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Saubere Lösung: Digitale Akten im Amt für Stadtreinigung

Stadt Heidelberg

Platz- und Kostenersparnis durch
Wegfall von Papierarchiven

Aktenberge, stapelweise verstaubte Altakten, Platzmangel – das war die Ausgangssituation im Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung der Stadt Heidelberg. Es war weder genug Stauraum vorhanden für weitere Akten, noch gab es Erweiterungsmöglichkeiten – es musste möglichst schnell eine platzsparendere Lösung gefunden werden. Naheliegend war ein Umstieg auf digitale Aktenführung, und das Amt entschied sich, nach einer für die Arbeit in der Abfallwirtschaft optimierten Software-Lösung zu suchen.

Die Entscheidung für eine ECM-Lösung fiel dem Amt leicht, denn andere Ämter der Stadt Heidelberg arbeiteten bereits mit ECM-Software und elektronischen Akten. Wie ihre Amtskollegen entschied sich das Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung für eine Zusammenarbeit mit dem Rechenzentrum des Zweckverbands Kommunale Informationsverarbeitung Baden-Franken (KIVBF). Deren Lösung DOKUMEA® sollte im Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung im Zusammenspiel mit dem SAP-Fachverfahren für die Abfallwirtschaft angewandt werden. DOKUMEA® basiert auf der ECM-Suite von OPTIMAL SYSTEMS.

Die Arbeit mit den digitalen Akten gestaltet sich einfach und effektiv. Auf die Akten im ECM-System können sowohl die Sachbearbeiter Veranlagung, Müllabfuhr und Vertrieb als auch die Mitarbeiter im Kundenservice-Center gleichermaßen zugreifen. Durch die Zuordnung der Daten zu den Kunden bzw. Geschäftspartnern ist ein schneller Zugriff auf die benötigten Kundendaten gewährleistet. Die alltäglichen Anfragen der Kunden können damit innerhalb kürzester Zeit von den Fachkräften im Amt für Abfallwirtschaft und Stadtreinigung beantwortet werden. Diese Effizienz der Datenhaltung und Abwicklung ist ein weiterer Grund, warum das Amt mit der Lösung von OPTIMAL SYSTEMS sehr zufrieden ist.