenerfassung (Prozessänderungen)
CMS
Social Collaboration für die Zusammenarbeit von Teams
Cloudfähigkeit

Erweiterte Funktionen:

Echtzeitanalyse
Komplexe Ereignisverarbeitung (Complex Event Processing = CEP)
Business Activity Monitoring (BAM)
Robotic Process Automation (RPA)
KI

Hochentwickelte BPMS-Lösungen verfügen außerdem über LCNC-Technologie (Low Code Technology/No Code Technology).

Wie funktioniert Business Process Management Software?

Für den Einsatz einer BPM-Software zur Optimierung der Geschäftsprozesse werden die Abläufe und Aufgaben zunächst ausführlich analysiert und in einem nächsten Schritt grafisch abgebildet (modelliert). Hier wird auch festgelegt, wie die Prozesse neu strukturiert und automatisiert verbessert werden können. Für eine kontinuierliche Verbesserung werden die Prozesse im Anschluss gemessen und bewertet.

Process Mining

Beim Process Mining geht es um das Durchleuchten der Geschäftsabläufe, um die Prozesse optimieren zu können. Mit Hilfe dieser Prozessmanagement-Technik können Sie die Daten der Prozesse analysieren. Process Mining liefert Ihnen ein (objektives) Bild Ihrer Prozesse als Ausgangslage, um sie zur Erreichung Ihrer Unternehmensziele entsprechend gestalten und steuern zu können.

Process Design

Wenn Prozesse auf Basis von Low Code-Anwendungen modelliert und visuell dargestellt werden, können Sie mit Hilfe Ihrer IT-Abteilung Ihre visuelle Prozesslandschaft aufbauen. Der Vorteil von Low Code-Anwendungen liegt darin, dass Sie Ihre Prozesse flexibel ändern und somit schnell auf veränderte Marktsituationen reagieren können.

Workflow Engine

Die Process Engine ist die Software, die Ihre visualisierten Prozesse automatisiert. Der Aufgabenfluss wird durch die Software step by step abgearbeitet, bis der Prozess abgeschlossen ist (Ergebnis).

Rules (Business Rules Engines – BREs)

Business Rules Engines (BRE) sind eine Softwarekomponente, mit denen einem Geschäftsprozess Logiken und Ablaufanweisungen hinzugefügt werden können. Im Unterschied zur Programmierung können Sie oder Ihre Mitarbeiter:innen (Nicht-Programmierer:innen) die Anweisung für die Abfolge des Prozesses selbst hinzufügen oder ändern.

Process Activity Monitoring

Beobachtungen, wie sich Prozesse entwickeln, helfen Ihnen, Verbesserungen in Ihrem BPM herbeizuführen: Sie können Analysen über die Performance der Prozesse im Gesamten erstellen, aber auch Engpässe oder Informationslücken entdecken.

In jedem Büro fallen unzählige Prozesse und dazugehörige Dokumente an. Mit BPM-Software und ECM behalten Sie den Überblick.

Wo Sie BPMS einsetzen

Eine Software zur Optimierung der Geschäftsprozesse kann für sehr einfache Geschäftsprozesse bis hin zu verflochtenen Marketing-, HR- oder Beschaffungsprozessen eingesetzt werden. Prinzipiell eignet sich BPMS für Geschäftsprozesse, die

komplex sind,
sich wiederholen,
mehrere Personen und Abteilungen betreffen,
verzweigte Abläufe (Freigaben) fordern,
an Compliance-Anforderungen gebunden sind.

Unabhängig davon, ob Sie in der Fertigungs- und Produktionsindustrie, Gesundheits-, Banken- und Finanzdienstleistungs-, Telekommunikations- und Dienstleistungs- oder Konsumgüterbranche tätig sind: BPMS sind keine Branchenlösungen, sondern werden entsprechend Ihren Zielen und Anforderungen angepasst.

Ein Einsatzbereich für BPM: Beispiel Mitarbeiter-Onboarding

Ein Beispiel für Business Process Management ist das Mitarbeiter-Onboarding von Personalabteilungen: Wenn Sie, Ihre HR-Manager:innen oder Unit-Leiter:innen neue Mitarbeiter:innen gewinnen und diese in das Unternehmen einbinden, fallen viele wiederkehrende Aufgaben an:

Ausfüllen von Personaldatenblättern mit Versicherungsnummer, Bankverbindung usw.
Einrichten des Arbeitsplatzes inkl. PC oder Laptop, E-Mail-Adresse
Einführungsschulungen (Zeiterfassung, Urlaubsbuchung, Zugriff auf Systeme)
Teamvorstellung

BPM-Software erleichtert dieses Personal-Prozessmanagement, indem viele Ausfüll- und Rückfrageaufgaben direkt und automatisiert erfolgen können, und stellt sicher, dass notwendige Aufgaben rechtzeitig abgeschlossen werden. So können unangenehme Pannen vermieden werden. Gesteuert und verbunden werden kann der Mitarbeiter-Onboarding-Prozess zum Beispiel über eine digitale Personalakte.

