28. Juli 2020
Rund 650 Verwaltungen in Deutschland arbeiten mit der Software von OPTIMAL SYSTEMS – in Niedersachsen sind es über 100 Ämter. Schon in naher Zukunft sollen alle Verwaltungsleistungen digital angeboten werden. Während mancherorts noch Papierakten gestapelt werden, gingen viele Kommunen bereits vor Jahren digital voran. Wir werfen einen Blick auf erfolgreiche Beispiele.
Oldenburg: enaio® für die gesamte Verwaltung
Mit rund 170.000 Einwohnern ist Oldenburg eine der größten Städte Niedersachsens. In der Verwaltung arbeiten 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die auf zahlreiche Abteilungen und Dezernate an verschiedenen Standorten im Stadtgebiet verteilt sind. Der Abschied von Papierdokumenten begann schon vor etlichen Jahren – zunächst mit verschiedenen DMS-Lösungen. Im Jahr 2008 wurde erstmalig enaio® implementiert.
Im Laufe der Zeit hat sich das ECM-System mit seinen vielen Lösungen und Schnittstellen Schritt für Schritt etabliert. 2018 wurde dann beschlossen, die gesamte Verwaltung digital zu vereinheitlichen. Im Rahmen eines Vergabeverfahrens fiel die Wahl auf enaio®.
Oldenburg nutzt zur Zeit die digitale Sozialakte und die digitale Vollstreckungsakte. In Zukunft werden die Allgemeine Schriftgutverwaltung sowie die Personal-, Ausländer- und Steuerakte hinzukommen. Darauf folgen langfristig noch die Gewerbeakte, die Waffenakte, die Führerscheinakte und die Bauakte.
Im Rahmen des Projekts wurde auch die Erneuerung des Scan-Prozesses notwendig, um TR-Resiscan-konformes Digitalisieren von Papierdokumenten zu ermöglichen. Beim sogenannten ersetzenden Scannen wird das Original aus Papier nicht mehr benötigt – das digitale Dokument ist rechtlich verbindlich.
Langfristige Kostensenkungen
Aber was überzeugt die Stadtverwaltung in Oldenburg im Einzelnen?
“Die zentralisierte Ablage bzw. Indexierung sowie ein standortunabhängiger Zugriff auf Akten beschleunigt Prozessdurchlaufzeiten. Das Gleiche gilt für die vielfältig nutzbaren Workflow-Funktionalitäten”, sagt Jaakov Strijker vom Fachdienst Informations- und Kommunikationstechnik.
Hiervon erhoffe man sich langfristig Kosteneinsparungen, so Strijker weiter. Hinzu kämen spezifische Vorteile für Verwaltungen, wie etwa Rechtssicherheit und Datenschutz. Ein großes Plus der Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS sind auch im Fall Oldenburg die vielen Schnittstellen zu Fachanwendungen, wie sie üblicherweise in Verwaltungen zum Einsatz kommen.
Salzgitter und die Region Hannover: Digitale Vorreiter
Oldenburg steht mit seiner Entscheidung für die E-Akte von enaio® nicht allein da. Zu den rund einhundert Verwaltungen in Niedersachsen, die mit uns digital erfolgreich sind, gehören zum Beispiel das industriell geprägte Salzgitter. Schon 2007 stellte die Stadtverwaltung auf digital um und wurde damit zu einer Vorreiterin im Bundesland. Hier werden die digitale Rechnungseingangsbearbeitung, die revisionssichere Archivierung und digitale Workflows genutzt.
Ein weiteres Beispiel ist die Region Hannover. Hier setzt man u. a. auf elektronische Vorgangsbearbeitung und die Schnittstelle zur Kfz-Zulassungssoftware. Die Besonderheit dieses Projekts: Nicht nur eine einzelne Verwaltung arbeitet mit enaio®, sondern ein Verbund aus mehreren Kommunen an 18 Standorten. Es profitieren eine halbe Million Bürgerinnen und Bürger.
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