Wie die digitale Schiffsakte Vertragsreeder unter Pandemiebedingungen entlastet

Obgleich die Handelsschifffahrt derzeit im Aufschwung ist, so leidet auch sie unter den Folgen der Pandemie: Weltweit gelten nahezu überall unterschiedliche Reiserestriktionen, Kontaktbeschränkungen und Hygieneauflagen, die beachtet werden müssen. Dadurch gewinnt die digitale Kommunikation und Bereitstellung von Daten zusätzlich an Bedeutung. Profitiert haben Reedereien und Schiffsmanager, die in Sachen Digitalisierung gut vorbereitet waren oder ihre Prozesse rasch umstellen konnten, wie Zeaborn Ship Management: Das Unternehmen hat nicht nur alle von ihm verwalteten Schiffe weltweit digital im Griff – die rund 250 Mitarbeiter können alle Prozesse auch effizient und reibungslos aus dem Homeoffice steuern.

Der Betrieb von Schiffen sowie die Logistik ihrer Fracht produzieren eine große Menge an Daten und Dokumenten – allein über 100.000 Rechnungen bearbeitet der maritime Dienstleister Zeaborn Ship Management pro Jahr für rund 100 Schiffe in seinem Portfolio. Dazu kommen Zertifikate, Berichte und Nachweise über Wartung, Betrieb und Inspektionen in verschiedenen, behördlich vorgegebenen Formen, außerdem Routen-, Navigations- und Ortungsinformationen sowie beispielsweise Zustandsmeldungen von Maschinen und technischen Geräten an Bord. Das gesamte Wissen rund um ein Schiff, eine ganze Flotte oder einen Frachttransport zu bündeln und laufend zu aktualisieren ist allein schon eine Herausforderung: Es wird global generiert – und muss im Zweifel auch an jedem Punkt der Welt, zu jedem Zeitpunkt aktuell und möglichst ohne langes Suchen verfügbar sein.

Papier geht komplett über Bord

Manuelle und von Papier geprägte Abläufe kann sich in diesem Umfeld heute kaum noch jemand leisten: Fehlt irgendwo auf der Welt ein Dokument, kann es zu Verzögerungen, Umsatzausfällen sowie längeren Liegezeiten kommen. Auch sind die Anforderungen in Pandemiezeiten nicht geringer geworden: Ein harter Wettbewerb, unterschiedliche Regularien in den Zielhäfen und immer schärfer werdende Umweltauflagen erhöhen den Druck auf die Gewinnmarge. Zeaborn Ship Management erwies sich hier nicht erst in der Pandemie als optimal vorbereitet: Schon vor rund sechs Jahren begann das Unternehmen mit der konsequenten Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie. Die Einführung von
enaio, einer modernen Lösung für das Enterprise Content Management (ECM), hat nicht nur mehr Effizienz und Transparenz in die geschäftskritischen Prozesse gebracht: „Es erleichtert auch die Einhaltung der komplexen Regularien im Schiffsverkehr, für die hunderte unterschiedlicher Zertifikate in der jeweils aktuellsten Fassung global verfügbar sein müssen“, weiß Stefan Hoffmann, Leiter Professional Service beim ECM-Spezialisten Optimal Systems Hamburg.

Detlef Kalischer, Vice President Finance & Shipping Solutions bei Zeaborn Ship Management GmbH & Cie. KG, zeigt sich entsprechend zufrieden mit dem Ergebnis der Digitalisierung: Dank der hohen Flexibilität von enaio gelang eine sehr tiefe Integration in die vorhandenen Systeme. Gemeinsam mit dem deutschen Hersteller wurde die Anwendung außerdem inhouse zum „Fleetmanager“ weiterentwickelt, in dem sämtliche schiffsbezogene Informationen und Daten aus mehr als zehn Systemen zusammenlaufen. Auf diesem Weg kann ein passgenauer Zuschnitt der Lösung auf die speziellen Bedürfnisse des Vertragsreeders erreicht werden. Dazu wurde die leistungsfähige ECM-Lösung an den enaio Webclient angebunden. „So ist das gesamte Wissen aus der Schiffsakte jederzeit zentral und weltweit für alle Beteiligten verfügbar – ganz gleich, ob wir in Hamburg, Singapur oder Limassol darauf zugreifen müssen“, freut sich Kalischer. Die Lösung ist zudem keine Einbahnstraße: „Nutzer können über ihr Smartphone direkt aktuelle Fotos zur Dokumentation eines Schadens, im Zusammenhang mit Mängeln, Unfällen oder Abnahmen in die entsprechende Schiffsakte hochladen.“