Weitere Einsatzbereiche für Business Process Management Systeme

Weitere Einsatzbereiche, die durch BPMS-Lösungen optimiert werden können, sind:

Auftragsabwicklung
Bestandsführung
Compliance Management
Helpdesk
Kundenaufträge
Projektmanagement
Rechnungsbearbeitung
Schadensmanagement
usw.

BPMS in der Praxis: Jack Wolfskin

Seit der Gründung 1981 steht Jack Wolfskin für hochwertige Outdoor-Produkte. Mit der Eröffnung des ersten Jack Wolfskin Stores 1993 begann die internationale Entwicklung des Unternehmens mit Sitz in Idstein/DE:

500 Jack Wolfskin Stores weltweit
1000 Verkaufsstellen weltweit (Einzelhändler und Outlets im Fachhandel für Outdoor- und Sportartikel)
400 Mitarbeiter:innen

Ausgangsbasis:

Rechnungen von den Lieferant:innen und Händler:innen aus der ganzen Welt gehen über verschiedene Kanäle bei Jack Wolfskin ein und landen nicht automatisch in der Kreditorenbuchhaltung. Die Weiterleitung der Rechnungen zur Prüfung und Freigabe erfolgt “ungeordnet”, was teilweise zu langen Laufzeiten führt. Verpasste Skonti, verlorene Rechnungen sowie ein fehlender Überblick über den Verbleib sowie den Status der Rechnungen verursachen erhebliche Kosten und großen Aufwand. Zudem arbeiten viele Mitarbeiter:innen nicht in der Zentrale, sondern remote oder im Homeoffice, was eine direkte Absprache zusätzlich erschwert.

Projektziele:

Erfassung von Rechnungen von Lieferant:innen aus der ganzen Welt, die per E-Mail oder traditioneller (Papier-)Post eingehen
Nahezu automatische Extraktion relevanter Daten
Abgleich von Daten mit Bestellungen
Freigabe von Rechnungen und Vermeidung von Duplikaten gemäß dem definierten Organisationsprozess
Ablage von Bildern in der Lieferantendatei unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen

Software-Produkt:

yuuvis® RAD von OPTIMAL SYSTEMS

Implementierung:

Bei Jack Wolfskin wurde yuuvis® RAD als zentrales Workflow-System für kaufmännische Dokumente und als zentrales Dokumentenarchiv implementiert. Zuerst integrierte OPTIMAL SYSTEMS das ECM-System yuuvis® RAD mit dem ERP-System von Jack Wolfskin, und in Folge haben die OPTIMAL SYSTEMS-Spezialist:innen yuuvis® RAD mit Jack Wolfskins SAP verbunden.

Ergebnis:

yuuvis® RAD verarbeitet seitdem bei Jack Wolfskin täglich ca. 400 Rechnungen. 90 % sind bereits digitalisiert und kommen per E-Mail direkt in das System, 10 % müssen im Papierformat verarbeitet werden.

Besonders erfolgreich gestaltete sich die Datenextrahierung: Über 90 % der Daten konnten automatisch extrahiert und mit Bestandsdaten aus dem ERP integriert werden.

Alle Jack Wolfskin Mitarbeiter:innen, die in den Rechnungsprozess integriert sind, arbeiten bereits erfolgreich mit yuuvis® RAD. Auch die Mitarbeiter:innen im Homeoffice sind direkt an die Software angebunden, wodurch der Prozess der Rechnungsabwicklung ungestört weiterläuft und Freigaben über jedes Endgerät im Außendienst oder auf Dienstreisen erfolgen können.

Fazit:

Die von OPTIMAL SYSTEMS eingeführte Umsetzung des zentralen Rechnungsprozesses überzeugte Jack Wolfskin durch die hoch performante Technologie und das benutzerfreundliche Design der yuuvis® RAD-Lösung.

ase Study: Zentrales Workflow-System und Dokumentenarchiv

Lesen Sie die ganze Story

Erfahren Sie, wie Jack Wolfskin den Rechnungsprozess mit yuuvis® RAD auf eine neue Stufe heben konnte.

