Kommunale Verwaltung – Effizienz steigern durch Digitalisierung

Smarte Workflows, optimale Prozesse und papiersparendes Arbeiten? Für die kommunale Verwaltung der Region Hannover ist das kein Wunschdenken, sondern Realität. Digitalisierte Fachbereiche und elektronische Akten sorgen für eine strukturierte Arbeitsweise und für uneingeschränktes Homeoffice – gerade in Zeiten der Pandemie ein essenzieller Vorteil. Möglich wurde das mit den IT-Experten der Hannoversche Informationstechnologien (hannIT). Sie sind IT-Partner für Städte, Gemeinden und kommunale Unternehmen in Niedersachsen und nutzen für ihre Digitalisierungsprojekte das Dokumentenmanagementsystem (DMS) enaio® des ECM-Spezialisten Optimal Systems aus Berlin.

Mehr als 30 Städte, Gemeinden und weitere Landkreise in Niedersachsen setzen bei IT-Fragen auf die hannIT. „Die Region Hannover ist dabei der größte Anteilseigner, doch die anderen Träger holen deutlich auf“, berichtet Peter Sperling, Kompetenzcenter Manager bei der hannIT. Der Dienstleister fungiert als Rechenzentrum, doch ein wichtiges Aufgabenfeld ist die Digitalisierung von kommunalen Verwaltungen. „Angefangen hat es mit dem Fachbereich für Umwelt der Region Hannover. Ein DMS sollte die Prozesse strukturieren und unterstützen“, erinnert sich Sperling. In der Folge gab es 2008 eine Ausschreibung, die der ECM-Spezialist Optimal Systems für sich entschied. „Zusammen mit der hannIT etablieren wir unser DMS enaio® nach und nach in den jeweiligen Fachbereichen, um einen Digitalisierungsgrad von annähernd 100 Prozent zu erreichen“, erklärt Mirko Schwellenbach, Senior Vertriebsbeauftragter bei der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover, das gemeinsame Ziel. Die Tochtergesellschaft in Hannover hat sich auf die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung spezialisiert.

Mehr Effizienz durch digitale Prozesse

Nach dem Fachbereich für Umwelt folgten weitere, wie zum Beispiel Kfz-, Führerschein- und Ausländerstelle. Darüber hinaus wurde ein Workflow für Rechnungseingänge und –ausgänge etabliert. Die Digitalisierung des Bereichs für Ordnungswidrigkeiten brachte sogar einen finanziellen Vorteil: „Die Prozesse sind nun so effizient, dass der Durchlauf der Bußgelder erheblich beschleunigt wird“,
erläutert Sperling. Aktuell betreut die hannIT 18 Kunden mit enaio®, für die sie durchschnittlich 15 bis 20 Lösungen pro Jahr realisiert. Insgesamt gibt es mehr als 5000 User, die in der Region Hannover mit enaio® arbeiten. Die IT-Experten beschäftigen dafür ein eigenes Team, das sich nur um das DMS kümmert: „Ob Support, Projektierung, Weiterentwicklung oder Schnittstellenprogrammierung – wir bieten unseren Trägern ein Rundum-sorglos-Paket, damit die Projekte einwandfrei laufen und kein Aufwand bei unseren Kunden entsteht“, so Sperling.

Mobiler Arbeitsplatz – ortsunabhängig und flexibel

Auch 2021 geht die Digitalisierung weiter: So steht in diesem Jahr für die hannIT unter anderem die Einführung von digitalen Posteingängen und der Allgemeinen Schriftgutverwaltung an. „Die Schriftgutverwaltung übernimmt die komplette Aktenverwaltung. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente sind zentral in der digitalen Vorgangsakte gespeichert. Papierdokumente werden digitalisiert und zusammen mit elektronischen Dokumenten zur Verfügung gestellt“, verdeutlicht Schwellenbach. Mitarbeiter sind so in der Lage, komplett digital und ortsunabhängig zu arbeiten. Ob im Büro, im Konferenzraum oder von zu Hause aus – sie haben stets Zugriff auf ihre Akten. Vor allem in Zeiten von Corona ein großer Vorteil.

Bestens aufgestellt für eine digitale Zukunft

Das sieht auch Sperling so und ist von den Anwendungen und Möglichkeiten der eingesetzten Software überzeugt: „enaio® ist ein sehr anpassungsfähiges Produkt, gerade die vielen Schnittstellen sind ein hoher Mehrwert für unsere Arbeit.“ Die Software regelt die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterschiedlichster Art sowie deren Bearbeitung, Zugriff und Austausch. Prozesse lassen sich damit effizient steuern, überwachen und weiterentwickeln. Mehr als 650 Verwaltungen haben enaio® deutschlandweit bereits im Einsatz. Davon profitiert auch die hannIT: „Optimal Systems ist im öffentlichen Bereich weit verbreitet. Das reichlich vorhandene, positive Feedback vieler anderer Kunden macht es uns leicht, das Produkt bei weiteren Trägern zu platzieren“, freut sich Sperling und sieht sich somit auch bestens aufgestellt für künftige Projekte. Die positiven Erfahrungen aus der Verwaltung sind aber auch für viele Unternehmen eine wertvolle Referenz: Die Einführung eines DMS legt nicht nur eine solide Basis für die weitere Digitalisierung, sondern sorgt auch für rasche Effizienzgewinne und erhöhte Transparenz in allen damit verbundenen Arbeitsprozessen.

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