Benefit für Kunden und Mitarbeiter

Eine enorme Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter an Land wie an Bord. Sie behalten nicht nur jederzeit den Überblick über Routen, den Zustand der Schiffe und ihre Fracht. Sie profitieren auch von wachsender Produktivität bei einem reduzierten Fehlerrisiko: Der Informationsfluss wird beschleunigt, Freigabeprozesse können automatisiert und durchgängig dokumentiert werden, die Archivierung aller Unterlagen erfolgt zuverlässig und revisionssicher. Dank der zentralen Ablage aller Informationen in digital verfügbaren Projektakten, inklusive Fotos, Videos und der dazu gehörigen E-Mail-Korrespondenz, können Anwender so in Echtzeit, von unterwegs und auch noch Jahre später exakt nachvollziehen, wann welche Informationen vorgelegen haben, wer welche Aufträge erteilt und welche Leistung abgenommen hat. Die zentrale Verwaltung aller beteiligten Personen und Behörden vereinfacht zusätzlich die Zuordnung der Vorgänge und das Führen des Schriftverkehrs.

Für die internationalen Schiffseigner nutzt der Dienstleister darüber hinaus ein selbst entwickeltes Kundenportal, das „Owner‘s Deck“: Hier erhalten die Kunden alle relevanten Informationen und Daten auf Flotten- und Schiffsebene. Die Anbindung der enaio Rechnungsbearbeitung und des Dokumentenmanagements hilft Zeaborn Ship Management zusätzlich dabei, diesen Prozess zu automatisieren und seinen Kunden einen Mehrwert zu bieten.

Krisenfest dank ECM

Die Einführung einer ECM-Lösung wie enaio ist meist der erste und auf jeden Fall der zielführendste Schritt zur Digitalisierung eines Unternehmens, ist Hoffmann von Optimal Systems überzeugt: „Wir sehen regelmäßig, dass bereits die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements wie enaio zu einer deutlichen Prozessverbesserung und höherer Kundenzufriedenheit führen.“ Auch traditionsreiche Reedereien wie Orion, Leonardt & Blumberg sowie der Seehafen
Kiel setzen deshalb bereits auf enaio von Optimal Systems.

Bei Zeaborn Ship Management kam unter den Bedingungen der Pandemie aber noch ein weiterer Aspekt hinzu: Dank der leistungsfähigen ECM-Lösung ist das Unternehmenswissen nicht nur für die auf der ganzen Welt verteilten Crews verfügbar, sondern natürlich auch für die Mitarbeiter der Hamburger Zentrale und der weiteren globalen Standorte: Sie können alle Prozesse genauso aus dem Homeoffice oder Mobile Office heraus steuern – ohne großen technischen Aufwand oder zusätzliche Bandbreiten – und so jedes Ansteckungsrisiko am Arbeitsplatz vermeiden. In der Zentrale ist derzeit nur noch ein Achtel der bisherigen Bürofläche besetzt, während der Betrieb ohne Reibungsverluste weiterläuft. Schon deshalb hat sich die Umsetzung seiner Digitalisierungsstrategie für Zeaborn Ship Management voll ausgezahlt, ist Kalischer überzeugt: „Unsere ECM-Lösung hat uns nicht nur schneller und effizienter, sondern tatsächlich auch krisenfest gemacht.“

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