Runter von der Insel

Ganzheitliche Softwarelösungen für effiziente Prozesse

Spätestens mit Beginn der Coronakrise haben Unternehmen die Vorteile digitaler Prozesse erkannt. Übereilte digitale Transformationen führen aber häufig weniger zu zielführenden Lösungen, sondern eher zu Frust und Kosten. OPTIMAL SYSTEMS denkt hier schon längst weiter und bietet hocheffiziente zukunftsfähige Lösungen. Das moderne Dokumentenmanagementsystem (DMS) des ECM-Software-Spezialisten verwaltet Informationen und Dokumente auf einer zentralen Plattform und ermöglicht damit einen ortsunabhängigen Zugriff sowie automatisierte Workflows

Wollen Unternehmen zukunfts- und wettbewerbsfähig sein, führt an der digitalen Transformation kein Weg vorbei. Von der Digitalisierung profitieren Unternehmen aber nur dann in vollem Umfang, wenn diese strategisch und ganzheitlich gedacht wird. Insellösungen sind hier wenig zielführend, weil sie nur für einen bestimmten Bereich anwendbar sind. Das führt zu siloartigen IT-Landschaften, die wiederum weitere Tools erfordern und alles in allem zu mehr Aufwand und mehr Kosten. Gefragt sind hocheffiziente Lösungen, die alle Unternehmensbereiche vernetzen und so transparente und funktionale Prozesse ermöglichen – und damit optimale Bedingungen für die Mitarbeiter, die mit ihnen beschäftigt sind, schaffen.

All-in-One-Lösung für effizientes und sicheres Datenmanagement

Ein Beispiel für eine umfassende DMS-Software, die sich nahtlos in bestehende IT-Infrastrukturen integriert, ist enaio von OPTIMAL SYSTEMS. Ob elektronische Akten, standortübergreifende Zusammenarbeit, automatisierte Prozesse oder revisionssichere Archivierung – Unternehmen decken damit unterschiedliche Aufgaben verschiedener Bereiche ab, allerdings eben mit nur einer Softwarelösung, wie Axel Haas, Geschäftsführer von OPTIMAL SYSTEMS Healthcare Berlin, die Vorteile des DMS auf den Punkt bringt: „Eine All-in-One-Lösung verwaltet Informationen und Dokumente auf einer intuitiven und skalierbaren Plattform. Mit diesem umfassenden Ansatz gestalten Unternehmen ihre Arbeitsprozesse effektiver und können Daten gleichzeitig zuverlässig aufbewahren.“

Mehr Funktionalität bei weniger Kosten

Auch bei komplexen Anwendungen wie der effizienten Anbindung von Fachanwendungen, die eine Integration im eigenen DMS erschwert, kann enaio überzeugen, erklärt Jan Seyfarth, Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Jena, und sieht enaio in diesem Bereich optimal aufgestellt: „Wir organisieren die tägliche Informationsflut über eine einheitliche Plattform. Zudem haben wir mit enaio LIMS (Labor-Informations- Management-System) die Möglichkeit, alle Geräte anzubinden, zu steuern und zu verwalten. So ergibt sich die perfekte Brücke zwischen Fachanwendung und etabliertem Dokumentensystem.“

Zusätzlich zur Optimierung sprechen auch die Kosten für eine ganzheitliche Lösung. „Eine unternehmensweite Plattform für die Digitalisierung vieler Prozesse im Unternehmen einzusetzen, bringt neben reduzierten Einführungskosten auch bei den jährlichen Kosten eine deutliche Entlastung. Schulungsaufwände für die Anwender fallen ebenfalls erheblich geringer aus“,
erklärt Stephan Grande, Geschäftsführer der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Bielefeld.

Die richtige Strategie

Fazit: Die Vorteile einer ganzheitlichen Lösung gegenüber Insellösungen liegen klar auf der Hand. Doch jede Veränderung braucht ein Konzept, die richtige Strategie, um den Change via Digitalisierung erfolgreich zu realisieren. Wie sich das Geschäftsmodell durch die Digitalisierung ändert, sollten sich Unternehmen daher schon im Vorfeld fragen: Beeinflusst der Digitalisierungsprozess Dienstleistungen, Produkte oder Vertrieb und passen sich Lieferketten oder Distribution an? Je ehrlicher diese Fragen beantwortet werden, desto besser gestaltet sich die digitale Transformation. Oder einfach ausgedrückt: Schlechte analoge Prozesse bleiben schlechte digitale Prozesse. Aber auch hier ist eine universelle Software der erste Schritt zur Optimierung und stellt die Weichen Richtung Zukunft. Experten von OPTIMAL SYSTEMS unterstützen dabei nicht nur
mit zukunftsfähigen Produkten, sondern auch mit umfassender Expertise und Service.

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