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Wie Sie die für Sie richtige BPM-Software auswählen

Die Auswahl einer BPM-Software gestaltet sich für Unternehmen aufgrund der verschiedenen am Markt vorhandenen Möglichkeiten als keine einfache Aufgabe. Die folgenden Fragen helfen Ihnen, Ihre Anforderungen zu definieren. Wenn Sie die Antworten dazu in einem detaillierten Pflichtenheft verschriftlicht haben, können Sie beginnen, Anbieter zu suchen und zu vergleichen.

Welche Prozesse sollen abgebildet/automatisiert werden?

Wenn Sie eine Business Process Management Software installieren möchten, definieren Sie zu Beginn Ihre Anforderungen. Damit legen Sie fest, welche Funktionen Sie brauchen. Bestimmen Sie im Rahmen Ihres Anforderungsprofils auch, welche Aufgaben und Prozesse Sie automatisieren möchten. Je nachdem, welche Bereiche digital automatisiert werden sollen (wie zum Beispiel Rechnungsprüfung oder IT-Helpdesk), müssen Sie bei der Festlegung des Anforderungsprofils die entsprechenden Fachabteilungen inklusive Ihrer IT-Abteilung in die Pflicht nehmen. Versuchen Sie dabei, auch in die Zukunft zu blicken: Wo und in welchen Segmenten möchten Sie wachsen oder sich verändern?

Vorsicht vor einem der häufigsten BMPS-Stolpersteine:

Starten Sie NICHT mit der Suche nach Anbietern, ohne den Status quo und die Ziele genau definiert zu haben. Aufgrund der Funktionsvielfalt können Sie ohne genaue Festlegung Ihrer Bedürfnisse die Anbieter nicht vergleichen.

Wer sind die Anwender:innen des BPMS?

Das Ziel einer BPM-Software ist es, Ihre Geschäftsprozesse zu erleichtern. Im Hinblick auf das Vermeiden von ineffizienten Doppelgleisigkeiten sollen möglichst viele bis alle Mitarbeiter:innen mit der BPM-Lösung arbeiten. BPMS ist ein operatives Arbeits- und zugleich ein strategisches Steuerungsinstrument. Daher müssen neben Mitarbeiter:innen auch Führungskräfte und Stakeholder über Dashboards und Schnittstellen (zu HR, MS Office oder Buchhaltung) angebunden werden.

Wer kann/wird die Software warten/updaten?

Bevor Sie eine Business Process Management Software implementieren, müssen Sie sich über die Wartung Gedanken machen. Gibt es in Ihrem Unternehmen diesbezüglich entsprechendes Know-how? Vergessen Sie auch nicht, die dafür notwendigen Aufwendungen zu kalkulieren und in Ihre Gesamtkosten zu inkludieren: Wartung und Service erfordern personelle und finanzielle Ressourcen.

Wie wird die Software bereitgestellt?

Überlegen Sie sich, ob die BPMS-Lösung On-Premises oder über die Cloud arbeiten soll. Wenn Sie sich für die Cloud-Lösung entscheiden, ist die Software schneller einsatzbereit und auch für Ihr Wachstum optimal ausgelegt (Skalierbarkeit). Für die On-Premises-Lösung entscheiden Sie sich, wenn Sie über eine eigene gut funktionierende und ausbaufähige IT-Architektur verfügen, in welche die BPMS integriert werden kann.

Wie soll das BPM in Ihren IT-Stack integriert werden?

BPMS-Tools helfen Unternehmen bei der Rationalisierung ihrer Geschäftsprozesse –abteilungsübergreifend und mit externen Partner:innen. Prüfen Sie, welche funktionierenden Systeme Sie bereits verwenden und wie BPMS integriert werden kann. Viele Unternehmen arbeiten bereits mit ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM-Systemen (Customer Relationship Management). Überprüfen Sie, wie die Schnittstellen funktionieren und ob eine Anwendungsintegration möglich ist.

Wer wird die Business Process Management Software implementieren?

Bei der Implementierung können Sie sich zwischen interner und externer Inbetriebnahme entscheiden. Während bei einer externen Implementierung SaaS-Anbieter (Software as a Service-Anbieter) die BPMS-Lösung aufsetzen und meist auch supporten, erfolgt die interne Einführung durch Ihr Team. Unabhängig davon, ob eine externe oder interne Umsetzung erfolgt, wichtig ist die rechtzeitige Schulung Ihrer Teams.

Offene Standards, schnelle Markteinführung: yuuvis® RAD

Innovatives Rapid Application Development Tool für die effiziente Entwicklung von inhaltszentrierten Softwareanwendungen.

