Ein Mann sitzt mit einem Laptop und einer Tasse Kaffee an einem Schreibtisch und arbeitet an eingebetteten Dokumenten.

Ein Mann sitzt mit einem Laptop und einer Tasse Kaffee an einem Schreibtisch.

21. April 2022

Vom Siegeszug des PDFs und den Folgen für unsere Arbeit

Hinweis: Für Fragen zu dieser Business-Lösung wenden Sie sich bitte an unseren Partner ECMind.

Das papierlose Büro hat eine neue Massenware hervorgebracht: das Dateiformat PDF. Wer eine Rechnung bekommt, öffnet ein PDF. Wer mit enaio® arbeitet, legt ein PDF ins DMS ab. Doch in einer Welt voller PDFs gibt es auch Schwierigkeiten. Zum Beispiel, wenn ein PDF kommentiert oder geschwärzt werden soll. Damit ein einzelner Handgriff nicht zu einer langwierigen Odyssee wird, gibt es nun den Editor Embedded Documents (mehr Infos).

Jeder nutzt PDFs, aber kaum jemand kann sie bearbeiten.

Die Idee des “Portable Document Formats” entstand bereits 1993. Insbesondere in den letzten 15 Jahren ist das PDF quasi zum Standard für Schriftstücke geworden. Für Dokumente, die plattformübergreifend genutzt werden, eignet es sich hervorragend. Ganz gleich, wie oft ein PDF geteilt wird, es sieht stets gleich aus. Zudem ist es leicht durchsuchbar. Akten und Unterlagen aus Papier können insbesondere als PDF/A-Standard langzeitarchiviert werden.

Das PDF als digitales Papier hat zahlreiche Vorteile im täglichen Arbeitsleben. Jedoch stellt es Arbeitende gleichzeitig vor Herausforderungen. Denn es ist schwierig, Klebezettel mit eigenen Notizen auf ein PDF zu kleben oder einen Vertragsentwurf einem Teammitglied zur weiteren Bearbeitung zukommen zu lassen. Hier war das echte Papier dem digitalen Nachfolger weit voraus.

Wie kann man ein PDF unkompliziert bearbeiten?

Eine der größten Hürden dabei ist wohl die fehlende Lizenz für ein PDF-Bearbeitungsprogramm, wie etwa Adobe Acrobat Pro oder PDF XChange Editor. In vielen Behörden und Unternehmen sind dafür nur vereinzelt Lizenzen verfügbar. Doch mit PDFs arbeiten viele.

Es gibt nun eine Lösung für diejenigen, die enaio® oder yuuvis® nutzen. Die Erweiterung Embedded Documents ermöglicht es, PDFs direkt im DMS zu annotieren. Integriert in das eigene DMS-System, ist keine zusätzliche Spezialsoftware notwendig.

Die Anwendung Embedded Documents ist sowohl über den Webclient als auch den Richclient aufrufbar und lässt sich dort auf der gewohnten Oberfläche nutzen. Annotationen können hier direkt im PDF gemacht werden, ohne dass man das DMS verlassen, ein neues Programm starten oder die Datei herunterladen müsste. Auf diese Weise lässt sich ein PDF auch im Homeoffice annotieren.

Ein Screenshot, der einen eingebetteten Dokumenteditor in einem Webbrowser zeigt. — Ein PDF, eingebettet im Webclient von enaio®, mit Notizen und Anmerkungen. Die Schwärzung von Textbestandteilen ist ebenfalls möglich.

Konkrete Anwendungsfälle für Embedded Documents

PDFs öffnen und lesen ist einfach. Doch was tun, wenn ein Vermerk hinzugefügt werden muss oder sensible Daten verschwinden sollen? Wir stellen Ihnen drei Anwendungsfälle mit Embedded Office vor:

Beispiel 1: Die Seiten im Scan sind falsch.
Manche Seiten sind auf dem Kopf gedreht, andere Seiten sind ganz leer. Bevor ich selbst den Scan von vorne starte oder die Person, von der der Scan kommt, bitte, den ganzen Prozess erneut durchzuführen, kann ich die Änderungen einfach selbst vornehmen. Über meinen DMS-Client kann ich die Seiten löschen, drehen, sortieren oder zuschneiden. Auf Speichern klicken, fertig.

Beispiel 2: PDFs remote bearbeiten.
Ich arbeite im Homeoffice und muss eine Akte so bearbeiten, dass andere sie freigeben können. Da meine Lizenz für das Bearbeitungsprogramm allerdings auf meinem Arbeitsrechner im Büro installiert ist, wären mir jetzt die Hände gebunden. Die Frist interessiert das nicht, sie läuft trotzdem ab. Mit Embedded Documents kann ich auf das Dokument im DMS zugreifen und meine Annotationen einfügen. Sei es ein Kommentar auf einem virtuellen Klebezettel oder der Vorschlag, gewisse Passagen zu schwärzen.

Beispiel 3: Fehlende Programm-Lizenz.
Ich möchte ein PDF teilen und ein weiteres zu einem einzigen zusammenfassen – doch mir fehlt die Lizenz für ein Bearbeitungsprogramm. Ich kenne in einer anderen Abteilung jemanden mit einer Lizenz, doch leider ist die Person gerade im Urlaub. Da ich nur selten derartige Anwendungsfälle habe, möchte ich mich nicht extra in ein neues Programm einarbeiten. Die Annotationsmöglichkeiten in Embedded Documents sind intuitiv nutzbar. Selbst wenn ich es nur ab und zu nutze, spare ich mir eine Schulung, da die Funktionen leicht verständlich sind.

Fazit: Für wen eignet sich Embedded Documents besonders?

Embedded Documents eignet sich vor allem für Verwaltungen und Unternehmen, deren Arbeitsdokumente größtenteils aus PDFs bestehen. Die intuitive Benutzung der DMS-Erweiterung macht es für die Nutzer und Nutzerinnen leicht, Akten oder Dokumente als PDF zu annotieren. Simple Arbeitsschritte, die nicht viel Zeit kosten, sparen so Nerven und Geld.

Wer früher Klebezettel mit einer Notiz an die Akte klebte oder gewisse Passagen schwärzte, falsche Seiten aussortierte oder umdrehte, kann dies künftig am Bildschirm tun. Alles, was dazu nötig ist, ist ein enaio®- oder yuuvis®-DMS, ganz ohne Spezialsoftware oder umfangreiches Hintergrundwissen.

Besonders intuitiv und anwendungsfreundlich ist Embedded Documents, da der Zugriff auch remote möglich ist. Ein nützliches Werkzeug, welches vergleichsweise kostengünstig und gleichzeitig in seiner Funktionalität sehr mächtig ist.