Weniger Papier, mehr Infor­mationen und medienbruch­freies digitales Arbeiten

Auf dem Weg zur zentralen Informationsplattform

Die Stadt Jena befindet sich auf dem besten Weg, die digitale Aktenführung verwaltungsweit einzuführen. Als hervorragender Wissenschafts- und Technologiestandort legt die thüringische Stadt besonderen Wert auf den Einsatz modernster Technik und Software, um den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Stadtverwaltung die Arbeit im Hinblick auf eine optimale Service- und Dienstleistungsbetreuung für die Jenaer Bürgerinnen und Bürger zu erleichtern. Langfristiges Ziel ist der Aufbau einer zentralen Informationsplattform für alle Fachbereiche der Stadtverwaltung.

Bis zum Jahr 2004 hatte man in der Stadtverwaltung Jena schon einige Erfahrungen mit speziellen Fachlösungen gesammelt. Schnell kam man zu der Erkenntnis, dass diese parallel existierenden Lösungen mit den Anforderungen an eine moderne Stadtverwaltung in der Zukunft nicht werden Schritt halten können. “An den bisherigen Insellösungen festzuhalten wäre ein Fehler gewesen und hätte die Gesamtentwicklung der Verwaltung behindert. Die Einführung weiterer Lösungen für Dokumentenmanagement wäre wegen steigender Kosten nicht mehr zu realisieren gewesen”, erklärt Tom Albertin, verantwortlicher Projektleiter für Prozess- und Contentmanagement und für die Einführung von eGovernment-Projekten in der Stadt Jena.

Die anzuschaffende Software sollte nicht nur für das Bürgeramt eine Lösung bringen, sondern auch die Option beinhalten, langfristig das gesamte Aufgabenspektrum der Stadtverwaltung abzudecken.

Vorteile im Überblick

• Schnelles Finden benötigter Informationen
• Prozessbeschleunigung durch digitale Workflows
• Revisionssichere Archivierung von Belegen zu SAP-Buchungssätzen
• Sicherheit durch Verwaltung aller personenbezogenen Dokumente an zentraler Stelle und revisionssichere Archivierung
• Intuitive Ablagestrukturen
• Geringer Schulungsaufwand
• Lösung verschiedenster Aufgaben auf einer gemeinsamen Softwarebasis
• Modularität der Softwarelösungen

Schnittstellen für tiefe Integration

“OPTIMAL SYSTEMS war der Anbieter mit den meisten Erfahrungen im öffentlichen Sektor und bot eine sehr große Anzahl an Schnittstellen”, nennt Tom Albertin als einen Grund für die Entscheidung, enaio® in der Jenaer Stadtverwaltung einzuführen. Mehr als 600 fachamtspezifische und individualisierte Installationen von OPTIMAL SYSTEMS sind bundesweit im Einsatz und konnten flexibel an die jeweilige Aufgabenstellung und wachsende Anforderungen angepasst werden. Damit gewährleistet OPTIMAL SYSTEMS mit enaio® eine tiefe Integration in bestehende IT-Landschaften und ermöglicht so den uneingeschränkten Zugriff auf die oft inhomogene Datenwelt in öffentlichen Verwaltungen.

“Die Verfügbarkeit von Schnittstellen zu den Fachverfahren war für uns einer der wichtigsten Entscheidungsmaßstäbe, weil unser Ziel die Realisierung eines zentralen Informationsmanagementsystems ist”, so Albertin. Die Schnittstellen dienen dazu, die im Fachverfahren bereits erzeugten Daten zur Indexierung des jeweiligen Archivgutes zu nutzen, um den Aufwand gegenüber einer manuellen Erfassung erheblich zu reduzieren.

Im Bürgeramt sorgt das elektronische Archiv bereits seit 2004 für einen nahezu papierlosen Arbeitsalltag. So wurden allein im Bürgeramt bis jetzt ca. 18,5 Millionen Blatt Papier digitalisiert – darunter Fahrzeug-, Pass-, Melde- und Fahrerlaubnisakten. In den folgenden Jahren wurde enaio® in der Stadtkasse, im Bauaktenarchiv, in verschiedenen Poststellen sowie in zahlreichen anderen Bereichen der Jenaer Stadtverwaltung eingeführt.

