Lösung: Das Gewerbeamt auf Digitalisierungskurs
Zu der vorherrschenden Aufgabe von Gewerbeämtern gehört die Erfassung von Gewerbebetrieben. Dazu gehören die unterschiedlichsten Arten von Gewerben: Geschäfte und Verkaufsstände, Straßenhändler und Standinhaber auf Märkten, Spielhallenbetreiber und Pfandleiher sowie viele weitere mehr.
Auch wenn die Zahlen der Anmeldungen in den letzten Jahren kontinuierlich zurückgingen – knapp 700.000 Anmeldungen gilt es erstmal erfolgreich zu bewältigen.
Die Flut an Anträgen und Anfragen muss heute nicht mehr in Berge voller Aktenordner und papierübersäten Schreibtischen münden. Durch die intelligente Verknüpfung von enaio® mit den genutzten Fachverfahren können Dokumente direkt in komplett digitale Arbeitsprozesse überführt werden – mit nachhaltigem Einsparpotenzial im Hinblick auf personelle und zeitliche Ressourcen.
Vorgänge werden über Workflows transparent gesteuert.
Anträge und Genehmigungen sind digital aufrufbar – innerhalb weniger Sekunden.
Die Verknüpfung des Fachverfahrens mit einem ECM – funktioniert reibungslos.
enaio® übernimmt die Indexdaten der eingereichten Daten und erfasst diese detailgenau – alle Angaben auf einen Blick.
Die Fachverfahren in den Gewerbeämtern ermöglichen den Anwendern, prozessorientiert umfangreiche Vorgänge (Meldungen, Anträge, Genehmigungen, Erlaubnisse) sinnvoll und organisiert zu bearbeiten und zu verwalten. Die umfangreichen Dokumentenmanagement-Funktionen des ECM-Systems enaio® bringt aber kein Fachverfahren mit. Viele Ämter setzen aus diesem Grunde bereits die digitale Akte von enaio® ein.
Mit der digitalen Akte von enaio® werden die Arbeiten mit Papier auf ein Minimum beschränkt. Die integrierte E-Mail-Archivierung komplettiert den digitalen Arbeitsprozess. Sachbearbeiter sind auf Knopfdruck auskunftsfähig gegenüber Kunden oder Vorgesetzten. Tägliche Arbeiten können mit weniger Aufwand erledigt werden, wodurch die Konzentration auf stellenspezifische Kernaufgaben gelegt werden kann.
Die erfolgreiche Einführung und die hohe Akzeptanz bei den MitarbeiterInnen bestätigt den Entschluss, dieses System in den nächsten Jahren auszubauen und in den behördenweiten Einsatz zu bringen.
Reinhard Kastorff, Projektleiter, Landratsamt Freising
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