Ein Stapel Euro-Banknoten auf einem Tisch.

17. Oktober 2023

Weniger Papier, mehr Komfort: die digitale Gehaltsabrechnung

Abgerechnet wird zum Schluss: In der Regel sind alle Abrechnungsprozesse und notwendigen Meldeverfahren der monatlichen Payroll bereits digitalisiert und in vielen Fällen auch schon automatisiert. Und dennoch: Wenn jeden Monat die Lohnabrechnungen für die Arbeitnehmer*innen erstellt werden, fallen bei den meisten Unternehmen noch die üblichen Arbeiten an: ausdrucken, kuvertieren, verschicken oder auf den Schreibtisch legen. Und das kostet Papier, Toner, Porto, Arbeitszeit. Durchschnittlich fallen so pro Mitarbeiter*in etwa 1,50 Euro an. Dabei ist die digitale Alternative zur analogen Abrechnung auf Papier schon vorhanden. Arbeitgeber können auf eine große Zahl von elektronischen Gehaltsabrechnungen zurückgreifen. Aber geht das so einfach? Und gibt’s dazu nicht auch ein Gesetz?

Digitale Gehaltsabrechnung: Pflicht oder Kür?

Bei Zahlung des Arbeitsentgelts sind Unternehmen tatsächlich dazu verpflichtet, den Mitarbeiter*innen eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Es gibt jedoch keine rechtliche Vorschrift, eine Verdienstbescheinigung in Papierform auszustellen. Ein Recht auf eine Lohnabrechnung in Papierform existiert schon gar nicht. Laut § 126b des BGB kann ein Papierdokument durch ein digitales Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz ersetzt werden. Sprich: die papierbasierte Entgeltabrechnung durch eine elektronische. Nur die Inhalte müssen gleich sein, also Adressdaten, Steuer-ID, Höhe des Lohnes, Abrechnungszeitraum etc.

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Alles sicher bei der Abrechnung?

Ganz wichtig ist bei einer elektronischen Abrechnung des Arbeitsentgeltes der Schutz personenbezogener Daten. Hierzu sagt § 9 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG): Personenbezogene Daten dürfen bei der elektronischen Übertragung, während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden. Dabei hilft eine elektronische Verschlüsselung. Passwortgeschützte PDFs bieten sich dafür an. Durch Verschlüsselung mit 128-Bit-RC4 oder AES (in der aktuellsten Version PDF 1.7 verschlüsselt das Dokument sogar mit 256-Bit-AES) ist gewährleistet, dass die Daten nur dem Empfänger zugängig sind. Dies gilt auch dann, wie in der Praxis inzwischen durchaus üblich, wenn die Zustellung der Abrechnung an die private E-Mail-Adresse des Arbeitnehmers bzw. der Arbeitnehmerin erfolgt.

Lösungen zur digitalen Gehaltsabrechnung

Exkurs: Gehalt oder Lohn?

Gehalt und Lohn sind zunächst gleichzusetzen: Beides wird an Menschen in einer nicht selbstständigen Tätigkeit ausgezahlt. Dennoch gibt es Unterschiede. So wird das Gehalt in der Regel als Arbeitsentgelt am Ende des Monats ausgezahlt, abhängig von der Anzahl der Arbeitstage im Monat sowie der erbrachten Leistung. Unabhängig von Urlaubs- oder Krankheitstagen erhält der Arbeitnehmer in jedem Monat das exakt gleiche Gehalt – ausgenommen Boni.

Der Lohn ist abhängig von der geleisteten Arbeit. Als Basis der Berechnung dient häufig die Stundenanzahl oder auch die Anzahl produzierter Stücke. Hierbei ist häufig von Stunden-, Akkord- oder Stücklohn die Rede. Wirtschaftliche Schwankungen können sich auf die Auftragslage auswirken, diese beeinflusst letztlich auch die Lohnhöhe.

Übrigens: Für die elektronische Abrechnung spielt es keine Rolle, ob es sich um einen regelmäßigen Bezug von Gehalt eines Angestellten handelt oder um die (unregelmäßige) Auszahlung von leistungsabhängiger Bezahlung wie beim beschriebenen Lohn.

Gibt’s da nicht schon was – für die digitale Gehaltsabrechnung?

Um die Personalabteilung bei der Arbeit zu unterstützen, bietet sich die Nutzung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) an. Hier können alle anfallenden Daten z. B. in einer digitalen Personalakte gesammelt werden, darunter eben auch die digitale Gehaltsabrechnung. Dadurch stehen sämtliche E-Mails zu einer Person oder zu einem Vorgang auf Knopfdruck zur Verfügung – unabhängig vom Arbeitsplatz. Bei Stellenausschreibungen können E-Mails unterschiedliche Workflows und andere Prozesse auslösen (z. B. Bewerbungs-, Einstellungs- oder Laufzettelworkflows). Die Vorteile liegen auf der Hand: Nicht nur der Aufwand lässt sich minimieren, durch viele schnelle Prozesse reduziert sich die Arbeitszeit und somit auch der finanzielle Aufwand. Und eine schnelle Bearbeitung sorgt bei Mitarbeiter*innen wie bei Bewerber*innen für größere Zufriedenheit.