ECM-Software von OPTIMAL SYSTEMS erobert bundesweit 25 Jobcenter

Immer mehr Jobcenter setzen ihre Digitalisierungsstrategie mit enaio® um / Stellensuchende und Arbeitgeber profitieren von verbesserter Auskunftsfähigkeit.

Derzeit kümmern sich 104 Jobcenter (Options­kommunen) in Deutschland um die Belange von etwa zweieinhalb Millionen Arbeitssuchenden. Knapp ein Viertel, nämlich 25 von ihnen, nutzen dafür bereits enaio®, die Enterprise Content Management Software von OPTIMAL SYSTEMS. Und das vor allem aufgrund der nahtlosen Anbindung an alle gängigen Fachverfahren. Diese Kombination ermöglicht eine vollständig digitale Sachbearbeitung mit automatisierten Prozessen, wie beispielsweise eine digitale Postverteilung, automatische Bescheidübernahme aus den Fachverfahren oder automatisierter Postversand. Mitarbeiter in den Jobcentern werden entlastet und können sich intensiver ihren Kernaufgaben widmen.

Zu den wichtigsten Verantwortungsbereichen in einem Jobcenter gehören die Leistungsgewährung sowie die Arbeitsvermittlung. Diese sind mit einem enormen Verwaltungsaufwand sowie komplexen Bearbeitungsprozessen verbunden, die den Einsatz einer zentralen Technologie notwendig machen. Hinzu kommt, dass Jobcenter – bedingt durch interne Arbeitsabläufe – ganz besondere Ansprüche an E-Akten stellen, eine Lösung, die enaio® im Kern mitbringt.

18 Aktenmeter gespart – pro Jahr

Eines der 25 Jobcenter, die enaio® im Einsatz haben, ist im Kreis Düren ansässig. Bis 2010 benötigte jeder Sachbearbeiter etwa 18 laufende Aktenmeter für die Unterbringung seiner aktuellen Fälle. Aufgrund der Aufbewahrungs­fristen von durchschnittlich zehn Jahren kamen noch riesige Mengen an Archivakten hinzu. Mit der Einführung von enaio® konnte die Kreisverwaltung ca. 1.300 € an Investitionen je Arbeitsplatz einsparen.

„Es werden nicht nur eindeutig greifbare Kosten für Aktenschränke, Papier, zusätzlichen Raumbedarf etc. eingespart, sondern auch nicht näher bezifferbare Effizienzgewinne durch eine Optimierung der Arbeitsprozesse, verbesserte Steuerungsmöglichkeiten und eine Zunahme der Mitarbeiter- sowie Kundenzufriedenheit in erheblichem Maße erzielt“, so Karl-Josef Cranen, Leiter des Jobcenters Düren.

eAkte vereinfacht Arbeitsabläufe deutlich

Auch das Offenbacher Jobcenter hat eine digitale Aktenhaltung auf Basis von enaio® eingeführt. Hier wurden mit der eAkte die Unterlagen des Leistungsbereiches mit denen der Jobvermittlung zusammengeführt, um den notwendigen Informationsaustausch zu verbessern. „Die Arbeit mit der digitalen Akte ändert viele Abläufe im Arbeitsalltag. Vieles wird deutlich einfacher. Es sind aber auch neue Arbeitsschritte notwendig, um die Vorteile der elektronischen Aktenführung wirklich nutzbar zu machen“, so die beiden Projektleiter Stefanie Stein und Andreas Hummel. „Die Eingangspost landet ohne Zwischenschritte direkt in der richtigen Fallakte und wird gleichzeitig im digitalen Postfach des zuständigen Mitarbeiters angezeigt“, erklärt Stefanie Stein. Das hat den Vorteil, dass jeder zugriffsberechtigte Mitarbeiter in kürzester Zeit den Posteingang bestätigen kann.

„Wir freuen uns sehr darüber, dass knapp ein Viertel der Optionskommunen in Deutschland unsere ECM-Software im Einsatz hat und dass Systems die Arbeitsweise unser Kunden so gut unterstützen kann“, sagt Harro Mrosowsky, Abteilungsleiter Vertrieb der OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover. „Unsere Kunden profitieren von einer schnelleren Sachbearbeitung, einer permanenten standortübergreifenden Auskunftsfähigkeit, einem digitalen Informationsaustausch und automatisierten Prozessen. Die Optionskommunen sind somit in der Lage, ihre Aufgabe effizient und zielgerichtet zu erfüllen.“

Artikelbild: “Arbeitsamt”, CC-BY 3.0 Bernd Schwabe in Hannover