Schriftgutverwaltung als zentrales Element

Im Frühjahr 2010 wurden weitere 500 Clients installiert: Ein wichtiger Schritt zum verwaltungsweiten DMS-Einsatz. Dadurch ist man nun in der Lage, nicht nur punktuell, sondern auch bei den allgemeinen und den Querschnittsaufgaben, die sich bisher in der Regel als besonders verwaltungsintensiv und modernisierungsresistent erwiesen, Effekte zu erzielen.

Nach der Umsetzung in den Fachdiensten Recht und Soziales und dem Rollout der Rechnungsworkflows war die Einführung der zentralen Schriftgutverwaltung mit Posteingangs- und Postausgangsszenario in nahezu allen Bereichen der Kernverwaltung das nächste Projekt für Tom Albertin.

“Die Schriftgutverwaltung ist mittlerweile das zentrale Element geworden, das Bindeglied zu anderen Anwendungen. Wenn man es gut macht, ersetzt es auch spezifische Anwendungen, weil die meisten Arbeitsprozesse in den verschiedenen Bereichen, wenn auch unterschiedlich benannt, doch gleich sind.” Die Schriftgutverwaltung fällt laut Albertin mit der Posteingangsbearbeitung zusammen. “Und wenn wir den Posteingang digitalisieren, können wir es nicht beim Postausgangsbuch in Papier belassen.”

Gesagt, getan. Genauso sollten Bestandsakten idealerweise mit der DMS-Einführung auch digitalisiert werden. “Parallelarbeit wird nicht angenommen und geht meistens zu Lasten neuer Arbeitsweisen”, fasst Tom Albertin seine Erfahrungen mit hybrider Aktenführung zusammen. “Und wenn ich alles digital habe, dann geht es ja erst richtig los. Es gibt ja auch viele Schnittstellen nach außen, die nicht digital arbeiten — Ausschusssitzungen, Gerichtsverhandlungen usw.” Hierfür bedarf es nach Tom Albertin einer wohldurchdachten Mobile-Device-Strategie. Gut, dass hier die Treiber u. a. der Oberbürgermeister und die Dezernenten sind, die gern immer live informiert sein möchten — am besten gleich auch über die in Jena im Einsatz befindlichen Apps von OPTIMAL SYSTEMS.

ECM spart Zeit

“Unser Ziel war es, dass sich unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder mehr mit dem Inhalt der Dokumente und nicht mit ihrer Erfassung beschäftigen. Zeitraubende Tätigkeiten, wie das Heraussuchen, Verteilen, Weiterleiten, Ablegen und Kopieren von papierbasierten Dokumenten, konnten wir dank des ECM-Systems von OPTIMAL SYSTEMS extrem verkürzen”, erklärt Albertin.

Der Einsatz von ECM wird schritt­weise ausgebaut

Seit 2004 setzt die Stadt Jena die Archiv- und Dokumenten­­management-Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ein. Zuletzt wurde die Software im Bürger­amt, in der Stadtkasse, im Bau­akten­archiv, in verschiedenen Poststellen eingeführt, mit dem Rechnungs­eingangs­workflow als zentrale Quer­schnitts­aufgabe.

Aufgrund des großen Erfolgs beauftragte die Stadt OPTIMAL SYSTEMS mit der Installation von weiteren 500 Clients des Enterprise Content Management-Systems. Mit den geplanten Umsetzungen in den Fach­bereichen Sozial- und Rechts­amt setzt die Stadt Jena ihre Strategie fort, weitgehend auf Papier zu verzichten.

Ziel ist es, die Software von OPTIMAL SYSTEMS als ganz­heitliche Informations­plattform einzusetzen. Besondere Erwar­tungen sind mit der zunehmenden Ein­führung von Workflow­komponenten verbunden, weil sie es ermöglichen, bisherige Ablauf­prozesse zu analysieren und zu straffen.