Elektronische Akten sorgen für mehr Transparenz im Projekt­management

Alles für die Stromverteilung, aus einer Hand

GIFAS-ELECTRIC entwickelt, produziert und vertreibt elektrotechnische Produkte wie Stromverteiler sowie Lichtprodukte in der DACH-Region, in Italien und Frankreich. Dementsprechend groß ist das Aufkommen an Rechnungen, Verträgen, Lieferscheinen etc. Die damit verbundenen Geschäftsprozesse bildet das Unternehmen mit der ECM-Technologie von OPTIMAL SYSTEMS ab – und gestaltet die Abläufe etwa im Rechnungsmanagement effizient und sicher.

Eine wichtige Rolle spielt dabei die Integration der Software in die bestehende IT-Umgebung. Die ECM-Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung ist an das ERP-System angebunden. ECM-Workflows sorgen dafür, dass Daten und Dokumente automatisch an zuständige Bearbeiter weitergeleitet werden. Zum Einsatz kommen außerdem elektronische Projektdossiers (E-Akten), in die sowohl technische Dokumente und Zeichnungen als auch Preis- und Konditionsinformationen, Verträge und E-Mails abgelegt und verwaltet werden. Die verschiedenen Informationsobjekte werden miteinander verknüpft, so dass Mitarbeiter eine vorgangsbezogene Sicht auf Informationen haben.