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Lösung: Einsatz von enaio® in Kindertagesstätten
Auch wenn sich der Alltag in Kindertagesstätten im Wesentlichen zwischen Morgenkreis, Spielstunden und Mittagsschlaf abspielt, ist dennoch parallel eine Vielzahl von Formalitäten für die Erzieher und Betreuer zu bewältigen. Und zudem müssen jede Menge Daten und Dokumente verwaltet werden: Aufnahmeanträge, Protokolle von Entwicklungsgesprächen und Elternabenden, Planungen für Festivitäten und Ausflüge sowie vieles weitere mehr.
enaio® ist die perfekte Lösung für die Organisation riesiger Dokumentenaufkommen in Kindertagesstätten und Elternhäusern. Während im führenden Fachverfahren die direkte Bearbeitung stattfindet, archiviert enaio® die angelegten Dokumente in digitalen Akten und garantiert ihre allzeitige Verfügbarkeit.
Auf diese Art behalten Kita-Mitarbeiter den Überblick zu jedem Kind und Vorgang – und werden von überflüssiger Papierarbeit verschont.
Digitale Akten schaffen systematische Ordnung in der Verwaltung.
Das enaio®-eigene Workflow-System sorgt für klar definierte Prozessschritte.
Dank der revisionssicheren Archivierung geht kein Dokument verloren.
Mit den elektronischen Akten von enaio® wird die Erfassung jedes Kindes für die Kita zum Kinderspiel.
Über Fachverfahren wie z. B. winKITA werden die Daten der Elternhäuser, Kinder und der Kindertagesstätten verwaltet. Die dazugehörigen Dokumente werden derzeit noch häufig in “Kinderakten” auf Papier abgelegt. Dokumente, die in mehreren Akten vorliegen, müssen händisch kopiert und dann mehrfach abgeheftet werden.
Das ECM-System enaio® ermöglicht die Ablösung der analogen Aktenhaltung. Eine Anbindung erfolgt über die vorhandene Schnittstelle, wodurch die Akten und Dokumente automatisiert an enaio® übergeben werden. Die fachlichen Arbeiten erfolgen weiterhin im Fachverfahren.
Die Lösung von OPTIMAL SYSTEMS passte hervorragend in das Anforderungsprofil der vorhandenen IT-Infrastruktur.
Heino Reinartz, IT-Leiter, Kreisverwaltung Aachen
OPTIMAL SYSTEMS is a
Group company of
Kyocera Document Solutions.
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