Donnerstag, 14. September 2023
10:00 Uhr Begrüßung
- Tobias Bisgwa, OPTIMAL SYSTEMS Hannover
10:15 Uhr Alles im Workflow – Der Personalratsworkflow bei der Stadt Hattingen
- Andrea Plewnia, Stadt Hattingen
Die Lösung liegt in der Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte. Damit haben alle Mitarbeitenden, die mit der eVorgangsakte arbeiten, die Möglichkeit, bei Bedarf einen Workflow nach ihren Anforderungen zu erstellen. Darüber hinaus wurde festgestellt, dass sich durch die Nutzung des Standardworkflows der eVorgangsakte die Durchlaufzeit der Personalratsvorlage deutlich verkürzt hat. Dies führte zu einer Reduzierung des Aufwands und der notwendigen Tätigkeiten. Diese Veränderungen haben nicht nur zu einer Effizienzsteigerung in den Abläufen, sondern auch zu einer besseren Organisation und einem insgesamt reibungsloseren Ablauf im Personalratsworkflow beigetragen.
11:00 Uhr “Sag’s Regensburg”: Webbasierte Vorgangsbearbeitung und Verfügungen mit enaio® auf Basis von Dashlets und gruppenspezifischen Konfigurationen
- Hans-Jürgen Sonnleitner, Stadt Regensburg
Der Vortrag behandelt die ämterübergreifende Bearbeitung von Bürgeranliegen mit Hilfe von Online-Formularen, E-Mails und enaio® als zentraler Informationssammlung. Dabei wird auf die gestiegenen Anforderungen an die Integration mit anderen Systemen eingegangen. Anhand eines Beispiels wird das Zusammenspiel von Mitarbeiter:innen, Bürger:innen und Technik veranschaulicht. Verschiedene technische Komponenten werden vorgestellt, darunter anpassbare Konfigurationen für Gruppen, eine einheitliche Navigation unabhängig von Benutzerprofilen, die Verwendung von Templates und eine vereinfachte, webbasierte Benutzeroberfläche.
11:45 Uhr Bausteine digitaler Transformation – Wertschöpfung und Mehrwerte in Soltau
- Thomas Körtge, Stadt Soltau
Thomas Körtge von der Stadt Soltau nimmt Sie mit hinter die Kulissen des Transformationsprozesses in Soltau. Von der Planung über die Organisation bis hin zum Bauen, Machen und Freuen führt er durch die einzelnen Etappen und Jahre. Lernen Sie von den Erfahrungen und Best Practices der Stadt Soltau.
12:30 Uhr Mittagspause
13:30 Uhr Vom Jagdschein bis zum Homeoffice-Antrag – Die Anbindung eines Formularservers an enaio® am Beispiel von XIMA
- Christoph Ruppert-Preu, Landkreis Schweinfurt
- Felix Grohmann, Landkreis Schweinfurt
14:15 Uhr Einführung der ASV und hausweiter Ausbau der enaio® E-Akte bei der Stadt Langenfeld
- Christian Lenzen, Stadt Langenfeld
Der Vortrag beleuchtet die aktuellen Entwicklungen in Langenfeld, insbesondere die erfolgreiche Einführung des Aktenplans und die Integration von enaio® in den Workflow. Es wird erläutert, wie die Stadt Langenfeld das Archiv- und Schriftgutmanagement (ASV) sowie die Fachablagen bis 2020 optimiert hat. Die Zukunftsstrategie und die Schritte ab 2021 zur effizienteren Nutzung der ASV und der Fachschränke werden detailliert dargestellt.
Es wird erläutert, wie die ASV die Grundlage für ein transparentes Informationsmanagement bildet und welche Vorteile sich daraus ergeben. Die Schulungsansätze für Mitarbeitende, die enaio® von der Basis bis zum Fortgeschrittenen erlernen möchten, werden vorgestellt. Dazu kommt ein Überblick über Archivschränke, ihre Einrichtung und ihren Beitrag zur Archivierung.
Das spannende Projekt der Anbindung des Stadtarchivs an enaio® und die damit verbundenen Vorteile werden erläutert. Es wird gezeigt, wie eine effektive interne Kommunikation den Erfolg von Digitalisierungsprojekten maßgeblich beeinflussen kann.
15:00 Uhr Raum für Fragen
ca. 15:30 Uhr Verabschiedung
- Jörg Huesmann, Geschäftsführer OPTIMAL SYSTEMS Hannover