Dokumenten­management für eine effiziente Verwaltung

Hohe Schnittstellen­vielfalt und kurze Einarbeitungszeit

Die StädteRegion Aachen, seit Oktober 2009 Rechts­nachfolgerin des Kreises Aachen, ist deutschlandweit bislang ein einmaliger Gemeinde­verband, welcher aus dem Kreis und der Stadt Aachen sowie neun weiteren kreis­angehörigen Kommunen gebildet wurde.

Schon 2004 wurde aufgrund wachsender Platznot im Archivraum eine Moder­nisierung der IT-Landschaft angestoßen. Mit der konven­tionellen Archi­vierung verursachte dies ein immer größeres Raum­problem bei der Auf­bewahrung – und dies sowohl im Rahmen der aktiven Bearbeitungs­zeit als auch im Rahmen der gesetzlich vor­geschrie­benen Archivierungs­frist.

Haupt­ziel der neuen Lösung waren Einsparungen in Bezug auf Arbeits­zeit und Ablageraum. Behördliche Prozesse und die Auskunfts­fähigkeit gegenüber den Bürgern sollten verbessert werden, so dass auch die  Verwaltung trans­parenter sowie bürgernaher gestaltet würde. Die gesuchte Lösung sollte nahezu unbegrenzte Ausbau­möglichkeiten gewähr­leisten, die durch einfache Anpassungen realisiert werden können. Erprobte hochintegrierte Schnitt­stellen sollten ebenfalls vorhanden sein. Alles in allem wurde eine  zukunfts­orientierte Lösung gesucht, die alle Forderungen nach rechts­sicherer Archivierung und komfortablen Dokumenten­management erfüllt.

Die Vorteile der digitalen Archi­vierung waren in Aachen bestens bekannt, da seit Mitte der 90er Jahre eine  Archiv- und DMS-Lösung von OPTIMAL SYSTEMS im Straßen­verkehrs­amt im Einsatz ist. Aus diesem Grund startete das Projekt, ein elektronisches Archiv- und Dokumenten­management­system auch in weiteren Bereichen einzuführen.

enaio® konnte schnell in die bestehende IT-Landschaft integriert werden, da die notwendige Schnitt­stellen- und Daten­austausch­formate zu den verwendete Fachverfahren schon verfügbar waren – darunter z. B. ProSoz, ProBauG, pmOWI, INFOMA newsystem kommunal, LOGA, LÄMMkom, LaDIVA, ISGA oder KIRP. Dank der kurzen Einarbeitungs­zeit erzielte das neue System eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern.