Qualitätsmanagement: Dokumentation wird transparenter, schneller und mobiler

Das Firmengebäude von Aesku. Quelle: AESKU.GROUP

Nicht nur in Zeiten einer potenziell tödlichen Pandemie müssen Selbsttests halten, was sie versprechen und zuverlässig korrekte Ergebnisse liefern. „Für die Entwicklung und Herstellung von Diagnostikprodukten gelten deshalb besonders hohe Anforderungen an das Qualitätsmanagement“, sagt Dr. Torsten Matthias, CEO der Aesku Group. Das Unternehmen aus Rheinland-Pfalz gehörte zu den ersten Anbietern, deren Selbsttests in hoher Zahl beim Discounter erhältlich waren. Wer in der Lage ist, in so kurzer Zeit neue Testverfahren zu entwickeln, will sich durch eine aufwendige Dokumentation auf Papier nicht ausbremsen lassen: Aesku setzt deshalb seit 2019 auf die digitale Dokumentenmanagementlösung enaio von Optimal Systems.

Die Aesku Group mit Sitz im rheinland-pfälzischen Wendelsheim ist ein forschungsorientierter Anbieter von Produkten und Dienstleistungen für die Früherkennung, Diagnose und Prognose von Autoimmun- und Infektionserkrankungen, Allergien und Nahrungsmittelunverträglichkeiten. Durch die hauseigene Forschung, Entwicklung und Produktion von Tests, Laborautomaten und Laborsoftware realisiert Aesku Marktvorteile im Hinblick auf Qualität und Innovationsfähigkeit. Ein weiterer, wichtiger Schlüssel dazu sind effiziente, digitale Prozesse. Denn die hohen Anforderungen an die Branche hinsichtlich Prozessbeschreibung und Dokumentation binden enorme Ressourcen.

Mehr als nur Zeit gewonnen

Ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt hinsichtlich Nachvollziehbarkeit, Übersichtlichkeit und Zeitaufwand einen deutlichen Fortschritt für die Qualitätssicherung dar. Schon 2007 entschied man sich bei Aesku daher für die Einführung von enaio; die DMS-Lösung im aktuellen Umfang wurde Mitte 2019 eingeführt. „Unser Ziel war die Beschleunigung, Transparenz und Sicherheit unserer Geschäftsprozesse. Dazu gehören für uns ein von Zeit und Ort unabhängiger Zugriff auf alle Dokumente und Informationen sowie deren schnelle Verfügbarkeit, revisionssichere und redundanzfreie Archivierung sowie die Möglichkeit, Dokumente durch mehrere Mitarbeiter gleichzeitig bearbeiten zu lassen“, berichtet Dr. Matthias von Aesku. Von reduzierten Bearbeitungs- und Suchzeiten erhoffte man sich zudem Einsparungen. Diese lassen sich bei Aesku heute nicht nur in Stunden messen: „Durch weniger Ausdrucke und digitale Freigabeprozesse verbrauchen wir heute beispielsweise nur noch halb so viel Papier“, sagt Dr. Matthias erfreut.

Schnell, zuverlässig – und mobil

Aesku nutzt die neue Software als Stand-Alone-Lösung im Web Client. Dank direkter Verknüpfung mit Microsoft 365 Office Anwendungen sind Aufruf, Bearbeitung und Versionierung aller Dokumente auch von unterwegs oder aus dem Homeoffice problemlos möglich. Davon hat das rund 300-köpfige Aesku-Team auch während der zurückliegenden Lockdowns nachhaltig profitiert. „Der Web Client bietet uns viele Vorteile“, bestätigt Dr. Matthias. „Der weltweite schnelle, mobile Zugriff auf die Unternehmensdatenbank erlaubt es uns aber nicht nur, Firmendokumente online zu suchen, zu verwalten, zu versenden und mobil zu bearbeiten. Digitale Workflows, wie zum Beispiel Freigaben für neu erstellte oder Anpassungen von bereits vorhandenen Dokumenten, laufen jederzeit und überall ungehindert ab.“ Abonnements und Wiedervorlagen sorgen zudem dafür, dass alle Dateien in den benötigten Zeitabständen angepasst und aktualisiert werden.

Förderung einer dynamischen Entwicklung

Die Implementierung einer modernen DMS-Lösung hat sich für Aesku in der Zeit der Pandemie letztlich gleich doppelt ausgezahlt: Nicht nur, dass der Wechsel vieler Mitarbeiter ins mobile Office vollkommen unproblematisch war und der Geschäftsbetrieb störungsfrei und ohne jede Beeinträchtigung weitergeführt werden konnte. Die zuverlässige, schnelle und transparente Verwaltung der Standard Operating Procedures (SOP) und Arbeitsdokumente lässt das Qualitätsmanagement auch unter Druck mit der Dynamik der hauseigenen Entwicklungsvorhaben Schritt halten – und unterstützt dadurch die Innovationskraft des Unternehmens. Entsprechend hat Aesku schon Pläne für den weiteren Ausbau der Lösung in der Schublade: So ist geplant, neue Dokumententypen wie Gebrauchsanweisungen für alle Produkte und zugehörige Sicherheitsdatenblätter im Dokumentenmanagement-Modul zu implementieren. Außerdem soll in einem weiteren Schritt die Personalverwaltung digital neu aufgebaut werden – ein Vorhaben, für das enaio bereits eine passende Lösung im Portfolio hat: die digitale Personalakte.

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