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Recruiting 2.0 mit digitalen Workflows von enaio

Die Personalsuche beschleunigen heißt, Stellen schneller besetzen

Mit einer ECM-Software läuft das Bewerbungsmanagement deutlich effizienter ab. Quelle: Optimal Systems

Längst ist der Arbeitsmarkt ein Bewerbermarkt geworden: Unternehmen konkurrieren teils massiv um qualifizierte Mitarbeiter und talentierten Nachwuchs. Der kann sich die Jobs heute vielfach aussuchen – und würde sich im Zweifel für einen digital-affinen Arbeitgeber entscheiden. Wer im Recruiting mit langen Antwortzeiten und dem Handling der paradoxerweise stark gestiegenen Anzahl von Bewerbungen kämpft, hat zusätzlich schlechte Karten, Vakanzen zeitnah zu besetzen. Eine intelligente Enterprise Content Management (ECM) Lösung, die unter anderem im HR-Management eingesetzt wird, kann hier einen Quantensprung bedeuten.

Schon heute vergehen von der Ausschreibung einer neuen Stelle bis zur Besetzung durchschnittlich 100 Tage. In Unternehmen, die noch nicht auf digitale Prozesse beim Bewerbermanagement setzen, liegt die Durchlaufzeit tendenziell noch höher. Denn: Obwohl Fachkräfte rarer werden, hat die Zahl der Reaktionen auf eine offene Stelle drastisch zugenommen, weil Bewerbungen auf digitalem Weg rascher erstellt und kostenfrei an viele Empfänger verschickt werden können. Arbeitgeber müssen trotz dieser Dokumentenflut aber noch schneller reagieren als früher: Studien zeigen, dass rund die Hälfte der Jobsuchenden das Verfahren wieder abbricht, wenn die Reaktion des Unternehmens auf den Eingang ihrer Bewerbung zu langsam erfolgt.

Auswerten statt Ablegen

Kein Wunder, dass das Bewerbermanagement in vielen Unternehmen einer der Bereiche ist, die sich derzeit am stärksten verändern. Digitale Bewerbungsverfahren und Stellenausschreibungen über Online-Plattformen und Social Media sind zwar längst Alltag. Von einer wirklich digitalisierten HR-Abteilung dürfte trotzdem nur in den wenigsten Fällen die Rede sein. Das digitale Bewerbermanagement endet meist noch immer dort, wo Ordner, Mappen, Stifte und Stempel die Prozesse in den Personalabteilungen dominieren. „Oft sprechen Unternehmen von einem digitalen Bewerbungsverfahren, doch spätestens mit der Einladung zum Vorstellungsgespräch kommt wieder die analoge Bewerberakte zum Einsatz“, weiß Corina Mews, People & Culture Managerin bei Optimal Systems.

Derartige Prozesse sind aber gerade hier Zeitfresser, die sich mit der richtigen Software vermeiden ließen. Sven Hoffmann, Leiter Produktmanagement bei Optimal Systems, verantwortet die Entwicklung der ECM-Software enaio und weiß, welche Funktionen ein leistungsstarkes Tool für das digitale Bewerbermanagement aufweisen muss, um im Recruiting eine echte Unterstützung zu bieten: „Allem voran eine übersichtliche Verwaltung des Bewerberpools und eine Auswertung des Bewerbungsverfahrens.“ Die Erstellung einer zentralen Korrespondenz sowie die DSGVO-konforme Speicherung sind laut dem IT-Experten ebenfalls wichtige Voraussetzungen.

Digital HR – zuverlässig und effizient

enaio ist eine ECM-Software mit mehr als 100 Anwendungsbereichen – das Bewerbungsmanagement ist nur einer davon. Eine weitere wesentliche Komponente, von der die HR-Abteilung profitiert: die digitale Personalakte. „Hier werden alle Informationen über den einzelnen Mitarbeiter an einem zentralen Ablageort gebündelt. Gleichzeitig ermöglicht die digitale Personalakte einen sicheren, zeit- und ortsunabhängigen Zugriff auf die gewünschten Dokumente“, erklärt Hofmann. Das Bewerbermanagement setzt an dieser digitalen Basis an: „enaio erfasst die Bewerberdaten in einem Personalschrank. Mit Eingang der Bewerbungsunterlagen startet ein Workflow, der die Einstellung des Bewerbers vom ersten Vorstellungsgespräch bis zum Arbeitsvertrag unterstützt“. Auf diese Weise lässt sich der gesamte Auswahlprozess ohne Medienbrüche abwickeln.

Für Personalexpertin Mews ist zudem das konfigurierbare Rollen- und Rechtesystem der IT-Lösung von elementarer Bedeutung: „Damit haben beispielsweise nur der Personalchef, die Führungskraft und der betreffende Mitarbeiter Zugriff auf die Inhalte, die in der Personalakte gespeichert sind. Sollte ein Bewerber nicht in Frage kommen, lassen sich alle Informationen einfach und DSGVO-konform aus allen Systemen entfernen“.

Der Digital Workplace als neuer Standard

Als flexibles ECM-System lässt sich enaio mühelos erweitern, um passgenau die Bedürfnisse der Anwender zu erfüllen. Das ist auch im Zeichen von New Work wichtig – und ein gutes Argument zur Gewinnung und Bindung neuer Mitarbeiter: Die Software kann nicht nur der Personalabteilung einen Überblick über flexible Arbeitszeiten, Remote Work und alle Belange der Mitarbeiter bieten und somit eine große Unterstützung in allen Bereichen des Personalumfelds sein. In anderen Bereichen eingesetzt, ermöglicht eine ECM-Lösung auch den Zugriff auf Arbeitsmaterialien und Dokumente von unterwegs oder aus dem Homeoffice.

Corina Mews, die im Personalmanagement selbst täglich vor neuen Aufgaben steht, ist froh, dabei auf eine Lösung wie enaio bauen zu können: „Die Zeitersparnis ist enorm. Die vielen Automatisierungsmöglichkeiten entlasten mich und ermöglichen es mir, mich noch intensiver für den einzelnen Mitarbeiter einzusetzen.“

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