Alles digital: Kunden- und Personal­akte, Rechnungs­eingang, Vertrags­manage­ment und vieles mehr

MVV ist Digital-Pionier und nutzt unser ECM schon seit über 25 Jahren

Die MVV Energie als eine der Versorgungs­gesellschaften der MVV Gruppe bietet Lösungen rund um Strom, Wärme, Gas, Wasser und Restmüll­verwertung sowie weitere Energie­dienstleistungen an. Bei der MVV erwirtschaften rund 6.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einen Umsatz von mehr als 4 Milliarden Euro pro Jahr.

Die MVV Energie setzt bereits seit 1998 Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS ein. Ein wesentlicher Entscheidungsfaktor war neben dem gebotenen breiten Funktionsspektrum die Möglichkeit, die Lösung durch eigene Mitarbeiter ausbauen und an branchenspezifische Anforderungen anpassen zu können. Die MVV Energie verfügt heute mit enaio® über eine Lösung für die Energiewirtschaft, mit der alle für Energieversorger spezifischen Anforderungen in Bezug auf Ablagestrukturen, automatisierten Rechnungseingang, Anbindung an branchenspezifische ERP-Systeme sowie Verwaltung aller Dokumente – wie z. B. Verbrauchs­abrechnungen, Vertragsunterlagen, Anlagendoku­mentation oder Hausan­schlussakten – vollständig abgedeckt werden. Beliebige Mengen von Dokumenten werden erfasst, rechtssicher archiviert und bei hohen Zugriffsfrequenzen auch örtlich verteilten Mitarbeitern zur Verfügung gestellt.

“Die mit enaio® realisierten Lösungen haben uns von Anfang an überzeugt, so dass das Funktions­spektrum und die Einsatz­bandbreite kontinuierlich – zu einem großen Teil durch unsere Mitarbeiter – ausgebaut wurden”, erklärt Roland Geiger von der Soluvia IT-Services GmbH, die für den Dienstleistungsbereich IT bei der MVV Energie zuständig ist. Die Zertifizierung von enaio® nach TÜVIT/VOI-Kriterien beweist, dass die sicherheits- und datenschutz­rechtlichen Anforderungen an einen ordnungs­gemäßen und revisions­sicheren Betrieb erfüllt werden.

85 % digitale Dokumente

Zurzeit arbeiten ca. 450 Mitarbeiter mit enaio®. Über 11 Millionen Dokumente mit einem Speichervolumen von ca. 500 GB werden verwaltet, jedes Jahr kommen ca. 3,6 Millionen Seiten hinzu. Dabei werden 85 % der Dokumente digital erzeugt und ohne Medienbruch an enaio® übergeben. Eine wichtige Rolle spielte die Integration in die bestehende IT-Landschaft. Eine zertifizierte Schnittstelle sorgt für eine enge Anbindung an SAP R/3 mit den Modulen für Energiewirtschaft SAP IS-U, für Planung und Maintenance SAP PM und für Human Resources SAP HR. Außerdem ist das System Contango für Energiehandel angebunden. enaio® ermöglicht eine betriebswirtschaftliche Sicht auf alle Kunden und bietet einen schnellen Zugriff auf Dokumente oder vollständige Akten, recherchiert wird in enaio® oder über SAP IS-U, die Anzeige erfolgt im enaio® client. In den Außenstellen erfolgt der Zugriff online über den enaio® webclient auf Dokumente von Vertrieb und Rechnungswesen.

Personalakte und Rechnungs­eingangs­bearbeitung – mit SAP-Anbindung

Die elektronische Personalakte ist eine umfassende Lösung mit Anbindung an SAP HR, mit der alle aktuellen und Alt-Dokumente zu Personal- sowie Tarifangelegenheiten, Personalnebenakten einschließlich Vollmachten und Unterschriftenprüfung verwaltet werden. In der Personalabteilung gibt es nahezu keine Papierakten mehr. Der Zugriff auf Informationen wird enorm beschleunigt.

Eingehende Rechnungen werden erfasst, klassifiziert, mit SAP R/3 abgeglichen und für eine weitere Bearbeitung an einen elektronischen Workflow übergeben. Den zuständigen Mitarbeitern wird eine Benachrichtigung per E-Mail mit einem Link auf die enaio®-Anwendung zugesandt, die Bearbeitung erfolgt über den Posteingangskorb im Webclient. Alle Rechnungen wandern elektronisch durch das Unternehmen, Warte- und Liegezeiten werden verkürzt. Durch die automatische Rechnungsprüfung und Zahlungsfreigabe werden ca. 500 Rechnungen pro Tag bearbeitet.

Vorteile im Überblick

• Vertragsmanagement in großer Vielfalt: Lizenz-, Kauf-, Arbeits-, Dienstleistungs-, Gesellschafts-, Entsorgungs-, Versorgungsverträge u. v. m.
• Verschiedene Erfassungsszenarien für eingehende Rechnungen
• Verwaltung und revisionssichere Archivierung unternehmenskritischer Dokumente
• Online-Anbindung von anderen Standorten
• Einbindung in die bestehende IT-Architektur

Lifecycle Management bei Verträgen

Bei der Vertragsverwaltung werden MS Office-Programme direkt eingebunden. Der gesamte Lebenszyklus sämtlicher Verträge von der Erstellung über die Bearbeitung bis zur Freigabe und der sicheren Archivierung wird elektronisch abgebildet. Die aktuellen Versionen der Verträge werden an zentraler Stelle mit definierten Ablagekriterien verwaltet, so dass Mehrfachablagen vermieden werden. Risiken werden minimiert, gesetzliche Aufbewahrungsfristen werden erfüllt und Verluste von Verträgen bzw. Vertragsbestandteilen sind ausgeschlossen.

Ablage in “virtuellen Schränken”

Die Ablagestruktur umfasst zahlreiche virtuelle Schränke für Bereiche wie z. B. Personal, Kundenakten oder Anschlussobjekte. Dokumente gelangen abhängig vom Entstehungs­prozess in enaio®. Altakten oder Rechnungen werden in unterschiedlichen Erfassungs­szenarien einschließlich Barcode-Erkennung und automatischer Klassifizierung gescannt. Druck- bzw. Spooldateien werden beim COLD-Import in einzelne Seiten aufgeteilt und die verschlagworteten Dokumente anschließend an die richtigen Stellen in enaio® importiert. Daten aus SAP R/3 werden in gewünschte Dokumentformate konvertiert und über eine zertifizierte Standard-Schnittstelle einschließlich Indexdaten an der richtigen Stelle in enaio® abgelegt, so dass anschließend nach diesen sowohl aus enaio® als auch aus SAP R/3 recherchiert werden kann. MS-Office-Dokumente können entweder direkt oder als TIFF oder PDF abgelegt werden.

Wege-, Liege- und Durchlaufzeiten wurden durch eine automatisierte Vorgangs­bearbeitung verkürzt und Mehrfachablagen sowie lange Such-, Einsortier- und Ablegezeiten verhindert. Zusammenarbeit und Qualität der Arbeit haben sich verbessert und mit dem Verschwinden der Aktenschränke wurde Raum eingespart. Die intelligente Eingangs­post­bearbeitung ermöglicht es, Rechnungen von der Poststelle elektronisch an den richtigen Schreibtisch weiterzuleiten.

Fehlerquellen werden beseitigt und mehr Transparenz geschaffen. Als großer Vorteil von enaio® wird seitens der Soluvia IT-Services GmbH immer wieder betont, dass die Lösung nachträglich erweiterbar ist.