enaio®-Anwender

Dokumentenmanagement für eine effiziente Verwaltung

StädteRegion Aachen

2.000 Mitarbeiter
Mehr als 555.000 Einwohner
10 Städte und Gemeinden

Hohe Schnittstellenvielfalt
und kurze Einarbeitungszeit

Die StädteRegion Aachen, seit Oktober 2009 Rechtsnachfolgerin des Kreises Aachen, ist deutschlandweit bislang ein einmaliger Gemeindeverband, welcher aus dem Kreis und der Stadt Aachen sowie neun weiteren kreisangehörigen Kommunen gebildet wurde.

Schon 2004 wurde aufgrund wachsender Platznot im Archivraum eine Modernisierung der IT-Landschaft angestoßen. Mit der konventionellen Archivierung verursachte dies ein immer größeres Raumproblem bei der Aufbewahrung – und dies sowohl im Rahmen der aktiven Bearbeitungszeit als auch im Rahmen der gesetzlich vorgeschriebenen Archivierungsfrist.

Hauptziel der neuen Lösung waren Einsparungen in Bezug auf Arbeitszeit und Ablageraum. Behördliche Prozesse und die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Bürgern sollten verbessert werden, so dass auch die Verwaltung transparenter sowie bürgernaher gestaltet würde. Die gesuchte Lösung sollte nahezu unbegrenzte Ausbaumöglichkeiten gewährleisten, die durch einfache Anpassungen realisiert werden können. Erprobte hochintegrierte Schnittstellen sollten ebenfalls vorhanden sein. Alles in allem wurde eine zukunftsorientierte Lösung gesucht, die alle Forderungen nach rechtssicherer Archivierung und komfortablen Dokumentenmanagement erfüllt.

Die Vorteile der digitalen Archivierung waren in Aachen bestens bekannt, da seit Mitte der 90er Jahre eine Archiv- und DMS-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS im Straßenverkehrsamt im Einsatz ist. Aus diesem Grund startete das Projekt, ein elektronisches Archiv- und Dokumentenmanagementsystem auch in weiteren Bereichen einzuführen.

enaio® konnte schnell in die bestehende IT-Landschaft integriert werden, da die notwendige Schnittstellen- und Datenaustauschformate zu den verwendete Fachverfahren schon verfügbar waren – darunter z. B. ProSoz, ProBauG, pmOWI, INFOMA newsystem kommunal, LOGA, LÄMMkom, LaDIVA, ISGA oder KIRP. Dank der kurzen Einarbeitungszeit erzielte das neue System eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.