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BPMS-Anbieter

Es gibt viele BPM-Software-Anbieter, die Lösungen zur Automatisierung und Standardisierung Ihrer Geschäftsprozesse anbieten. Laut Gartners “Forecast: Enterprise Infrastructure Software, Worldwide, 2018-2024, 3Q20 Update” wird der BPMS-Markt bis 2024 einen Wert von 2,9 Milliarden USD erreichen.

Im Internet können Sie sich im Vorfeld über Anbieter von BPM-Software informieren und kostenlose Testversionen ausprobieren. Die Anbieter lassen sich grob kategorisieren von erweiterten Workflow-Anbietern bis hin zu vollwertigen BPMS-Lösungen. Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden, wichtig ist, dass Sie folgende Faktoren im Fokus haben:

Ziel
Budget
Personal

Bei genauer Recherche werden Sie folgende Anbietertypen entdecken:

Anbieter von Unternehmenssoftware mit BPMS-Funktionen, wie zum Beispiel Microsoft oder SAP.
Anbieter mit weiterentwickelten BPM-Tools: Viele dieser Anbieter haben ihre BPM-Plattformen um moderne Architekturen und Entwicklungen wie RPA (Robotic Process Automation), Process Mining und KI-Funktionen erweitert.
Anbieter von Open Source-BPMS-Lösungen: Anbieter dieser Kategorie bauen BPM-Funktionen auf Open Source-Lösungen auf.
Anbieter von Workflow Software: Viele Workflow-Anbieter erweitern ihre Workflow- und Automatisierungsfunktionen, um nicht nur einzelne Aufgaben, sondern auch Prozesse zu unterstützen.

Warum ECM die beste Basis für BPMS-Lösungen ist

Unternehmen erkennen zunehmend, dass es nicht profitabel und demotivierend für die Mitarbeiter:innen ist, auf verschiedenen Systemen zu arbeiten. Idealerweiser entscheiden sich Unternehmen für eine Plattform, auf der ein Großteil der IT-Architektur basiert.

Am effizientesten werden Ihre Geschäftsprozesse verbessert, wenn über Ihre BPM-Lösung eine Reihe von weiteren Systemen angestoßen werden, um die Ausführung der Prozesse und den Austausch der Daten zu ermöglichen, wie zum Beispiel Kundenprozesse über Ihr DMS.

Ein ECM (Enterprise Content Management System) als Software- und Informationsdrehscheibe unterstützt Sie bei der Optimierung Ihrer digitalen Geschäftsprozessoptimierung. Integrierbarkeit in SAP und Schnittstellen zu anderen ERP-Systemen sorgen dafür, dass die Daten innerhalb eines Prozesses automatisch in ein anderes System übergeben werden und Ihre Teams mit denselben Daten weiterarbeiten können. Beispiel: Angebotserstellungsprozess – Weiterleitung zum Rechnungsbearbeitungsprozess.

Auch Dan Morris, BPM-Experte, beschreibt die ideale BPMS-Architektur als “… zusammengesetzte Umgebung, die Veränderungen schnell unterstützt, technologieunabhängig ist und nahtlos in jede Plattform integriert werden kann.”

FAQ zu Business Process Management Software (BPMS)

Was ist BPMS?

BPMS steht für Business Process Management Software, manchmal bezeichnet BPMS auch ein Business Process Management System. Es ist eine Software zum Management von Geschäftsprozessen. Die Geschäftsprozesse werden durch das Analysieren, Modellieren, Automatisieren und Monitoren optimiert.

Was bringt eine BPM-Software für Unternehmen?

Eine BPM-Software unterstützt Mitarbeiter:innen bei sich wiederholenden, manuellen Prozessen, die durch Workflows automatisiert werden. Mit der manuellen Dokumentation und der Verteilung von Aufgaben per E-Mail stoßen Mitarbeiter:innen an ihre Zeit- und Kapazitätsgrenzen. Durch die freiwerdenden Ressourcen können “produktive Aufgaben” erledigt werden, wodurch sich die Gesamteffizienz im Unternehmen erhöht. BPMS bringt Unternehmen eine hohe Kundenzufriedenheit, reduziert Fehlerquellen und motiviert Mitarbeiter:innen.

In welchen Geschäftsbereichen kann BPMS eingesetzt werden?

BPM-Lösungen optimieren die Geschäftsprozesse von allen Unternehmensbereichen: von der Angebotserstellung bis hin zu Rechnungsstellung, Mitarbeiter-Onboarding oder IT-Helpdesk-Service.

Ist BPMS in SAP integrierbar?

BPMS funktioniert als Stand-Alone-Lösung oder kann in SAP und andere ERP-Systeme integriert werden. Die meisten Anbieter bieten Unterstützung für die SAP-Integration an.

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